Pomoc eksperta

Dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów

Wydatek poniesiony w związku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów stanowić może koszt podatkowy tylko w przypadku, gdy został on prawidłowo udokumentowany. U podatników prowadzących księgowość uproszczoną brak dokumentów zewnętrznych obcych lub prawidłowo sporządzonych dokumentów wewnętrznych powoduje, że wydatek nie będzie kosztem i nie obniży podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Dowody potwierdzające poniesienie kosztu

Dowody księgowe
Prawidłowe dowody dla rozliczania kosztów Uwagi

Faktura VAT

Musi zawierać wszystkie elementy wskazane prawem; faktura niekompletna może być zakwestionowana.

Faktura VAT RR

j.w.

Faktura VAT marża

j.w.

Faktura VAT MP

j.w.

Faktura wewnętrzna

Wystawia nabywca, na podstawie posiadanej faktury VAT od kontrahenta

Faktury korygujące powyższe faktury

W tym zbiorcze faktury korygujące

Refaktura

 

Rachunek uproszczony

 

e-rachunek

 

e-faktury

Pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez uzyskującego fakturę; wysłana w PDF bez akceptacji nie jest dowodem księgowym

dowody opłat pocztowych

Potwierdzeniem pieczęć pocztowa

dowody opłat bankowych

Potwierdzeniem pieczęć bankowa lub opis o braku obowiązku podpisu

Pocztowe dowody wpłaty, bankowe dowody wpłaty

Pieczęć bankowa/pocztowa

Inne dokumenty

Na dokumencie dane: wystawcy lub stron (nazwa i adresy), data wystawienia i data dokonania czynności, przedmiot i wartość (ilość jednostek naturalnych), podpisy osób uprawnionych do dokumentowania.

Książka opłat

dzienne zestawienia dowodów

Zestawienie np. faktur dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, podstawą prawidłowe dokumenty księgowe, bez nich nie można sporządzić zestawienia

dowody przesunięć

Dokument wystawiony wewnątrz jednostki

Amortyzacja

Raty amortyzacyjne bezpośrednio wpisywane do księgi; dowodem nota księgowa

Nota księgowa (korygująca)

Dowód własny zewnętrzny

Dokumenty celne

Zgodnie z przepisami celnymi

Dowody wewnętrzne

zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0)

wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika (rozliczane jako koszt własny)

zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych

koszt diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących

zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych

wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

opłat sądowych i notarialnych

opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;

wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

paragon

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych – paragon zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określać musi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

paragon lub inny dowodów kasowy

Zakup za granicą paliwa lub olejów

opis otrzymanego materiału lub towaru (specyfikacja)

Gdy brak faktury w tym samym miesiącu, zawiera imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego)

Dowód przesunięć między zakładami

 

Umowa sprzedaży

Tylko jeśli zawiera oznaczenie stron, przedmiot transakcji oraz ilość jednostek będących jej przedmiotem, datę sporządzenia i datę transakcji oraz podpisy stron.


Język dowody, waluta

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. 


Karty kredytowe

Potwierdzenie dokonania transakcji kartą nie zawiera opisu dokonanej transakcji a tym samym nie stanowi dowodu księgowego. Podatnik może tę samą transakcję udokumentować wówczas innym dowodem – np. płaci kartą kredytową, a w księgach zapisu dokonuje na podstawie faktury VAT.


Zestawienie transakcji bankowych

Mimo wątpliwości jakie budzi ujmowanie w kosztach bankowych dowodów księgowych (m.in. zestawień transakcji bankowych) uznać należy, że przepisy prawa bankowego uznają, że dokument taki nie musi zawierać podpisu, a w związku z tym może być to dokument równoważny innym dowodom księgowym – pod warunkiem jednak przekazania go w formie papierowej przedsiębiorcy. Samodzielny wydruk zestawienia transakcji, generowanego w komputerze podatnika może być zakwestionowany przez organ skarbowy w toku czynności kontrolnych.

Dokumentem sporządzonym na podstawie art. 7 ustawy - Prawo Bankowe (Dz.U. 1997 r., nr 140, poz.939) jest zatem przesłany podatnikowi wydruk, a nie wydruk własny.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

  • data utworzenia: 13-01-2012
  • data modyfikacji: 07-08-2014
Prowadź firmę w wygodny sposób.

Dostosuj program do swoich potrzeb
I dobierz swój własny zestaw modułów.

Przekonaj się -  aż 60 DNI ZA DARMO >>

Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj