Delegacje pracowników - Diety

Delegacja na terenie kraju

Z tytułu wyjazdu w delegację na terenie kraju pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

przejazdów;
noclegów;
dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta

Dieta wynosi 23 zł za dobę podróży, przy czym za podróż jednodniową trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety (11,50 zł), natomiast przy podróży jednodniowej trwającej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownik wyjeżdża w podróż dłuższą niż doba, dieta za pełną dobę podróży wynosi 23 zł, a za kolejną rozpoczętą dobę, gdy pracownik pozostaje w podróży do 8 godzin - przysługuje połowa diety, a gdy pozostaje w niej ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

UWAGA: Delegacja rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik faktycznie wyjeżdża, rozpoczyna podróż służbową, a kończy o godzinie, o której pracownik faktycznie powrócił do siedziby przedsiębiorstwa. Problemem będzie ustalenie godziny wyjazdu i powrotu, jeżeli pracownik wyjeżdża i wraca bezpośrednio do mieszkania, a nie do firmy. Wówczas podróż służbowa trwa od godziny faktycznego jej rozpoczęcia (wejścia do samochodu, odjazdu pociągu, autobusu) aż do godziny jej zakończenia (przyjazdu do mieszkania, powrotu pociągu).

Dieta nie przysługuje w delegacji, w której pracownik otrzyma całodzienne wyżywienie, oraz w dniu wolnym od pracy, w którym pracownik, przebywając w delegacji ponad 10 dni, powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę (zwrot za przejazd należy się odrębnie).

Zdarza się, że pracownik wysyłany w delegację, np. w celach szkolenia, otrzymuje usługę hotelową ze śniadaniem oraz udział w szkoleniu, na którym serwowany jest obiad, lunch oraz kolacja. W takim przypadku, mimo że faktury mogą nie zawierać wyszczególnionych posiłków, delegacja nie przysługuje. Pracodawca spełnił bowiem ciążący na nim obowiązek – zapewnił pracownikowi całodzienne wyżywienie. Jeżeli jednak pracownikowi zapewniono tylko częściowe wyżywienie, diety nie zmniejsza się proporcjonalnie, lecz nadal przysługuje ona w pełnej wysokości.

Reklama

Środek transportu

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Dla pracowników i pracodawców najkorzystniejszym rozwiązaniem jest ustalenie stawki za jeden kilometr zgodnie z górną granicą limitu - na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).

Dojazdy miejscowe

W miejscowości, do której został delegowany, pracownik porusza się za pomocą środków komunikacji miejscowej. I tu może on albo brać dokumenty księgowe bezpośrednio na pracodawcę, albo też rozliczać się w ramach ryczałtu – 20% diety (4,6 zł) za każdą dobę pobytu w delegacji. Jeżeli to pracodawca płaci za środki transportu, ryczałt dodatkowo nie przysługuje.

Hotel

Za hotel pracownik otrzyma zwrot na podstawi przedłożonego rachunku lub też – w przypadku jego nieposiadania – ryczałtową kwotę 150% diety (34,50 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Rozliczenie delegacji

Wyjazd w delegację rozpoczyna się formalnym poleceniem wyjazdu. Jest to dokument (teoretycznie ustne polecenie też jest poprawne, ale dla celów podatkowych – kontroli fiskusa - warto każdorazowo przekazać pisemne polecenie podpisane przez delegowanego i pracodawcę) upoważniający pracownika, zleceniobiorcę, jak i świadczącego na podstawie umowy o dzieło do wyjazdu i wykonania polecenia poza miejscem pracy. Dokument powinien zawierać następujące elementy:

termin wyjazdu – oznaczony datą i godziną wyjazdu,
miejscowość podróży służbowej, do której pracownik jest delegowany,
cel wyjazdu,
czas, przez jaki ma trwać delegacja, określony poprzez liczbę dni bądź spodziewaną datę końcową powrotu,
środek transportu, jakim pracownik ma prawo udać się w delegację,
termin rozliczenia się zgodny z prawem – czyli 14 dni po jej zakończeniu lub krótszy, umowny.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz kwot objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zwrot w takim przypadku przysługuje na podstawie złożonego oświadczenia. Rozliczenie delegacji następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

data utworzenia: 2010-07-15

data modyfikacji: 2012-04-10

Reklama

Licencja na zaufanie - Certyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
Jeżeli celujesz w zaufanie kontrahentów, pokaż się z wiarygodnej strony. Zdobądź Certyfikat i dołącz do grona solidnych przedsiębiorców z zasadami.

Zobacz także

e-Porady - czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Komu należy się zwrot kosztow delegacji?2011-05-27 14:34:24

Czy należy się zwrot kosztów delegacji pracownikowi firmy, osobie wykonującej pracę na umowie o dzieło lub umowie zlecenie, osobie, która jako podwykonawca/wystawia za usługę fakturę i chce mieć zwrot kosztów przejazdu i nocleg?

Odpowiedź

Czy delegacja u zleceniobiorcy jest zwolniona od podatku dochodowego?2010-09-07 12:41:03

Od 01.08.2010 r. zmieniły się przepisy, na podstawie których należności wypłacane zleceniobiorcy z tytułu podróży służbowej nie podlegają naliczaniu składek ZUS, czy tak? A czy te wypłaty są zwolnione od podatku dochodowego?

Odpowiedź

Delegacja za drugą dobę2010-04-15 12:04:22

Czy prawidłowo postępujemy przy rozliczaniu delegacji licząc : za pierwszy dzień do 8 godzin 1/3 diety, od 8 do 12 godzin 1/2 diety, powyżej 12 godzin pełna dieta, a za następną dobę do 8 godzin 1/2 diety, powyżej 8 godzin...