newsPIT

Jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco w podatkach.
Zamów bezpłatny biuletyn podatkowy.

Aktualności podatkowe

Zasady rozliczania i dokumentowania reklamacji

2017-01-02

Naprawa, wymiana, obniżenie ceny lub zwrot pieniędzy - takie uprawnienia przysługują konsumentom w związku z wadą zakupionego towaru. W głównej mierze to od konsumenta będzie zależało, z której możliwości skorzysta. Różnorodność uprawnień reklamacyjnych przysługujących konsumentom powoduje, że w praktyce prawidłowe rozliczenie i udokumentowanie reklamacji napotyka wiele problemów. Warto więc przyjrzeć się jakie zasady towarzyszą każdej z nich.

Zasady rozliczania i dokumentowania reklamacji

Źródło: YAY foto

Naprawa w ramach reklamacji

W sytuacji gdy konsument zażąda od nas dokonania naprawy towaru do rozważenia pozostaje kwestia czy koszt napraw gwarancyjnych stanowi koszt uzyskania przychodu. Powyższa ocena powinna być dokonana z uwzględnieniem treści art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851) zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Kosztem uzyskania przychodu nie są więc kary umowne i odszkodowania z tytułu:

  • wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz
  • zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub
  • zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Koszty naprawy w ramach reklamacji nie stanowią ani kary umownej, ani odszkodowania, w związku z czym nie podlegają wyłączeniu z kosztów zawartemu w tym przepisie.

Nie budzi wątpliwości, że koszt napraw reklamacyjnych ponoszony jest w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ma zatem związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji ma wpływ na powstanie lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe koszt napraw gwarancyjnych stanowi koszt uzyskania przychodu.

 

>>> Ewidencjonowanie kosztów związanych z reklamacjami na rzecz kontrahentów zagranicznych <<<

 

Bez znaczenia jest, czy naprawy realizowane są bezpośrednio przez sprzedawcę, czy też realizuje je podmiot trzeci. Warunkiem decydującym o możliwości zaliczenia w ciężar kosztów jest ponoszenie kosztów naprawy przez sprzedawcę towaru.

Jednak kwestia kto będzie dokonywał naprawy ma istotne znaczenie na gruncie podatku od towarów i usług. Rozliczanie napraw gwarancyjnych uzależnione jest bowiem od stosunku prawnego, w ramach którego taka naprawa się odbywa. Najprostszą sytuacją jest naprawa towaru wadliwego wykonana przez podmiot, który udzielił gwarancji lub rękojmi na rzecz właściciela (nabywcy) tego towaru. Taka naprawa stanowi formę rekompensaty i nie podlega opodatkowaniu VAT.

Jeżeli jednak gwarant w ramach realizowania swych obowiązków zleci realizację naprawy podmiotowi trzeciemu, wówczas podmiot ten, dokonując naprawy towaru, świadczy usługę na rzecz gwaranta. Usługa ta ma charakter odpłatny i podlega opodatkowaniu VAT. Może się jednak zdarzyć, że podmiot zobowiązany do dokonania naprawy gwarancyjnej będzie miał prawo do obciążenia kosztem tych napraw innego przedsiębiorcę np. producenta towarów. W takim wypadku wydaje się, że zwrot poniesionych kosztów napraw od producenta nie będzie stanowił wynagrodzenia za usługę świadczoną przez dystrybutora na rzecz tego podmiotu. W zależności od konkretnego przypadku rozliczenie to może nastąpić na podstawie rękojmi lub jako odszkodowanie z tytułu dostarczenia wadliwego towaru. W obu sytuacjach transakcja nie powinna podlegać opodatkowaniu VAT. Stanowisko to do pewno czasu było akceptowane przez organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 17 stycznia 2011 r. (ILPP2/443-1664/10-5/ISN).

Niestety, od pewnego czasu organy podatkowe stoją na stanowisku, że zwrot kosztów świadczenia gwarancyjnego jest opodatkowany VAT. Ciężko zrozumieć skąd wynika zmiana wykładni przepisów, które nie uległy zmianie. Nie mniej jednak zwrot koszt naprawy rodzi ryzyko opodatkowania podatkiem VAT.

 

>>> Reklamacje i zwroty w kasie fiskalnej <<<

 

Wymiana wadliwego towaru na niewadliwy

Często w związku z reklamacją dochodzi do wymiany towaru wadliwego na niewadliwy. Nie ma przeszkód, aby do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wydatki na wytworzenie produktów, które następnie zostały nieodpłatnie przekazane nabywcom w ramach wymiany. Wydanie nowego, wolnego od wad towaru w ramach realizowanej reklamacji, mające charakter nieodpłatny nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Stanowi jedynie uzupełnienie pierwotnej sprzedaży. Cena za udzielenie gwarancji wliczona jest bowiem w cenę zwracanego towaru. Wymiana wadliwego towaru na niewadliwy nie wymaga więc wystawienia faktury korygującej na zwracaną partię wadliwego towaru i nowej na dostarczoną partię towaru bez wad.

Opisane zasady rozliczeń będą dotyczyły również nieodpłatnej wymiany towarów przeterminowanych lub które niedługo ulegną przeterminowaniu na towary zdatne do użytku. Zatem jeżeli zgodnie z przyjętą polityką sprzedaży podatnik będzie dokonywał wymiany produktów, które uległy przeterminowaniu (lub które są temu bliskie) na produkty pełnowartościowe, bez pobierania z tego tytułu żadnego dodatkowego wynagrodzenia (koszt wymiany zostanie bowiem wkalkulowany w cenę), to transakcja taka nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i nie wymaga udokumentowania fakturą.

Obniżenie ceny albo zwrot pieniędzy za wadliwy towar

Jeżeli w wyniku uznania reklamacji dochodzi do obniżenia ceny np. poprzez udzielenie rabatu bądź bonifikaty albo zwrotu pieniędzy za wadliwy towar należy wystawić fakturę korygującą. Gdy sprzedaż była zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej uznanie reklamacji skutkujące zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży należy ująć w odrębnej ewidencji.

Sprzedawcy przysługuje uprawnienie aby przychód obniżyć o wartość obniżonej ceny albo zwrotu pieniędzy za wadliwy towar.

Zgodnie z zasadami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Obniżenie ceny lub zwrot pieniędzy za wadliwy towar powoduje również możliwość obniżenia podstawy opodatkowania na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług. Warunkiem jest posiadanie przez podatnika potwierdzenia z którego będzie wynikało, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą.

Tomasz Strzałkowski, doradca podatkowy

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy 

Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy

Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz