Księga przychodów (KPIR)

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą podatnicy podatku dochodowego, od osób fizycznych opodatkowani na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) albo podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli limitu 1'200'000 euro zobowiązującego ich do prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). Ten rodzaj księgowości prowadzą również spółki cywilne, jawne oraz partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, o ile nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Spółki te prowadzą jedną księgę dla wszystkich wspólników (dla spółki).

Zmiana przepisów dotyczących prowadzenia KPiR 2011

Metody rozliczania przychodów

Z pewnymi wyjątkami przychody należy ewidencjonować faktury przychodowe w księdze przychodów i rozchodów według daty powstania obowiązku podatkowego - w dniu wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub
• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty, lub
• otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia - w pozostałych przypadkach,

Jednak podatnicy VAT nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego mogą ewidencjonować przychody w dniu wystawienia faktury. Datę tę należy określić zgodnie z odrębnymi przepisami, tzn. liczy się:

• data, w której faktura została wystawiona, jeżeli została wystawiona zgodnie z przepisami, albo 
• data, w której faktura powinna zostać wystawiona, jeżeli została wystawiona niezgodnie z tymi przepisami

Przy stosowaniu takiej zasady rozliczania przychodu w przypadku gdy:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub
• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty, lub
• otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia - w pozostałych przypadkach

jeszcze w grudniu danego roku, a fakturę wystawiono już w styczniu roku następnego, przychody takie należy ująć w księdze przychodów i rozchodów w ostatnim dniu danego roku podatkowego. Nie należy ich zatem ujmować w roku wystawienia faktury.

Na przykład:
Usługę wykonano 31 sierpnia, a fakturę wystawiono 4 września. Można ją ewidencjonować w księdze 31 sierpnia – zasady ogólne, albo 4 września – podatnicy ewidencjonujący przychody w dacie wystawienia faktury.
W przypadku usług wykonanych 31 grudnia przychód w obu metodach powinien zostać ujęty w księdze 31 grudnia.

Podatnik sam wybiera zasady ujmowania faktur w księdze przychodów i rozchodów. Nie ma żadnego obowiązku informowania o swoim wyborze urzędu skarbowego. Podatnik może zmienić stosowane zasady dowolnie, również w ciągu roku podatkowego.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa jednak datę powstania przychodu od niektórych usług niezależnie od powyższego wyboru (energia, gaz, usługi telekomunikacyjne, woda, ścieki, odpady, najem, dzierżawa, leasing) .

Metody rozliczania kosztów

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (metoda kasowa). W uproszczeniu będzie to:

• data obciążenia ich fakturą notą czy rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania - zaakceptowania dokumentu obciążeniowego);
• data faktycznego dokonania wydatku w pozostałych przypadkach.

Taka metoda pozwala na regulowanie podstawy opodatkowania  w danym okresie poprzez dokonanie dodatkowych zakupów, obojętnie jakich.

Jednak i w takiej metodzie towary i materiały obejmowane spisem z natury są wycofywane z kosztów uzyskania przychodu w rocznym spisie z natury. Oznacza to, że wydatki na towar zakupiony w ciągu roku zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu z chwilą poniesienia wydatku, jednak jeżeli 31 grudnia towary te nadal będą na stanie magazynowym, o ich wartość zostanie pomniejszony koszt uzyskania przychodu danego roku. Ten sam koszt będzie jednak podwyższony o wartość towarów, które poprzednio w spisie figurowały, ale w międzyczasie zostały sprzedane.

Na przykład:
W roku 2005 dokonano wydatków na zakup paliwa 100zł i zakup towaru 100zł. Połowę towaru sprzedano. Na koniec roku w spisie z natury znajdzie się towar o wartości 50zł, w związku z czym koszty wyniosą 100zł + 100zł – 50zł = 150zł.

Wydatki należy zaliczać do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia bez względu na to, jakiego roku przychodów wydatki te dotyczą. Podatnik może jednak wybrać metodę, w której:

• podzieli koszty uzyskania przychodu na dwie grupy:
• koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (koszt zakupu towaru w stosunku do przychodu z jego sprzedaży);
• koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (koszt usług telekomunikacyjnych czy czynsz najmu magazynu),
• koszty bezpośrednie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu;
• koszty pośrednie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia.

Będzie to metoda memoriałowa rozliczania kosztów uzyskania przychodu. W ten sposób można uniknąć kumulacji kosztów (niski podatek albo nawet strata) w jednym roku podatkowym z kumulacją dochodu w innym roku podatkowym (wysoki dochód i podatek). Jednak uniemożliwia to dowolne sterowanie dochodem poprzez dokonywanie wydatków. Jest to metoda, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Na przykład:
Koszt zakupu towaru będzie kosztem uzyskania przychodu dopiero z chwilą sprzedaży tego towaru. Jeżeli towar sprzedany zostanie 22 lutego 2006r., dopiero wtedy będzie można rozliczyć koszty jego zakupu. Czynsz najmu płatny z góry należy podzielić na kwoty dotyczące poszczególnych lat i zaliczać je do kosztów uzyskania przychodu częściami, tzn. czynsz zapłacony z góry za rok 2005 – w roku 2005, a czynsz zapłacony z góry za rok 2006 – w roku 2006 – bez względu na datę płatności.

Wybór takiej metody rozliczania kosztów nie wymaga żadnego zawiadomienia urzędu skarbowego. Można go stosować jednak tylko pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Metodę taką można wybrać raz na cały okres prowadzenia księgi, od rozpoczęcia działalności (zawiązania spółki) do jej likwidacji (likwidacji spółki).

Opisana metoda rozliczania dochodu spisami z natury w trakcie roku podatkowego nie musi dotyczyć całego roku - można wybrać sporządzenie spisu np. 31 maja i powiadomić o tym urząd na 7 dni wcześniej. W takim wypadku tylko na koniec maja dochód zostanie ustalony na podstawie spisów z natury (narastająco od początku roku).

Metody rozliczania dochodu

Możliwe jest również dokonanie wyboru metody pośredniej pomiędzy wspomnianymi wyżej metodami rozliczania kosztów uzyskania przychodów: metody obliczania dochodu z uwzględnianiem comiesięcznej różnicy spisów z natury. Zgodnie tą metodą koszty rozliczane są w dacie ich poniesienia, ale spis z natury – korygujący wartość kosztów o różnicę początkowego i końcowego spisu z natury – dokonywany jest co miesiąc na koniec miesiąca.

Metoda taka jest korzystna dla podatników, którzy dokonują wyprzedaży zapasów magazynowych – bez zastosowania tej metody mogliby towary ujęte w spisie z natury 31 grudnia roku poprzedniego wrzucić w koszty dopiero w rozliczeniu rocznym, a tak mogą to zrobić co miesiąc, w miarę sprzedaży. Inna rzecz, że przy takiej metodzie zakup towaru na zapas nie zwiększy kosztów uzyskania przychodu i nie wpłynie na ograniczenie zaliczki na podatek dochodowy.

Na przykład:
Podatnik zalicza przychody i koszy jego uzyskania przez cały marzec, a następnie 31 marca sporządza spis z natury. Koszty uzyskania przychodu, powiększa o wartość spisu z natury z 28 lutego, a pomniejsza o wartość spisu z natury z 31 marca.

Metoda ta wymaga powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego na 7 dni przed każdym planowanym spisem z natury. W praktyce najwygodniej będzie wysłać powiadomienie na początku roku o spisach z natury, które mają odbyć się 31 stycznia, 28 lutego, 31 marca itd. Brak zawiadomienia nie pozbawia podatnika możliwości rozliczenia dochodu tą metodą, jednak powoduje naruszenie przez podatnika obowiązków podatkowych.

UWAGA! bez KPIR

W przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak:

• rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności;
• wiek;
• stan zdrowia,

naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi.

Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

ewidencja ryczałtu