Pomoc eksperta

Korekty faktur

Faktury o tym samym numerze

Nie do rzadkości należy przypadek, że podatnik wystawi dwa razy tę samą fakturę, tzn. fakturę z tym samym numerem. Co zatem uczynić, aby w takiej sytuacji nie mieć kłopotów w razie kontroli?

 

Numer faktury

Obowiązkową czynnością jest opatrzenie faktury kolejnym numerem. Ustawa ani rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur nie precyzują, co oznacza zwrot „kolejny numer”.

Przyjmuje się, że numer kolejny oznacza kolejną cyfrę. Nie stosuje się oznaczenia numerami po przecinku. Oznaczenia mogą zawierać elementy literowe, przy czym litera powoduje, że fakturę uznać można za kolejną.

Numerację można prowadzić łącznie dla całej działalności lub odrębnie dla poszczególnych zakładów, rozróżniając faktury poprzez nadanie numerowi faktury określonego oznaczenia (np. FV nr 1/A, 2/A, 3/A, FV nr 1/B, 2/B…). Kolejność faktur jest również zachowana, gdy od nowego roku podatnik dokonuje liczenia faktur „od nowa”, ale pod warunkiem, że lata wystawiania faktur będą oznaczane odrębnie (FV 290/2010, a następnie FV 1/2011). Brak zachowania oznaczenia roku powoduje, że powinno się zachować ciągłość numeracji, inaczej numery będą się powtarzać (dojdzie do dublowania numerów faktur).

W przypadku, gdy przedsiębiorca wystawi już fakturę z tym samym numerem, co poprzednią, lecz nie wyśle jej lub nie przekaże kontrahentowi, ma prawo do anulowania faktury wystawionej z tym samym numerem. Faktura nie została w tym przypadku wprowadzona bowiem do obrotu.

Anulowanie polega na przekreśleniu faktury, opisaniu jej („anulowano z powodu…”) oraz – po połączeniu kopii i oryginału – zachowaniu jej w dokumentach przedsiębiorcy. Nie powinno się anulowania faktury utożsamiać z przedarciem faktury i wyrzuceniem oryginału i kopii do kosza.

Anulowanie możliwe jest również na podstawie samej kopii, gdy zagubienie faktury nastąpiło w trakcie przesyłania jej kontrahentowi. Kontrahent bowiem faktury nie otrzymał.


Zdublowany numer faktury – duplikat

Inna będzie procedura, gdy faktura została już wprowadzona do obrotu.

Gdy podatnik wystawił fakturę i przekazał ją, a uległa ona zniszczeniu lub zagubieniu, podatnik powinien wystawić fakturę „duplikat”. W żadnym wypadku nie może wystawić drugi raz faktury z tym samym numerem. Gdyby bowiem podatnik wystawił ponownie fakturę w oryginale, a potem kontrahent odnalazł zagubioną fakturę, w jego posiadaniu pozostawałyby dwa egzemplarze oryginalne. Mogłoby zatem dojść do sytuacji, że wystawiono dwie faktury, z których jedna nie dokumentuje przebiegu transakcji.

Duplikat opatrzony jest tym samym numerem co faktura pierwotna, lecz zawiera wskazanie, że jest to ta sama faktura, ale wystawiona ponownie („DUPLIKAT”).


Zdublowany numer faktury – korekta

Korekta faktury nie może dotyczyć numeru faktury. Zawsze pozostaje on niezmieniony, nadany pierwotnie. W przypadku „korekty” doszłoby bowiem nie do zmiany numeru na prawidłowy, lecz do nadania fakturze nowego, zupełnie innego numeru. Jest to postępowanie nieprawidłowe.


UWAGA

Część urzędów dopuszcza możliwość korygowania numerów faktur.


Korekta transakcji

Czasem konieczne jest wyeliminowanie całej transakcji z obrotu. W takim przypadku obie faktury należy anulować do zera i dokonać zwrotu towaru. Gdyby strony zdecydowały się ponownie na dokonanie czynności obrotu, wystawiają fakturę z nowy numerem.

Korekta transakcji dopuszczalna jest tylko wtedy, gdy nie wystawiono tzw. pustej faktury. Przy fakturze pustej, dokumentującej transakcję, która nie miała miejsca nie ma czego korygować.


Opisanie faktury

Powszechnie stosowaną metodą jest opisanie faktury, wskazanie w opisie pomyłki i dołączenie opisu do faktury. Część urzędów skarbowych akceptuje taką metodę oznaczania pomyłek.

Dosłowne brzmienie przepisów nie pozwala jednak na taką praktykę. Nadal w obrocie pozostają faktury z tym samym numerem.

Opisanie faktur faktycznie będzie wskazywało na błąd i nie będzie powodowało dodatkowych konsekwencji w przypadku, gdy dochodzi do dublowania numerów faktur różnych transakcji. Założyć wówczas można, że doszło do dwóch czynności, z których każda została dokonana i z każdej nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT. W praktyce takie czynności często korygowane są również wystawieniem faktury korygującej numer faktury).

Przykład: podatnik wystawił fakturę nr 1/2010 do transakcji nr 1, a następnie tym samym numerem opatrzył fakturę wystawioną do transakcji nr 2. Obie transakcje faktycznie miały miejsce.

