E-przechowywanie

Obowiązki w zakresie przechowywania e-faktur dotyczą zarówno podatników wystawiających, jak i otrzymujących e-faktury.
Faktury przesłane oraz otrzymane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę:

• w formie elektronicznej;
• w formacie, w którym zostaÅ‚y przesÅ‚ane,
• w sposób gwarantujÄ…cy autentyczność ich pochodzenia:
• w sposób gwarantujÄ…cy integralność ich treÅ›ci,
• w sposób gwarantujÄ…cy czytelność przez caÅ‚y okres ich przechowywania;
• w sposób umożliwiajÄ…cy na żądanie, zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, peÅ‚ny i ciÄ…gÅ‚y dostÄ™p drogÄ… elektronicznÄ… tym organom do przechowywanych faktur.

W zasadzie e-faktury winny być przechowywane na nośniku danych spełniającym wyższe wymagania, niż obowiązujące w przypadku przechowywania w postaci elektronicznej ksiąg rachunkowych. Należy jednak przypuszczać, że systemy elektronicznego przechowywania ksiąg rachunkowych spełniają faktycznie wszyskie ww. wymagania.

Termin przechowywania e-faktur jest taki sam, jak dla faktur papierowych, czyli u podatników podatku dochodowego przez 6 pełnych lat kalendarzowych następujących po roku wystawienia.

E-faktury mogą być przechowywane:

• na terytorium kraju;
• na terytorium innego kraju UE (np. na zagranicznym serwerze).

Warunkiem przechowywania e-faktur w innym kraju UE jest uprzednie poinformowanie w formie pisemnej:

• naczelnika urzÄ™du skarbowego;
• naczelnika urzÄ™du celnego - w przypadku podatników podatku akcyzowego;

o miejscu ich przechowywania:

• o adresie,
• w przypadku gdy adres odnosi siÄ™ do innego podmiotu, niż wystawca albo odbiorca faktury (np. wÅ‚aÅ›ciciel serwera albo centrala firmy) - również o nazwie tego podmiotu.

Obowiązek informowania nie dotyczy osób/jednostek nie będących podatnikami, np. podmiotów zagranicznych albo też osób fizycznych nie występujących w charakterze podatnika VAT.

Zmiana miejsca przechowywania e-faktury za granicÄ… jest dopuszczalna pod warunkiem poinformowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany:

• naczelnika urzÄ™du skarbowego;
• naczelnika urzÄ™du celnego - w przypadku podatników podatku akcyzowego.

Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych obowiązków informacyjnych.

Można stwierdzić, że rozporządzenie nie wymaga, aby e-faktury przechowywane były w formie elektronicznej bezpośrednio przez wystawcę czy odbiorcę e-faktury, z całą pewnością mogą oni zlecić taką usługę. Brak również przeszkód, aby e-faktury na podstawie umowy przechowywał dla odbiorcy e-faktury jej wystawca.

e-kontrola