Nowości:

Określenie wartości początkowej budynku nabytego łącznie z gruntem za jedną niepodzieloną cenę - 2012.04.27

Samochód żony wykorzysta mąż - 2012.04.16

Różnice kursowe przy umowie faktoringu powstajÄ… dopiero po realizacji umowy - 2012.04.13

więcej najnowszych

Diety i inne koszt podróży służbowej

Kwestia możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet i innych wydatków związanych z podróżami służbowymi była już wielokrotnie przedmiotem rozważań urzędów i izb skarbowych.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należnościami tymi są tzw. diety oraz inne koszty, które pracownik ponosi w czasie podróży służbowej. Wysokość diet jest ściśle określona w odrębnych rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W przypadku podróży służbowych pracowników firmy, wypłacone diety mogą w pełni stanowić koszty pracodawcy, jednak tylko w granicach określonych we wspomnianych przepisach, będą one podlegały zwolnieniu z podatku dochodowego u pracowników. Oznacza to, że w przypadku wypłacenia diety wyższej niż pracownikowi przysługuje, pracodawca jako płatnik będzie zobowiązany odprowadzić od niej składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy.

Inaczej jest w przypadku podróży służbowej przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących. Wypłacone im diety stanowią koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wyznaczonego przez wspomniane rozporządzenia. Kwota przekraczająca te limity nie może być kosztem podatkowym.

Inne wydatki poniesione w ramach podróży służbowej mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania, np. fakturami VAT. Do takich wydatków należą między innymi koszty zakwaterowania w hotelu, podczas podróży służbowej, koszty przejazdu autostradą, koszty opłat parkingowych. Jeżeli podróż odbywa się prywatnym samochodem, to kosztem mogą być także wartość wynikająca z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (Izba Skarbowa w Rzeszowie, 27 października 2005r., IS.I/3-4231/8/05).

Okazuje siÄ™ jednak, że nie każde Å›wiadczenie wypÅ‚acone pracownikowi z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej, jest uznawane za dietÄ™. Sytuacja ta dotyczy w szczególnoÅ›ci pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowców. DecydujÄ…ce znaczenie ma w tej kwestii umowa o pracÄ™ zawarta kierowcÄ…. W myÅ›l przepisów Kodeksu pracy dieta przysÅ‚uguje z tytuÅ‚u wykonywania zadaÅ„ sÅ‚użbowych poza miejscowoÅ›ciÄ…, w której znajduje siÄ™ siedziba pracodawcy lub poza staÅ‚ym miejscem pracy. Miejsce kierowcy najczęściej jest jednak okreÅ›lone w umowie szerzej, np. teren województwa, teren kraju. Kosztem pracodawcy może być każda dieta wypÅ‚acona kierowcy, jednak jeżeli miejsce pracy okreÅ›lone w umowie bÄ™dzie zgodne z miejscem przeznaczenia podróży sÅ‚użbowej, to od wypÅ‚aconej diety pracodawca bÄ™dzie musiaÅ‚ potrÄ…cić zaliczkÄ™ na podatek dochodowy i skÅ‚adki ZUS.

Zdaniem jednak Urzędu Skarbowego w Ostrowcu Świętokrzyskim (15 września 2005r., PDI-415/30/05) praca kierowcy w swojej naturze odbywa się poza siedziba pracodawcy. W związku z tym nie można mówić, że kierowcy przysługują diety z tytułu zwykłych czynności, wykonywanych w ramach stosunku pracy. Ograniczenie dotyczy jednak tylko diet, co oznacza, że pozostałe koszty (np. usługi hotelowe) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Diety nie będą także stanowić kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorców trudniących się określonym rodzajem działalności. Ograniczenie to dotyczy przedsiębiorców, których nie prowadzą działalności tylko w jednym miejscu, ale w działalności których podróże są cechą charakterystyczną działalności. Dotyczy to przykładowo przedstawicieli handlowych (osoby prowadzące działalność usługowo-handlową) oraz osób świadczących usługi transportowe Pierwszy Urząd Skarbowy w Koszalinie, 24 października 2005r., PDFII/415-31/2005, Izba Skarbowa w Opolu, 2 października 2005r., PF-II-41171/INT/13/WT/05).

Nie oznacza to jednak, że powyższe ograniczenie obowiązuje w każdej sytuacji. Kosztami nie są diety przyznane z tytułu podróży służbowych związanych ze zwykłymi czynnościami wykonywanymi przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że diety z tytułu podróży przedsiębiorcy związanej z jego działalnością, ale nie będąca podstawowym przedmiotem tej działalności, będą kosztem uzyskania przychodów. Może to dotyczyć podróży odbywanych np. do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczenia usług, zawarcia umowy (kontraktu), uczestnictwa w targach, dokonania zakupu środka trwałego dla potrzeb prowadzonej działalności itp.

Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że diety za ich własne podróże są kosztami uzyskania przychodów tylko w granicach określonych limitów. Ograniczenia te dotyczą jednak tylko diet. Inne wydatki związane z podróżą służbową w całości stanowią koszty uzyskania przychodów.

więcej na temat delegacji

Interpretacje VAT.pl obejmujÄ… tezy wybranych interpretacji urzÄ™dów, izb skarbowych, wyroków sÄ…dów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowiÄ… porady podatkowej czy prawnej i sÄ… wyÅ‚Ä…cznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez WnioskodawcÄ™ i stanu prawnego obowiÄ…zujÄ…cego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeÅ„. PeÅ‚na treść wybranych interpretacji dostÄ™pna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.