newsPIT

Jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco w podatkach.
Zamów bezpłatny biuletyn podatkowy.

Aktualności podatkowe


04.12 Dokument księgowy w 2014 roku bez podpisu stron?

Piotr Szulczewski

Dotychczas przyjęło się, że dokument inny niż faktura, rachunek lub dokument celny, może być podstawą ujęcia w księgach podatkowych, gdy zawiera ściśle określone elementy. Jednak obowiązująca od tego roku zmiana zasad kwalifikowania dokumentów jako faktury VAT może powodować, że nawet dokument bez podpisu mógłby stanowić prawidłowy dowód księgowy, zgodny z przepisami o prowadzeniu KPiR.
 

Księgowość - wzory ksiąg


Kwalifikacja dokumentu może przysporzyć problemów

Pisaliśmy już wcześniej o ryzyku traktowania faktury proforma jako faktury VAT. Oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów w tej sprawie wskazuje, że dokumentu takiego nie powinno się traktować jako faktury VAT (mimo, że będzie on zawierał wszystkie elementy obowiązkowe, jakie musi zawierać faktura). Stanowisko motywowane jest brakiem potwierdzania przez fakturę proforma jakiejkolwiek transakcji, która miałaby dotychczas miejsce.

Księgowanie wydatków w KPiR na podstawie tzw. innych dokumentów możliwe było wyłącznie w przypadku posiadania dokumentu zawierającego podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

W związku z powyższym zastanawiać zaczyna kwalifikowanie kosztów na podstawie dokumentów, które nie zawierają podpisów stron. W przypadku bowiem, gdyby dokumenty takie zawierały wszystkie elementy niezbędne dla faktury VAT, nawet bez podpisu, to można byłoby taki dokument księgować jako faktura. Przykładem może być nota obciążeniowa otrzymana od kontrahenta bez podpisu. Nota może potwierdzać dokonanie transakcji zgodnie z jej wcześniejszym przebiegiem. Wydaje się, że organy podatkowe będą musiały w niedługim czasie w interpretacjach wyjaśnić, czy nota taka może być przez nabywcę traktowana jako faktura, a tym samym stanowić dowód księgowy.

Przykład

Sprzedawca w 2014 r. przyjął zasadę wystawiania faktur VAT 15 dnia miesiąca następującego po dokonaniu transakcji (dokumentu tego nie oznacza, postępując zgodnie z nowymi przepisami ustawy, nazwą „faktura VAT” a jedynie kolejnym numerem nadanym w jednej serii). W dacie wydania towaru wystawia klientowi notę obciążeniową oznaczaną nazwą „potwierdzenie dokonania sprzedaży”, wskazującą termin zapłaty za przeprowadzoną transakcję. Dowód ten przekazywany jest bez podpisu klientowi, kopię z podpisem klienta sprzedawca dołącza do własnych dokumentów księgowych. Dokument zawiera wszystkie elementy, jakie rozporządzenie w sprawie faktur VAT, a od 2014 r. – ustawa o VAT - wymagają w fakturze VAT.

Spornym może okazać się księgowanie kosztów na podstawie dokumentu uznawanego przez nabywcę za fakturę VAT, a przez sprzedawcę – za wydaną po dostawie towarów – notę obciążeniową.

Zgodnie z zasadą kasowego ujęcia kosztów, koszt rozliczać można w dacie wystawienia dowodu księgowego. Gdyby dokument wskazany w przykładzie mógł być uznany za dowód księgowy możliwe byłoby rozliczenie kosztu na miesiąc przed wystawieniem dokumentu uznawanego przez sprzedawcę za prawidłową fakturę VAT.

 

Co mówią przepisy?

Zgodnie z rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
  • inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.


Piotr Szulczewski,
VAT.pl

Prowadź firmę w wygodny sposób.

Dostosuj program do swoich potrzeb
I dobierz swój własny zestaw modułów.

Przekonaj się -  aż 60 DNI ZA DARMO >>

Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz