Pomoc eksperta

Interpretacje podatkowe 2014

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji ogólnej

Pracownicy i ZUS w interpretacjach

Jak rozliczać składki ZUS i zdrowotną właściciela firmy?

Przedsiębiorcy są zobowiązani odprowadzać co miesiąc do ZUS składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe, zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy. Dobrowolne jest natomiast odprowadzenie składek na ubezpieczenie chorobowe. Składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe mogą być przez przedsiębiorców zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w trakcie roku podatkowego lub odliczane od dochodu. Takiego wyboru nie ma w przypadku składek na Fundusz Pracy, które zawsze są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega natomiast odliczeniu od podatku, ale tylko w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru.

Właściciele firm mają jednak często wątpliwości, w którym momencie mogą dokonać zaliczenia składek płaconych na własne ubezpieczenie do kosztów podatkowych, ew. odliczenia od dochodu lub podatku. W szczególności dotyczy to takich sytuacji, w których podatnik nie opłaca składek terminowo i dokonuje np. w jednym miesiącu zapłaty zaległych składek za kilka poprzednich miesięcy.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT o tym, w którym momencie dany wydatek zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów decyduje fakt, czy mają one bezpośredni, czy też pośredni związek z przychodami. Bez wątpienia składki ZUS płacone na ubezpieczenie przedsiębiorcy stanowią wydatki pośrednio związane z przychodami, na co uwagę zwróciła np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPB1/415-578b/12/DP. 2012.08.27. Koszty pośrednie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów „w dacie ich poniesienia” a za „dzień poniesienia kosztu” uważa się dzień „na który ujęto koszty w księgach rachunkowych”. Zasady te mają również zastosowanie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Oznacza to, że opóźnione składki rozliczyć można w kosztach dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty, a nie w roku, w którym były one należne do zapłacenia (Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPB1/415-578b/12/DP. 2012.08.27).

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru dwie metody ujmowania wydatków w księgach: memoriałową lub kasową. Pierwsza z nich polega na ujmowaniu wydatków w księdze w zależności od okresu, którego wydatek dotyczy. Składki ZUS np. za miesiąc kwiecień, powinny być ujęte w kosztach w KPiR w miesiącu kwietniu i zgodnie z powyższym w miesiącu powinny stanowić koszty podatkowe – zostały bowiem „zarachowane” a więc koszt został „poniesiony” w kwietniu. W przypadku wyboru metody kasowej podatnik ujmuje wydatki w księgach dopiero w momencie ich zapłaty – składki za kwiecień, opłacone w maju, powinny być wpisane do KPiR i zaliczone do kosztów w maju.

Ustawa o PIT stanowi, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się nieopłaconych do ZUS składek, w części finansowanej przez płatników składek . Płatnikiem składek jest także przedsiębiorca, opłacający je na ubezpieczenie własne (Urząd Skarbowy w Sandomierzu, 4 kwietnia 2006r., PF.415/3/06). Oznacza to, że jeżeli składki na ubezpieczenie właściciela firmy lub pracowników nie są opłacone, to nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów (ITPB1/415-578a/12/DP, 2012.08.27, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy).

W przypadku składek ZUS za pracowników działa jednak zasada pozwalająca składki ZUS księgować wcześniej, niż data ich zapłaty. Zasada ta dotyczy składek opłacanych terminowo – w myśl art. 22 ust. 6bb cyt. ustawy o PIT (i odpowiednio ustawy o CIT), składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba (z umowy o pracę), określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 i Nr 218, poz. 1690), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca. W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się zasady ogóle - księgowane są jedynie składki faktycznie opłacone.

Przy metodzie memoriałowej, podatnik ujmuje wydatki w KPiR w okresie, którego one dotyczą. W przypadku składek ZUS warunek zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych spełnia się jednak dopiero w momencie zapłaty. Tym samym przykładowo składek za kwiecień opłaconych w maju nie można wpisać do KPiR i tym samym zaliczyć do kosztów podatkowych w kwietniu, ale dopiero w maju. Gdyby jednak składki za kwiecień zostały zapłacone już w kwietniu, to powinny zostać wpisane w KPiR w kwietniu. Wielu przedsiębiorców ma także wątpliwości, czy jeżeli składki ZUS są regulowane w miesiącu następującym po miesiącu, którego dotyczą, ale przed terminem płatności zaliczki na podatek PIT, to mogą zostać uwzględnione dla ustalenia wysokości tej zaliczki. Np. składka ZUS za kwiecień jest płacona 19 maja a zaliczka na PIT 20 maja. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT tej składki ZUS nie można uwzględnić w ustaleniu zaliczki za kwiecień. Przyjęcie odmiennej interpretacji prowadziłoby do błędnego wniosku, że dochód podatkowy ustala się na dzień zapłaty zaliczki a nie ostatni dzień miesiąca.

