Akta osobowe

Zatrudniając pracownika pracodawca zakłada dla niego akta osobowe.
Może to być specjalna teczka, tzw. "teczka ABC", albo też zwykła teczka, w której dokumenty oddzielone są od siebie kartkami z literami A, B i C, na których wpisano listę ułożonych w porządku chronologicznym dokumentów.

Dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji należy archwizować w części A teczki. W części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy:

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy;
- z informacją o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy;
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy;
- z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy ustalonych w tym obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o:
- zgodzie na czas pracy przekraczający 8 godzin w niektórych systemach czasu pracy, albo o braku zgody (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia) - odnośnie pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia;
- o zgodzie na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy z przerwą do 5 godzin, na delegowanie poza stałe miejsce pracy - odnośnie pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia;
- o zamiarze lub braku zamiaru do korzystania ze zwolnienia od pracy na 2 dni w roku kalendarzowym - odnośnie pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami wstępnymi;
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy) - - pracodawca może ale nie musi uwzględnić wnioski;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy;
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
odpis zaświadczenia o odbyciu szkolenia bhp.

rozwiązanie umowy

e-Porady - czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w aktach osobowych2010-07-16 10:51:29

Pracodawca skierował pracownika na szkolenie, które jednocześnie opłacił. Po zakończeniu szkolenia uzyskałam certyfikat. Czy w aktach osobowych pracownika należy przechować jego oryginał, czy wystarczy kserokopia - wówczas oryginał zostanie przekazany pracownikowi?

Odpowiedź

Archiwizacja akt osobowych2010-01-29 09:57:02

W 2009 roku zatrudniałem pracownika na umowę o pracę. Został on zwolniony z końcem sierpnia 2009 r. Kiedy powinienem zarchiwizować jego akta osobowe?