20.09 Czy zwrot wydatków za prywatne rozmowy telefoniczne pracowników stanowi przychód podatkowy Twojej firmy?

Firma, którÄ… rozliczam, wprowadziÅ‚a system, zgodnie z którym bÄ™dzie obciążaÅ‚a pracowników kosztami ich rozmów prywatnych prowadzonych z telefonów sÅ‚użbowych (na podstawie bilingów). Czy jest to dla naszej firmy przychód podatkowy? Czy powinniÅ›my z tego tytuÅ‚u rozliczyć VAT?

Czy zwrot wydatków stanowi przychód?

W pierwszej kolejnoÅ›ci należy stwierdzić, że za przychód z podatkowego punktu widzenia powinieneÅ› uznać w szczególnoÅ›ci otrzymane pieniÄ…dze i wartoÅ›ci pieniężne. Wynika to z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, zgodne z którym przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, sÄ… w szczególnoÅ›ci otrzymane pieniÄ…dze, wartoÅ›ci pieniężne, w tym również różnice kursowe.

Jak wiÄ™c z powyższego wynika, katalog przychodów w rozumieniu ustawy o CIT jest bardzo szeroki i obejmuje też - co do zasady zwrot wydatków - o których piszesz w swoim pytaniu.

Zwróć uwagÄ™ na wyjÄ…tek od zasady!

Zwróć jednak uwagÄ™ na brzmienie art. 12 ust. 6b ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uznaje siÄ™ za przychody podatkowe zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z tym przepisem zwrócone wydatki na rozmowy telefoniczne pracowników bÄ™dÄ… stanowiÅ‚y przychód podatkowy dla Twojej spóÅ‚ki, pod warunkiem że wydatki te zaliczyÅ‚eÅ› wczeÅ›niej do kosztów podatkowych.

Czy z tytuÅ‚u udostÄ™pniania telefonów sÅ‚użbowych, za opÅ‚atÄ… dla potrzeb prywatnych pracowników Twoja firma wykonuje usÅ‚ugÄ™ opodatkowanÄ… VAT?

Ustawa o VAT wprowadza bardzo szeroki zakres pojÄ™cia "usÅ‚uga", okreÅ›lajÄ…c (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT), że przez Å›wiadczenie usÅ‚ug, należy rozumieć każde Å›wiadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemajÄ…cej osobowoÅ›ci prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Jak wynika z przedstawionych przez Ciebie informacji, pracownicy korzystajÄ…cy z telefonów sÅ‚użbowych na potrzeby prywatne obciążani sÄ… kosztami tych rozmów przez TwojÄ… spóÅ‚kÄ™. Należy wiÄ™c uznać, że w opisywanym przez Ciebie stanie faktycznym istnieje element odpÅ‚atnoÅ›ci. Z drugiej strony udostÄ™pnienie pracownikom telefonu sÅ‚użbowego do celów niezwiÄ…zanych z wykonywanÄ… pracÄ… należy uznać za odpÅ‚atne Å›wiadczenie usÅ‚ug na rzecz Twojego pracownika (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Czy powinieneś wystawiać fakturę VAT?

Skoro udostÄ™pniajÄ…c odpÅ‚atnie telefony sÅ‚użbowe na potrzeby pracowników, Å›wiadczysz na ich rzecz usÅ‚ugÄ™ w rozumieniu VAT, należy jeszcze ustalić, czy usÅ‚ugÄ™ tÄ™ powinieneÅ› udokumentować wystawianÄ… fakturÄ…. I tak, podatnicy sÄ… obowiÄ…zani wystawić fakturÄ™ stwierdzajÄ…cÄ… w szczególnoÅ›ci dokonanie sprzedaży, datÄ™ dokonania sprzedaży, cenÄ™ jednostkowÄ… bez podatku, podstawÄ™ opodatkowania, stawkÄ™ i kwotÄ™ podatku, kwotÄ™ należnoÅ›ci oraz dane dotyczÄ…ce podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy o VAT). Niemniej jednak zwróć uwagÄ™, że w ustawie o VAT istnieje również regulacja szczególna w stosunku do podanego przepisu, zgodnie z którÄ… (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT) nakazu dokumentowania czynnoÅ›ci opodatkowanych fakturami VAT nie stosuje siÄ™ w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzÄ…cych dziaÅ‚alnoÅ›ci gospodarczej, chyba że o to poproszÄ…. Na Twojej firmie nie spoczywa wiÄ™c obowiÄ…zek dokumentowania tych usÅ‚ug fakturami VAT, chyba że pracownicy zwrócÄ… siÄ™ o jej wystawienie.