W powyższym przykładzie opis faktury nr 2 wydaje się wystarczający, choć nie wyłącza odpowiedzialności karnej skarbowej z tego tytułu (by ją wyeliminować, trzeba by zawiadomić organ skarbowy).

Inaczej jest, gdy podatnik wystawia faktury o tym samym numerze, a wykonuje transakcję tylko raz.

Podatnik wystawił 3 faktury opatrzone numerem 101/2010. Podatek zapłacił tylko raz, zaewidencjonował sprzedaż tylko raz. Po dokonaniu czynności nie opłacił podatku. Jest to działanie błędne, pozostałe faktury to tzw. puste faktury, niedające prawa odliczenia VAT (podatek VAT zapłacić należało z tytułu każdej czynności niezależnie)

WSA w Bydgoszczy 19.10.2010, sygn. akt I SA/Bd 618/10, wskazał, że puste faktury niedokumentujące sprzedaży są podstawą opłacenia podatku VAT z tytułu samego faktu wprowadzenia ich do obrotu. Problem pojawia się jednak, jeśli chodzi o dublowanie faktur z tym samym numerem dotyczących tej samej transakcji. Opisanie ich nie spowoduje wyeliminowania ich z obrotu, podobnie nie ma do końca jasności, którą z faktur korygować.

Jeżeli do kontrahenta trafią bowiem dwie takie same faktury albo do różnych kontrahentów trafią faktury dokumentujące jedną sprzedaż, każdy z nich otrzymuje fakturę, które nie są jednak podstawą odliczenia podatku VAT (VAT odliczyć można tylko raz). Sam opis w takim przypadku nie wydaje się postępowaniem prawidłowym.


UWAGA:

Prawo odliczenia VAT nie dotyczy m.in. transakcji, dla których:

  • wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż;
  • wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

- stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,


Rada:

  • opis wystarczy, jeśli nastąpiła pomyłka numeru na dwóch fakturach dotyczących dwóch różnych transakcji, przy czym obie one wystąpiły faktycznie i z obu zapłacono VAT; dla pewności uniknięcia konsekwencji karnych skarbowych sytuacja powinna być zgłoszona do urzędu skarbowego,
  • ewentualnie można dokonać korekty numeru faktury (metoda ryzykowna i niepolecana),
  • dla pewności możliwa jest korekta transakcji do zera i jej dokonanie ponownie,
  • w przypadku wystawienia dwóch faktur z tym samym numerem, przy czym jedna dotyczy transakcji, która nie miała miejsca, konieczna jest zapłata podatku VAT, podobne ryzyko występuje w przypadku przekazania kontrahentowi faktury ponownie, bez opatrzenia jej oznaczeniem „DUPLIKAT”.

W praktyce kontrahenci dzwonią do siebie prosząc o wyrzucenie zbytecznej faktury. Takie postępowanie oczywiście „eliminuje” dowód jej wystawienia podwójnie, nie jest to jednak postępowanie zgodne z prawem. Poza tym kontrahent wcale nie musi wyrzucić tej faktury, lecz zgłosić sprawę do urzędu skarbowego.


Piotr Szulczewski
VAT.pl

KOMENTARZ dr Mariusz Cieśla

 

dr Mariusz CieślaRzeczywiście, sytuacja zdublowania numerów faktur nie jest przewidziana w polskim prawie podatkowym. Z praktyki podmiotów przeze mnie obsługiwanych wiem, że firmy sporządzają na tę okoliczność protokoły, w których opisują pomyłkowe wystawienie faktur z tym samym numerem jako błąd systemu. Znam przypadek, gdy protokół i dodatkowe wyjaśnienia zostały przez urząd skarbowy uznane i podatnik nie poniósł żadnych konsekwencji zdublowania faktur. Od strony klienta nie ma natomiast problemu z odliczeniem podatku VAT od takich faktur. Podatnicy, którzy otrzymali zdublowane faktury, zachowali pełne prawo do odliczenia podatku VAT w nich naliczonych. Z ich punktu widzenia faktury takie w pełni uprawniają do skorzystania z prawa do odliczenia. Otrzymali oni fakturę od czynnego podatnika VAT, jej kopia jest u sprzedawcy, dokumentuje ona czynności realnie wykonane, więc przesłanki z art. 88 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług są zachowane. Wystawienie faktury ze zdublowanym numerem nie jest wystawieniem więcej niż jednej faktury dokumentującej tę samą sprzedaż. 

Jedynie po stronie wystawcy może powstać problem, gdyż występuje tu naruszenie §9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 31 maja 2005 r. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Wydaje się, że to naruszenie nie powoduje jednak głębszych konsekwencji w podatku VAT. Oczywiście dublowanie numerów faktur nie może być praktyką nagminną. 

Kancelaria Doradztwa Podatkowego „MARIO”
dr Mariusz Cieśla
Doradca Podatkowy nr 3490
tel. +48 322276061
biuro@fiskal.pl 
www.fiskal.pl

  • data utworzenia: 02-12-2010
  • data modyfikacji: 01-06-2015

Komentarze

Autor: Smithc700 (18-10-2017 14:22:45)
Temat: John
You have an incredibly nice layout for your blog, i want it to utilize on my site also . cebcdefegaagfggf
Dodaj swój komentarz
Drukuj