Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasadniczym zatem warunkiem zastosowania regulacji dotyczących podróży służbowej jest wykonanie pracy poza stałym miejscem pracy czy siedzibą pracodawcy. Dotyczy to również kierowców. Jeżeli w umowie o pracę określono stałe miejsce pracy kierowcy, a wykonuje on swoją pracę poza nim, w szczególności poza granicami kraju, to ma prawo do świadczeń związanych z podróżą służbową. Jeżeli chodzi o pobyt zagraniczny, to będzie on podróżą służbową w takim samym wypadku - jeżeli umowa o pracę nie wskazuje miejscowości pobytu jako miejsca wykonywania pracy.

W zakresie prawa do świadczeń związanych z podróżą służbową występują dwie grupy uprawnionych na różnych zasadach. Pracownicy zatrudnieni w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej otrzymują świadczenia związane z podróżą służbową w wysokości i na zasadach określonych:

• w rozporzÄ…dzeniu Ministra Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokoÅ›ci oraz warunków ustalania należnoÅ›ci przysÅ‚ugujÄ…cych pracownikowi zatrudnionemu w paÅ„stwowej lub samorzÄ…dowej jednostce sfery budżetowej z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), oraz
• w rozporzÄ…dzeniu Ministra Pracy i Polityki SpoÅ‚ecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokoÅ›ci oraz warunków ustalania należnoÅ›ci przysÅ‚ugujÄ…cych pracownikowi zatrudnionemu w paÅ„stwowej lub samorzÄ…dowej jednostce sfery budżetowej z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Pracownikom sfery prywatnej w zasadzie nie wypłaca się należności za czas podróży słuzbowej na podstawie tych aktów prawnych. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony wyżej określa się:

• w ukÅ‚adzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie wynagradzania albo
• w umowie o pracÄ™, jeżeli pracodawca nie jest objÄ™ty ukÅ‚adem zbiorowym pracy lub nie jest obowiÄ…zany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Dopiero w przypadku gdy ukÅ‚ad zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracÄ™ nie zawiera postanowieÅ„, o których mowa wyżej, pracownikowi przysÅ‚ugujÄ… należnoÅ›ci na pokrycie kosztów podróży sÅ‚użbowej odpowiednio wedÅ‚ug przepisów dotyczÄ…cych sfery budżetowej.

Należności z tytułu podróży służbowej mogą być przyznane również zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, a nawet przedsiębiorcom wykonującym określone zadania na zlecenie. Jako że dla tych grup osób nie występuje pojęcie podróży służbowej, należności takie można wypłacić za każdą podróż, również od siedziby przedsiębiorcy do miejsca wykonania pracy w siedzibie zleceniodawcy.

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wykonujące pracę poza swoim miejscem wykonywania działalności gospodarczej mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu równowartość niektórych świadczeń związanych z podróżą służbową.

Minimum

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. Mogą to być kwoty wyższe.

Brak jest ograniczeń jeżeli chodzi o ustalenie należności za podróż służbową osób nie będących pracownikami.

Uwaga! Delegacja a podatki

Prawo podatkowe zwalnia z podatku należności wypłacane w związku z podróżą służbową - do wysokości należności przysługujących pracownikom sfery budżetowej. Można zatem wypłacić więcej, ale trzeba będzie od nadwyżek rozliczyć podatek dochodowy. Kwoty te stanowią koszty uzyskania przychodu zatrudniającego bez względu na ich kwotę. Zwolnienie dotyczy zarówno pracowników, jak i innych osób.

W przypadku właścicieli i osób z nimi współpracujących prawo podatkowe pozwala na zaliczenie w koszty uzyskania przychodu równowartości diet, obliczonych według przepisów dotyczących pracowników sfery budżetowej.

właściciele