29.07 Rozliczenie zbiorczej faktury VAT na zakup paliwa i artykułów spożywczych

Pracownik firmy oprócz paliwa dokonuje zakupu wody, kawy bÄ…dź innych artykuÅ‚ów spożywczych (np. sÅ‚odyczy) - oczywiÅ›cie za zgodÄ… pracodawcy. Zakupy dokonywane sÄ… za pomocÄ… kart ROTEX - imiennych. Czytelniczka pyta, w jaki sposób dokonać rozliczenia (rozksiÄ™gowania) takiej zbiorczej faktury. Czy kosztami artykuÅ‚ów spożywczych powinna obciążyć pracownika? Czy takie koszty powinny być kosztem reprezentacji (niestanowiÄ…cym kosztu uzyskania przychodu?. A może sÄ… to koszty pracodawcy i jednoczeÅ›nie przychód pracownika podlegajÄ…cy opodatkowaniu? Czy na zapÅ‚atÄ™ kartÄ… za artykuÅ‚y spożywcze zużyte w trasie pracownik powinien posiadać pisemne pozwolenie pracodawcy, czy też wystarczy jedynie ogólny zapis w dokumentacji spóÅ‚ki z o.o.?

Zakupy udokumentowane fakturÄ… wystawionÄ… na spóÅ‚kÄ™ stanowiÄ… dla niej koszty uzyskania przychodów. Z uwagi na charakter i przeznaczenie zakupionych towarów, wydatki te bez wÄ…tpienia nie sÄ… kosztami reprezentacji ani reklamy.

Przekazanie towarów pracownikowi stanowi przychód ze stosunku pracy. Podlega również opodatkowaniu podatkiem od towarów i usÅ‚ug.

Może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeÅ›li obowiÄ…zek ich przekazania wynika z przepisów prawa pracy. W takiej sytuacji przekazanie nie podlega opodatkowaniu VAT. Możliwe sÄ… również inne, alternatywne rozwiÄ…zania omówione w dalszej części odpowiedzi.

Pracownik nie musi legitymować siÄ™ pisemnym upoważnieniem do dokonywania drobnych zakupów.

Przekazanie zakupionych towarów pracownikom stanowi nieodpÅ‚atne Å›wiadczenie w naturze, zaliczane do przychodów ze stosunku pracy (art. 10 ust. 1 pkt 1 oraz art. 12 ust. 1 updof). Wartość tego przychodu okreÅ›la siÄ™ na podstawie cen rynkowych - wartoÅ›ci brutto z faktury dokumentujÄ…cej zakup (art. 11 ust. 2, w zwiÄ…zku z art. 12 ust. 3 updof).

Przekazanie takie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usÅ‚ug i powinno być udokumentowane fakturÄ… wewnÄ™trznÄ… (art. 7 ust. 2 pkt 1 oraz art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

JeÅ›li przekazanie niektórych z ww. towarów (np. napojów) stanowi Å›wiadczenie, do którego pracodawca zobowiÄ…zany jest na mocy przepisów prawa pracy, to uzyskany tÄ… drogÄ… przychód pracownika korzysta ze zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

W sytuacji takiej przekazanie nie bÄ™dzie stanowić dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt ustawy o VAT, i nie bÄ™dzie podlegaÅ‚o opodatkowaniu tym podatkiem. BÄ™dzie to bowiem przekazanie na cele zwiÄ…zane z prowadzonym przedsiÄ™biorstwem.

Możliwe jest również obciążenie pracownika za dokonane zakupy, ale w tej sytuacji przekazanie towarów bÄ™dzie stanowić odpÅ‚atnÄ… dostawÄ™ towarów dokonanÄ… przez spóÅ‚kÄ™ (art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o VAT), która powinna być zaewidencjonowana jako sprzedaż i ewentualnie udokumentowana fakturÄ… VAT lub paragonem fiskalnym.

Rozważać można także obciążenie pracownika kosztami zakupu, przy jednoczesnym wyÅ‚Ä…czeniu wartoÅ›ci towarów zakupionych przez pracowników z kosztów podatkowych spóÅ‚ki oraz uznaniu, że VAT naliczony w części odpowiadajÄ…cej tym zakupom pozostaje bez zwiÄ…zku z czynnoÅ›ciami podlegajÄ…cymi opodatkowaniu i spóÅ‚ka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w tej części (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a contrario). Jednak to rozwiÄ…zanie jest akurat maÅ‚o klarowne i nie zasÅ‚uguje, moim zdaniem, na uwagÄ™.

Kwestia możliwoÅ›ci korzystania przez pracowników z tej formy zakupów nie zostaÅ‚a uregulowana w ogólnie obowiÄ…zujÄ…cych przepisach prawa, lecz pozostaje w sferze stosunków wewnÄ™trznych spóÅ‚ki, zaÅ› pracownik nie musi legitymować siÄ™ imiennym upoważnieniem do ich dokonywania. Możliwość taka wynikać może zatem z zapisów regulaminów, polityki rachunkowoÅ›ci lub innych dokumentów ustanowionych przez organy spóÅ‚ki

Jerzy Andrzej Tomczak, doradca podatkowy

Czy wiesz jak interpretować niejasne przepisy podatkowe, aby nie narazić się na kary i stratę majątku?

Jeżeli chcesz uniknąć kosztownych bÅ‚Ä™dów i zyskać pewność, że dziaÅ‚asz zgodnie z prawem, siÄ™gnij po poradnik "Podatki dochodowe w praktyce". Jego autorzy gwarantujÄ… Ci, że otrzymasz kompetentne i szczegóÅ‚owe porady i wskazówki.

Dowiesz siÄ™ m.in.:

• Jak zmniejszyć koszty pracownicze, poprawnie interpretujÄ…c przepisy podatkowe?
• Jak ustalać wartość poczÄ…tkowÄ… Å›rodków trwaÅ‚ych, by urzÄ…d skarbowy nie mógÅ‚ zakwestionować wysokoÅ›ci późniejszych odpisów amortyzacyjnych?
• Jak obliczyć zaliczkÄ™ na podatek dochodowy, uwzglÄ™dniajÄ…c skÅ‚adki na ubezpieczenie spoÅ‚eczne i zdrowotne?

Teraz, korzystajÄ…c z porad ekspertów, bezpiecznie zinterpretujesz przepisy podatkowe.

Nie zwlekaj! Zamów poradnik "Podatki dochodowe w praktyce" już teraz! Zyskaj pewność, że korzystajÄ…c z porad ekspertów bezpiecznie zinterpretujesz zawiÅ‚e przepisy podatkowe.

http://www.podatkidochodowe.pl/wip/obce/

ŹródÅ‚o: Podatki dochodowe

powrót do listy aktualnościFaktury