16.07 Jazdy lokalne a zwolnienie podatkowe

Od 14 listopada 2007 r. stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów sÅ‚użbowych, zgodnie z rozporzÄ…dzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów sÅ‚użbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebÄ™dÄ…cych wÅ‚asnoÅ›ciÄ… pracodawcy (Dz.U. 2002, nr 27, poz. 271 ze zm.) wynoszÄ…:

1. dla samochodu osobowego:

• o pojemnoÅ›ci skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zÅ‚,
• o pojemnoÅ›ci skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zÅ‚,

1. dla motocykla - 0,2302 zł,
2. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Pracodawca ustala miesiÄ™czny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkaÅ„ców w danej gminie lub mieÅ›cie, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi:

• 300 km - do 100.000 mieszkaÅ„ców,
• 500 km - ponad 100.000 do 500.000 mieszkaÅ„ców,
• 700 km - ponad 500.000 mieszkaÅ„ców.

Limit dla pojazdów do celów sÅ‚użbowych w sÅ‚użbie leÅ›nej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Natomiast limit dla pojazdów do celów sÅ‚użbowych w sÅ‚użbach ratowniczych i w innych wÅ‚aÅ›ciwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klÄ™skÄ… żywioÅ‚owÄ… lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym Nie może on przekroczyć 3000 km.

Należy pamiÄ™tać, że zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów sÅ‚użbowych poza miejscowoÅ›ciÄ…, w której znajduje siÄ™ siedziba pracodawcy, lub poza staÅ‚ym miejscem pracy pracownika, okreÅ›lajÄ… przepisy w sprawie szczegóÅ‚owych zasad ustalania oraz wysokoÅ›ci należnoÅ›ci przysÅ‚ugujÄ…cych pracownikowi z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej na obszarze kraju.

Ponadto zwrot kosztów używania przez pracownika w celach sÅ‚użbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebÄ™dÄ…cych wÅ‚asnoÅ›ciÄ… pracodawcy, nastÄ™puje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej miÄ™dzy pracodawcÄ… a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów sÅ‚użbowych, na warunkach okreÅ›lonych w rozporzÄ…dzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów sÅ‚użbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebÄ™dÄ…cych wÅ‚asnoÅ›ciÄ… pracodawcy.

Rozliczenie odbywa siÄ™ na podstawie pisemnego oÅ›wiadczenia pracownika, w którym okreÅ›la on m.in. rodzaj posiadanego pojazdu i okres, w którym wykorzystywaÅ‚ go do celów sÅ‚użbowych. JeÅ›li pracownik w ciÄ…gu miesiÄ…ca przebywaÅ‚ na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub byÅ‚ delegowany poza siedzibÄ™ firmy na dÅ‚użej niż 8 godzin albo nieobecny z innych powodów (lub też nie dysponowaÅ‚ przez pewien czas swoim pojazdem, np. z powodu jego remontu), to przyznany limit zmniejszany jest proporcjonalnie do liczby dni nieobecnoÅ›ci o 1/22 caÅ‚oÅ›ci za każdy dzieÅ„ nieobecnoÅ›ci lub niewykorzystywania pojazdu.

W przypadku podróży sÅ‚użbowej (jazd zamiejscowych) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodÄ™ na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebÄ™dÄ…cym wÅ‚asnoÅ›ciÄ… pracodawcy. Wobec tego pracownikowi przysÅ‚uguje zwrot kosztów przejazdu w wysokoÅ›ci stanowiÄ…cej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkÄ™ za jeden kilometr przebiegu, ustalonÄ… przez pracodawcÄ™, która nie może być wyższa niż okreÅ›lona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 wrzeÅ›nia 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2004, nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Anna PokrywczyÅ„ska 
VAT.pl

powrót do listy aktualnościDotacje a podatki

Uwaga! Komentarz Eksperta

Pracodawca ma prawo dokonać zwrotu kwot wydatkowanych na jazdy lokalne pracownika - ryczaÅ‚towo lub też na podstawie kilometrówki. Opisane rozporzÄ…dzenie wskazuje limity, których ustalany umownie z pracownikiem ryczaÅ‚t za jazdy lokalne ustalany nie może przekraczać. Umowny limit ryczaÅ‚tu ponad kwoty wskazane w rozporzÄ…dzeniu nie może mieć miejsca – konieczne bÄ™dzie w tym przypadku prowadzenie ewidencji przejechanych kilometrów i rozliczanie jazd na podstawie kilometrówki. Odpowiednio rozporzÄ…dzenie ustala zatem limit zapÅ‚aty za jeden kilometr w przypadku prowadzenia rozliczeÅ„ na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów.

Niestety, zarówno kilo metrówka, jak i ryczaÅ‚t u potencjalnego Kowalskiego, wykorzystujÄ…cego do pracy swój wÅ‚asny samochód podlegajÄ… opodatkowaniu. Nie stanowiÄ… one jednak podstawy naliczenia skÅ‚adek ZUS – to spore udogodnienie dla obu stron. Zarówno kilko metrówka, jak i ryczaÅ‚t pozostajÄ… nieoskÅ‚adkowane.

Istnieje również alternatywna metoda liczenia - zamiast wypÅ‚acania pracownikowi wskazanych kwot można zawrzeć umowÄ™ najmu samochodu i rozliczać go bezpoÅ›rednio w ramach dziaÅ‚alnoÅ›ci. W tym przypadku limity nie znajdÄ… zastosowania; pracownik może tankować benzynÄ™ do auta podajÄ…c do faktury dane przedsiÄ™biorcy (w tym numer rejestracyjny pojazdu). Jednak aby przedsiÄ™biorca mógÅ‚ rozliczać wydatki na auto w kosztach – musi koniecznie prowadzić ewidencjÄ™ przejechanych kilometrów. Do KPiR powinien je wprowadzać na podstawie sporzÄ…dzanego na koniec danego miesiÄ…ca, zestawienia wydatków na samochód niestanowiÄ…cy jego wÅ‚asnoÅ›ci.

W przypadku najmu pracownik rozliczy przychód (może najmować auto na zasadach ogólnych i opÅ‚acać 18% podatek od dochodu lub ryczaÅ‚tem – 8,5% od przychodu bez rozliczania jakichkolwiek kosztów).

Tylko w przypadku leÅ›ników i pocztowców zwroty za korzystanie z samochodu do jazd lokalnych pozostajÄ… zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (odpowiednio również korzystajÄ… ze zwolnienia ze skÅ‚adek ZUS).

PamiÄ™tajmy przy tym, że kilo metrówka powinna być prowadzona rzetelnie, zgodnie z faktycznie przejechanymi trasami.

AlternatywÄ… dla przedsiÄ™biorcy jest kupno samochodu oraz przekazanie go dla celów sÅ‚użbowych pracownikowi. Ten nie może go wykorzystywać w celach prywatnych – generowaÅ‚oby to bowiem przychód podatkowy po jego stronie.

Piotr Szulczewski 
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki