Jazdy lokalne

Brak jest przeszkód w wypłacaniu pracownikom kilometrówki czy ryczałtu za jazdy lokalne, jednak w zdecydowanej większości przypadków - choć nie we wszystkich - kwoty takie będą opodatkowane. Można za to wykorzystać oszczędności ZUS.

Omawiane zasady dotyczą jazd lokalnych - są to przejazdy inne, niż w podróży służbowej. Dla omawianych celów należy też stosować stawkę kilometrówki określoną nie w przepisach dotyczących podróży służbowych, ale w przepisach dotyczących jazd lokalnych. Przez pewien okres czasu były to różne stawki, jednak obecnie są jednakowe.

Wolna od podatku dochodowego jest kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli:

  • obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo
  • możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów

wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Oznacza to, że jedynie sytuacje wyraźnie wymienione w przepisach rangi ustawowej upoważniają do zwolnienia z podatku dochodowego omawianych wydatków. Można je jednak wypłacać w każdym przypadku i w dowolnej kwocie - będą jednak podlegać opodatkowaniu.

Zwolnione są kwoty w ramach limitu - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Można wypłacić więcej, ale nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu.

Jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika, to ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
  • kolejny numer wpisu;
  •  datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd - dokąd);
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jeżeli ustalony zostaje ryczałt, wówczas może on obejmować zwrot - według stawki za 1 kilometr - za pewną zryczałtowaną ilość kilometrów miesięcznie. Wypłata następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jakie ustawy

Zgodnie z art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371 ze zm.) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, dla celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Przepis ten normuje jednak tylko ogólną regułę dotyczącą możliwości używania dla celów służbowych - na podstawie umowy cywilnoprawnej - pojazdów będących własnością pracownika. Nie określa ani obowiązku, ani możliwości zwrotu omawianych kosztów przez pracodawcę. Z powołanego przepisu wynika natomiast, iż podstawą wykorzystywania pojazdu jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracownikiem a pracodawcą. Stąd też koszty z tytułu używania pojazdów mechanicznych, przyznawane pracownikom na podstawie art. 34a ustawy o transporcie drogowym, nie korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym.

Takie stanowisko wyraziło Ministerstwo Finansów w piśmie nr PB5/IMD-033-35-1135/04  z dnia 27 sierpnia 2004r.

Możliwość albo obowiązek przyznania kwot za przejazdy lokalne regulują w szczególności:

  • ustawa z dnia 27 lipca 2001r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2001r., Nr 128, poz.1403) - art.29 ust.4;
  • ustawa z dnia 30 lipca 1997 o państwowym przedsiębiorstwie użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. z 1997r. Nr 106, poz.675, z późn. zm.) - art.6a;
  • ustawa z dnia 28 wrzesnia 1991r. o lasach (Dz. U. z 2000r., Nr 56, poz.679, z późn. zm.) - art.46a.

Akty te dotyczą pracowników szczególnych grup zawodowych. Pracownik zatrudniony w firmie handlowej, produkcyjnej czy usługowej nie może zatem skorzystać ze zwolnienia podatkowego w przypadku zwrotu kosztów przejazdów lokalnych, gdyż żadna ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku ani możliwości wypłaty takiego świadczenia. Tego rodzaju wypłaty należy dla celów podatkowych traktować jak każdy inny opodatkowany przychód ze stosunku pracy.

Najem zamiast ryczałtu

Zamiast wypłacać ryczałt czy kilometrówkę za jazdy lokalne, można również wynająć od pracownika jego samochód. W takim wypadku pracownik otrzyma czynsz najmu (opodatkowany podatkiem dochodowym, pracownik sam składa deklaracje miesięczne PIT-5, ale zwolniony z ZUS). W takim wypadku faktury związane z korzystaniem z pojazdu wystawiane są na pracodawcę, który zalicza je do koszów uzyskania przychodu.

Warto pamiętać, że w przypadku samochodów osobowych (każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg) wynajmowanych od pracownika dla zaliczenia wydatków z tytułu najmu i korzystania z pojazdu niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Uwaga ! Korzyści ZUS

Nie stanowi jednak podstawy wymiaru składek ZUS kwota zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w cyt. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przypadku ryczałtu ewidencji prowadzić nie trzeba.

Przepis ten ma szersze zastosowanie, niż przepis kreujący zwolnienie w podatku dochodowym. Kwoty ryczałtu czy kilometrówki za jazdy lokalne wypłacane pracownikom firm prywatnych będą zatem opodatkowane, ale nie będą stanowić podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne ZUS. Oznacza to znaczące obniżenie kosztów pracy i warto z tego rozwiązania korzystać.