Kontrola płatnika

Płatnicy ZUS podlegają kontrolom ze strony ZUS. Kontrolowani mogą być również:

  • następcy prawni płatników;
  • osoby trzecie odpowiadających za zadłużenie płatnika składek (np. małżonek);
  • osoby, które pobrały nienależne świadczenia, płatników składek lub innych podmiotów zobowiązanych do zwrotu nienależnych świadczeń, z wyjątkiem przypadku, gdy nienależne świadczenia podlegają potrąceniu z bieżąco wypłacanych świadczeń.

Kiedy i jak często

Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. Oznacza to, że płatnicy rozliczający składki za inne osoby na pewno zostaną skontrolowane co najmniej 1 raz na 10 lat, a w uzasadnionych przypadkach również w krótszych odstępach czasu.

Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie przeprowadza się w uzasadnionych przypadkach, czyli głownie w sytuacji, gdy przekazywana dokumentacja (DRA) budzi wątpliwości, oraz gdy z zestawienia dokumentów zgłoszeniowych wynika, że płatnikowi może nie przysługiwać brak obowiązku ubezpieczenia społecznego związanego ze zbiegiem tutułu do ubezpieczeń (np. praca + działalność gospodarcza), a w deklaracjach wykazuje taki zbieg. Nie występują jednak kontrole planowe.

Teoretycznie zatem u płatników opłacających składki wyłacznie za siebie kontrola bez wyraźnego powodu jest bezprawna.

Wszczęcie kontroli

Inspektor kontroli ZUS pukając do drzwi płatnika przedstawia legitymację służbową, upoważnienie do kontroli oraz zawiadomienie o wszczęciu postępowania kontrolnego. Jednak również kontrola bez zachowania tych wymogów jest ważna i prawnie dopuszczalna.

Kontrolę płatnika składek zarządza się w drodze wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje główny inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli Zakładu.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać:

  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zwanego dalej Zakładem,
  • podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,
  • imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej inspektora kontroli Zakładu,
  • nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek, 
  • termin ważności upoważnienia.

Wydane upoważnienia do przeprowadzenia kontroli są ewidencjonowane przez ZUS, można więc sprawdzić telefonicznie, czy osoba zgłaszająca się z upoważnieniem to istotnie kontroler ZUS.

Zawiadomienie o wszczęciu postępowania kontrolnego jest wystawiane przez inspektora kontroli Zakładu przeprowadzającego kontrolę i zawiera:

  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zwanego dalej Zakładem,
  • nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek, 
  • określenie inspektora lub inspektorów kontroli Zakładu oraz osób, o których mowa w § 6, prowadzących kontrolę,
  • przewidywany czas trwania kontroli,
  • zakres kontroli,
  • prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek.

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu ww. dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek (w braku przeciwnego dowodu może to być osoba czynna w lokalu przedsiębiorcy, np. sprzedawca w sklepie). Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek (gdy się pojawi).

Przedmiot kontroli

Kontrola może obejmować w szczególności:
  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład,
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Prawa i obowiązki

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
  • zabezpieczać zebrane dowody,
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
  • przesłuchiwać świadków,
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały nie wliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli Zakładu wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Inspektor kontroli może zabezpieczyć określoną dokumentację jako dowody przez:

  • przechowanie u płatnika składek w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,
  • opieczętowanie i oddanie na przechowanie płatnikowi składek lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,
  • zabranie przez inspektora kontroli Zakładu do jednostki organizacyjnej Zakładu za potwierdzeniem odbioru.

Inspektor kontroli sam we własnym zakresie decyduje o zwolnieniu dokumentów z zabezpieczenia.

Inspektor kontroli Zakładu podlega przepisom bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.

Płatnicy składek są zobowiązani:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
  • udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Czynności te płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie.

W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty.

Jeżeli płatnik ukryje dokumenty poza zakładem u osoby trzeciej bez jej wiedzy, nie ma obowiązku okazać dokumentacji inspektorowi. Taka sytuacja zakończy się jednak z pewnością kontrolą podatkową czy skarbową.

Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności, chyba że okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny. Fakt nieobecności płatnika odnotowuje się w protokole przeprowadzonej kontroli.

Zakład zapewnia płatnikowi składek dostęp do wydanych dokumentów - na jego pisemny wniosek. Udostępnienie dokumentów płatnikowi składek następuje wyłącznie w obecności inspektora kontroli Zakładu.

Uwaga ! ZUS przeszuka mieszkanie?

Jeżeli płatnik - osoba fizyczna - zalega ze składkami wobec ZUS, nawet 1 grosz, wówczas inspektor kontroli ZUS ma prawo dokonać oględzin jego majątku, zatem również wejść do dowolnego pomieszczenia w jego mieszkaniu czy domu, i opisać majątek.

W skrajnym przypadku może to oznaczać oględziny szuflady z bielizną płatnika - osoby fizycznej. Lepiej, aby płatnik taki płacił składki ZUS na czas.

Czynności kontrolne

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (biuro rachunkowe, biuro przechowywania dokumentacji pracowniczej).

Inspektor kontroli Zakładu jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji i upoważnienia do kontroli, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.

Czynności kontrolne mogą być wykonywane w ZUS w razie niezapewnienia przez płatnika składek odpowiednich warunków kontroli, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga. W praktyce można umówić się z kontrolującym na spotkania w ZUS. W takich przypadkach płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli Zakładu, wydać określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. Szczegółowy protokół przekazania zapewni, że dokumenty nie zginą w ZUS.

Protokół kontroli

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać:

  • oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej Zakładu,
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
  • oznaczenie inspektorów kontroli Zakładu wykonujących kontrolę,
  • określenie zakresu kontroli,
  • czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
  • opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
  • przedstawienie dowodów,
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
  • pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu,
  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Płatnik powinien podpisać protokół z datą faktycznego otrzymania, bowiem ma to wpływ na prawo do wniesienia uwag.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.

Inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie, przed wydaniem decyzji.

Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji w zakresie składek ZUS. Ważne jest więc, aby przeczytać go bardzo uważnie i złożyć ewentualnie odpowiednie wnioski dowodowe i uwagi odnośnie ustalonego stanu faktycznego.

Uwaga Fiskus pomaga ZUSowi

Izby i urzędy skarbowe są obowiązane przekazywać Zakładowi informacje o stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych.