Duplikat faktury wystawia się w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury wystawionej pierwotnie. Dane na takiej fakturze muszą być zgodnie z danymi zawartymi w kopii faktury lub faktury korygującej wystawionej pierwotnie (treści w żaden sposób nie można modyfikować.

Uwaga ! Możliwe jest również wystawianie duplikatów not korygujących.

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Oznacza to, że duplikat zawiera dwie daty – wcześniejszą – datę sprzedaży – oraz datę wystawienia duplikatu.

Duplikat wystawić może podatnik lub nabywca:

•  podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

• nabywca (będący podatnikiem), wystawia ponownie fakturę:

a) na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,

b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Zaginięcie lub zniszczenie faktury jest podstawą do formalnego wniosku o wystawienie duplikatu. Posiadając skan czy PDF faktury, nie można samemu stworzyć sobie duplikatu faktury. Duplikat sporządza wystawca faktury pierwotnej (faktury korygującej, noty korygującej) .

Jeżeli to wystawcy zaginął oryginał faktury, to nie ma on prawa bez żądania nabywcy, wystawić duplikatu.

Zagubienie duplikatu faktury upoważnia do kolejnego wniosku o wystawienie duplikatu (nowego, z nowa datą wystawienia).

W przypadku wystawienia duplikatu faktury na życzenie drugiej strony transakcji (np. duplikat wystawia dostawca na życzenie nabywcy, który zgubił duplikat), duplikat u wystawcy można podpiąć pod fakturę pierwotną. U wystawcy duplikat wystawiony na żądanie nabywcy nie spowoduje zmiany w zakresie księgowania (pierwotnie faktura została już zaksięgowana pod określoną datą). U nabywcy duplikat wystawiony na żądanie nabywcy nie spowoduje zmiany w zakresie księgowania (pierwotnie faktura została już zaksięgowana pod określoną datą).

Duplikat dokumentu, który nie dotarł wcześniej do nabywcy (np. zaginął w trakcie wysyłki) księgowany będzie tak, jak standardowa faktura. W związku z tym, że odliczenie VAT przysługuje w dacie otrzymania dokumentu – odliczać VAT można dopiero w okresie otrzymania duplikatu faktury (wystąpią przypadki szczególne). Jeżeli natomiast dokument zaginął już po jego otrzymaniu, duplikat nie zmienia wcześniejszych księgowań – podpina się go w miejsce zagubionego dokumentu.

Zaginięcie faktury u sprzedawcy towarów lub usług nie powoduje obowiązku wystawiania duplikatu faktury. Księgowania nie ulegają zmianie, brak dokumentu należy wyjaśnić notą. Faktur sprzedaży zagubionych nie można rozliczać w terminie późniejszym – terminie wystawienia noty o zagubieniu dokumentu. Powodowałoby to bowiem zaniżenie zobowiązania podatkowego.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 2012-04-17
• data modyfikacji: 2013-05-16