Jak zaewidencjonujesz koszty prywatnych rozmów telefonicznych Twoich pracowników?

Koszty rozmów telefonicznych, zarówno sÅ‚użbowych, jak i prywatnych, z telefonów Twojej firmy ewidencjonujesz w ksiÄ™gach rachunkowych na podstawie faktury otrzymanej od operatora usÅ‚ug telekomunikacyjnych. ObciążajÄ… one koszty dziaÅ‚alnoÅ›ci operacyjnej Twojej firmy.

CzÄ™sto jednak firmy, w ramach przyjÄ™tych zasad, rozliczajÄ… pracowników za rozmowy prywatne na podstawie billingów telefonicznych. Zwrot przez pracownika kosztów takich rozmów powinieneÅ› ująć siÄ™ na koncie pozostaÅ‚ych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 UoR). OperacjÄ™ takÄ… dokumentujesz fakturÄ… VAT, ponieważ jest to odsprzedaż usÅ‚ug. PamiÄ™taj, że stawka VAT na fakturze wystawianej dla pracownika powinna być taka sama jak na fakturze pierwotnej.

Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

1. Otrzymana faktura za usÅ‚ugi telekomunikacyjne: 
   Wn Rozliczenia zakupu - wartość netto 
   Wn VAT naliczony - kwota VAT 
   Ma Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.
2. Rozliczenia kosztu usÅ‚ugi telekomunikacyjnej 
   Wn UsÅ‚ugi obce 
   Ma Rozliczenia zakupu
3. Faktura dla pracownika za rozmowy prywatne: 
   Wn PozostaÅ‚e rozrachunki z pracownikami - wartość brutto, 
   Ma "VAT należny" - kwota VAT, 
   Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Uregulowanie przez pracownika należnoÅ›ci może siÄ™ odbyć poprzez wpÅ‚atÄ™ do kasy lub na rachunek bankowy firmy, lub też przez potrÄ…cenie należnej kwoty przy najbliższej wypÅ‚acie (najczęściej wybierany sposób).

Czy jesteś pewien, że koszty uzyskania przychodu w Twojej firmie są wyliczone poprawnie? Ile razy zastanawiałeś się, co możesz w nie wliczyć? Czy jesteś w stanie przewidzieć wszystkie podatkowe konsekwencje księgowań w Twojej firmie? Czy VAT jest odliczony poprawnie?

Czy Twoje wyliczenia sÄ… zgodne z ustawÄ… o rachunkowoÅ›ci? Teraz otrzymasz praktycznÄ… pomoc: „Koszty w firmie” To gotowe i praktyczne rozwiÄ…zania problemów dotyczÄ…cych rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin:

• podatków dochodowych, 
• VAT 
• ustawy o rachunkowoÅ›ci

KorzystajÄ…c z "Kosztów w firmie", otrzymasz dostÄ™p do gotowych rozwiÄ…zaÅ„ rzeczywistych problemów podatkowych, z jakimi borykajÄ… siÄ™ osoby prowadzÄ…ce ksiÄ™gowość. Praktyczne porady opisujÄ…, jak postÄ™pować w okreÅ›lonych przypadkach i poprawnie kwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodu z punktu widzenia podatków dochodowych, VAT i rachunkowoÅ›ci. DziÄ™ki "Kosztom w firmie" nie bÄ™dziesz musiaÅ‚ szukać rozwiÄ…zaÅ„ w trzech różnych publikacjach!

http://www.kosztywfirmie.pl/obce/  

ŹródÅ‚o: Koszty w firmie

powrót do listy aktualnościKoszty