Koszty

dokumentacja zakupów

Tax Care

• licencjonowani księgowi

• bezpłatne doradztwo

• dostęp on-line

Wrzucone w koszty

Dokumenty potwierdzające rozliczanie kosztów

Wydatek poniesiony w związku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów stanowić może koszt podatkowy tylko w przypadku, gdy został on prawidłowo udokumentowany. U podatników prowadzących księgowość uproszczoną brak dokumentów zewnętrznych obcych lub prawidłowo sporządzonych dokumentów wewnętrznych powoduje, że wydatek nie będzie kosztem i nie obniży podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Reklama

Dowody księgowe
Prawidłowe dowody dla rozliczania kosztów	Uwagi
Faktura VAT	Musi zawierać wszystkie elementy wskazane prawem; faktura niekompletna może być zakwestionowana.
Faktura VAT RR	j.w.
Faktura VAT marża	j.w.
Faktura VAT MP	j.w.
Faktura wewnętrzna	Wystawia nabywca, na podstawie posiadanej faktury VAT od kontrahenta
Faktury korygujące powyższe faktury	W tym zbiorcze faktury korygujące
Refaktura
Rachunek uproszczony
e-rachunek
e-faktury	Pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez uzyskującego fakturę; wysłana w PDF bez akceptacji nie jest dowodem księgowym
dowody opłat pocztowych	Potwierdzeniem pieczęć pocztowa
dowody opłat bankowych	Potwierdzeniem pieczęć bankowa lub opis o braku obowiązku podpisu
Pocztowe dowody wpłaty, bankowe dowody wpłaty	Pieczęć bankowa/pocztowa
Inne dokumenty	Na dokumencie dane: wystawcy lub stron (nazwa i adresy), data wystawienia i data dokonania czynności, przedmiot i wartość (ilość jednostek naturalnych), podpisy osób uprawnionych do dokumentowania.
Książka opłat
dzienne zestawienia dowodów	Zestawienie np. faktur dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, podstawą prawidłowe dokumenty księgowe, bez nich nie można sporządzić zestawienia
dowody przesunięć	Dokument wystawiony wewnątrz jednostki
Amortyzacja	Raty amortyzacyjne bezpośrednio wpisywane do księgi; dowodem nota księgowa
Nota księgowa (korygująca)	Dowód własny zewnętrzny
Dokumenty celne	Zgodnie z przepisami celnymi
Dowody wewnętrzne	zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
	zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0)
	wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika (rozliczane jako koszt własny)
	zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
	koszt diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących
	zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
	wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
	opłat sądowych i notarialnych
	opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
	wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
paragon	Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych – paragon zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określać musi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
paragon lub inny dowodów kasowy	Zakup za granicą paliwa lub olejów
opis otrzymanego materiału lub towaru (specyfikacja)	Gdy brak faktury w tym samym miesiącu, zawiera imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego)
Dowód przesunięć między zakładami
Umowa sprzedaży	Tylko jeśli zawiera oznaczenie stron, przedmiot transakcji oraz ilość jednostek będących jej przedmiotem, datę sporządzenia i datę transakcji oraz podpisy stron.

Język dowody, waluta

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Karty kredytowe

Potwierdzenie dokonania transakcji kartą nie zawiera opisu dokonanej transakcji a tym samym nie stanowi dowodu księgowego. Podatnik może tę samą transakcję udokumentować wówczas innym dowodem – np. płaci kartą kredytową, a w księgach zapisu dokonuje na podstawie faktury VAT.

Zestawienie transakcji bankowych

Mimo wątpliwości jakie budzi ujmowanie w kosztach bankowych dowodów księgowych (m.in. zestawień transakcji bankowych) uznać należy, że przepisy prawa bankowego uznają, że dokument taki nie musi zawierać podpisu, a w związku z tym może być to dokument równoważny innym dowodom księgowym – pod warunkiem jednak przekazania go w formie papierowej przedsiębiorcy. Samodzielny wydruk zestawienia transakcji, generowanego w komputerze podatnika może być zakwestionowany przez organ skarbowy w toku czynności kontrolnych.

Dokumentem sporządzonym na podstawie art. 7 ustawy - Prawo Bankowe (Dz.U. 1997 r., nr 140, poz.939) jest zatem przesłany podatnikowi wydruk, a nie wydruk własny.

Różnice kursowe

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

data utworzenia: 2012-01-13

data modyfikacji: 2012-04-10

Reklama

Licencja na zaufanie - Certyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
Jeżeli celujesz w zaufanie kontrahentów, pokaż się z wiarygodnej strony. Zdobądź Certyfikat i dołącz do grona solidnych przedsiębiorców z zasadami.

Zobacz także

e-Porady - czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Ewidencja zakupów na rynku a KPiR2011-11-15 10:59:57

Chciałabym prowadzić sprzedaż przez Internet. Jak rozliczać się z Urzędem Skarbowym, jak się prowadzi tę księgę w przypadku, gdy kupię towar i ktoś wystawi mi fakturę - to jest to prawidłowo udokumentowane, ale jeśli ja komuś odsprzedam dany towar, to...

Odpowiedź

środek trwały zakupiony prywatnie bez faktury2011-08-12 14:33:04

Witam! Zakupiłam ostatnio w serwisie Allegro urządzenie, które chcę wprowadzić do ewidencji śr. trwałych. Zakup był od osoby prywatnej, urządzenie nie jest nowe, nie mam żadnej faktury na ten zakup. Jednoosobową działalność gosp. prowadzę od wielu lat. Moja działalność jest...

Odpowiedź

Korekta VAT za ubiegły rok a koszty2011-04-18 10:57:40

Przy rozliczeniu (korekcie za ubiegły rok) sprzedaży mieszanej to znaczy ovatowanej i zwolnionej, którą kwotę mogę wpisać w koszty - tę która wynika z pomnożenia współczynnika udziału rocznego obrotu ze sprzedaży z VAT w całkowitym obrocie przez kwotę odpisanego w...