16.07 Wyjeżdża przedsiębiorca - delegacja cz. 5

PrzedsiÄ™biorca również może pozostawać w delegacji. Problemem pozostaje jedynie, kiedy można mówić o wyjeździe sÅ‚użbowym. Przede wszystkim nie można uznać, że realizowanie zasadniczego przedmiotu dziaÅ‚alnoÅ›ci nie wchodzi w zakres podróży sÅ‚użbowych, natomiast podróże majÄ…ce charakter incydentalny speÅ‚niajÄ… wymogi podróży sÅ‚użbowych (NSA z 15 wrzeÅ›nia 2005 r., sygn. akt FSK 2175/04). Tak samo wskazuje interpretacja ogólna Ministra Finansów z 15 lutego 2010 r., sygn. akt. nr DD2/033/259/PMN/09/1113. PrzywoÅ‚ane tezy Å›wiadczÄ… o tym, że podróż sÅ‚użbowÄ… przedsiÄ™biorcy traktować należy szeroko – jest to każdy wyjazd poza siedzibÄ™ w celach incydentalnych (zawieranie umów). W przypadku wyjazdów staÅ‚ych, np. wyjazdu do filii, przedstawicielstwa lub zakÅ‚adu w celu rozwożenia towaru, poglÄ…dy organów skarbowych i sÄ…dów sÄ… sporne, niemniej warto zaryzykować spór z fiskusem i rozliczać delegacje w kosztach (zgodnie z orzeczeniem w WSA w Szczecinie z 7 października 2009 r., sygn. akt I SA/Sz 430/09: „zakresem omawianego unormowania zostaÅ‚y (…) objÄ™te osoby prowadzÄ…ce dziaÅ‚alność gospodarczÄ… bez żadnych wyÅ‚Ä…czeÅ„ podmiotowych i przedmiotowych. W szczególnoÅ›ci przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeÅ„ krÄ™gu osób uprawnionych ze wzglÄ™du na rodzaj lub miejsce wykonywania czynnoÅ›ci w ramach prowadzonej dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu sÅ‚użbowego w celu zawarcia umowy o Å›wiadczenie usÅ‚ugi, dokonania zakupu Å›rodka trwaÅ‚ego czy Å›wiadczenia usÅ‚ugi w wykonaniu zawartej umowy”).

PrzedsiÄ™biorca nie wystawia sobie samemu polecenia wyjazdu, nie można bowiem delegować siebie samego. Dla przedsiÄ™biorcy wyjazd to przede wszystkim ponoszenie kosztów zwiÄ…zanych z dziaÅ‚alnoÅ›ciÄ… gospodarczÄ… - czyli z zachowaniem, zabezpieczeniem lub uzyskiwaniem przychodów. Tym samym w KPiR po stronie wydatków w kol. 13 przedsiÄ™biorca po zakoÅ„czeniu delegacji umieszcza rozliczenie delegacji na podstawie odpowiednich dowodów ksiÄ™gowych. I tutaj:

• koszt diety (nie wiÄ™cej niż 23 zÅ‚ na dobÄ™ lub odpowiedni limit diety zagranicznej po przeliczeniu go na zÅ‚otówki) umieszcza w kosztach na podstawie dowodu wewnÄ™trznego,
• pozostaÅ‚e wydatki ponoszone w delegacji przedsiÄ™biorca rozlicza na podstawie standardowych dokumentów ksiÄ™gowych, takich jak podczas wykonywania czynnoÅ›ci sÅ‚użbowych; nie ma możliwoÅ›ci rozliczać ich na podstawie dowodu wewnÄ™trznego.

W przypadku wyjazdów za granicÄ™ koszty paliwa (również olejów) w delegacji przedsiÄ™biorca rozlicza na podstawie paragonów lub zagranicznych dowodów kasowych. Dowody takie muszÄ… być zaopatrzone w datÄ™ i stempel (oznaczenie) jednostki wydajÄ…cej paragon i okreÅ›lać ilość, cenÄ™ jednostkowÄ… oraz wartość, za jakÄ… dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu przedsiÄ™biorca musi uzupeÅ‚nić treść dowodu, wpisujÄ…c swoje nazwisko (nazwÄ™ zakÅ‚adu), adres oraz rodzaj (nazwÄ™) zakupionego towaru.

W przypadku diet zagranicznych koszty przelicza siÄ™ na zÅ‚otówki wedÅ‚ug kursu Å›redniego NBP z dnia poprzedzajÄ…cego bezpoÅ›rednio dzieÅ„ poniesienia kosztu (za dzieÅ„ poniesienia kosztu uznać należy w tym przypadku datÄ™ wystawienia dowodu wewnÄ™trznego rozliczenia delegacji).

PrzedsiÄ™biorca może w delegacji wykorzystywać również prywatne auto. W takim przypadku wydatki z tytuÅ‚u jazd w delegacji wprowadza siÄ™ do kosztów uzyskania przychodów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Ewidencja powinna zawierać co najmniej nastÄ™pujÄ…ce dane: nazwisko, imiÄ™ i adres zamieszkania osoby używajÄ…cej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datÄ™ i cel wyjazdu, opis trasy (skÄ…d - dokÄ…d), liczbÄ™ faktycznie przejechanych kilometrów, stawkÄ™ za 1 km przebiegu, kwotÄ™ wynikajÄ…cÄ… z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W KPiR koszty użytkowania pojazdu ujmuje siÄ™ w jednej pozycji na podstawie miesiÄ™cznego zestawienia poniesionych wydatków wynikajÄ…cych z faktur zawierajÄ…cych numer rejestracyjny tego pojazdu (nawet jeÅ›li pojazd byÅ‚ wykorzystywany tylko w delegacji). Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiÄ…cach, ustalona od poczÄ…tku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikajÄ…cej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikajÄ…cej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Piotr Szulczewski 
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

powrót do listy aktualnościDotacje a podatki