Różnica między księgą przychodów i rozchodów a księgami rachunkowymi polega na tym, że w KPiR wpisuje się tylko koszty i przychody podatkowe a w księgach rachunkowych ujmuje się natomiast wszystkie wydatki zgodnie z ustawą o rachunkowości a tylko w celu ustalenia dochodu podatkowego odpowiednio koryguje się koszty i przychody księgowe np. o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący księgi rachunkowe ujmuje składki ZUS w okresie, którego te składki dotyczą, ale jeżeli składki te nie zostaną w tym okresie zapłacone, to dla rozliczenia podatkowego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Podatnicy mają często problem ze składkami ZUS, które płacone są nieterminowo i podatnik np. jedną płatnością reguluje składki ZUS za wcześniejsze miesiące lub nawet lata podatkowe. W świetle powyższych uwag należy jednak uznać, że w takich okolicznościach nie ma znaczenia czy podatnik dla prowadzenia KPiR stosuje metodę kasową, czy memoriałową – do kosztów uzyskania przychodów składki ZUS mogą być zaliczone dopiero w momencie dokonania ich faktycznej zapłaty. Przykładowo płacąc w maju 2012 r. zaległe składki za cały 20011 r. należy je zaliczyć do kosztów uzyskania przychód w momencie faktycznej zapłaty, tj. w maju 2012 r.

Podatnicy, którzy nie zaliczają składek ZUS do kosztów podatkowych, ale odliczają je od dochodu, powinni pamiętać, że przepisy stanowią tutaj wprost, że odliczeniu podlegają tylko składki „zapłacone w roku podatkowym”. Składki, które nie zostały zapłacone nie podlegają odliczeniu w danym roku podatkowym. Tym samym zalegle składki opłacone np. w 2012 r. a dotyczące lat wcześniejszych mogą zostać odliczone w zeznaniu za 2012 r. Podobnie nie można rozliczać składek podwójnie, np. najpierw zaliczyć ich do kosztów podatkowych, a potem ponownie wykazywać ich w deklaracji rocznej i odliczać od dochodu rocznego.

W przypadku składki zdrowotnej sytuacja wygląda inaczej. Przepisy ustawy o PIT stanowią bowiem, że składka ta nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, ale podlega odliczeniu od podatku (zaliczki na podatek). Odliczeniu podlega jednak tylko składka do wysokości 7,75% (a nie całe opłacane 9% podstawy wymiaru) i podobnie jak w przypadku składek ZUS odliczeniu podlegają tylko składki faktycznie zapłacone w danym roku podatkowym. Odliczeniu podlegają więc także składki zaległe, opłacone w danym roku, za lata poprzednie – nie trzeba więc składać korekt deklaracji.

Podatnicy mają jednak często wątpliwości, co należy zrobić z częścią składki zdrowotnej stanowiącą nadwyżkę ponad owe 7,75%. Niestety nadwyżka ta także nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że podatnik pokrywa ją z własnej kieszeni (Urząd Skarbowy Kraków-Śródmieście, 13 stycznia 2006r., PBI-415-29-05-KD; Urząd Skarbowy w Rybniku, 10 listopada 2005r., PDFD/415-2/05).

Podatnicy nie mają również możliwości do kosztów zaliczać prywatnych ubezpieczeń przedsiębiorcy, np. ubezpieczenia na wypadek śmierci (IBPBI/1/415-644/12/KB, 2012.08.07, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach).

Remigiusz Fijak

Piotr Szulczewski

Data publikacji: 10.05.2007.

Data aktualizacji 04.10.2012.

 

Interpretacje VAT.pl obejmują tezy wybranych interpretacji urzędów, izb skarbowych, wyroków sądów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowią porady podatkowej czy prawnej i są wyłącznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeń. Pełna treść wybranych interpretacji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

Najlepiej dopasowane oprogramowanie dla firm
Sam wybierz, czego potrzebujesz do prowadzenia biznesu
SKP® – prosty program księgowy na start
KLIKNIJ TUTAJ >>>


Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj