Metoda kasowa i memoriałowa

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych majÄ… nastÄ™pujÄ…ce możliwoÅ›ci rozliczania kosztów uzyskania przychodów:

  • prowadzÄ…cy ksiÄ™gi handlowe - metoda memoriaÅ‚owa;
  • prowadzÄ…cy ksiÄ™gÄ™ przychodów i rozchodów - metoda kasowa lub metoda memoriaÅ‚owa (wyboru dokonuje podatnik).

Od 2009 r. mamy nowe zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodów, jeżeli chodzi o wynagrodzenia, skÅ‚adki na ubezpieczenia spoÅ‚eczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych ÅšwiadczeÅ„ Pracowniczych, a także jeżeli chodzi o koszty zaniechanych inwestycji.

Metoda kasowa

W najwiÄ™kszym skrócie metoda kasowa polega na zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego poniesienia, bez wzglÄ™du na datÄ™ uzyskania przychodu. Przy metodzie kasowej wydatek ujmujemy w ksiÄ™dze w dniu:

  • wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiÄ…cego podstawÄ™ do zaksiÄ™gowania (ujÄ™cia) kosztu;
  • faktycznej zapÅ‚aty w przypadku wydatków
    • w stosunku do których ustawa stawia warunek faktycznej zapÅ‚aty w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (np. wynagrodzenia pod pewnymi warunkami, odsetki), a ta faktyczna zapÅ‚ata nastÄ…pi już po dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu obejmujÄ…cego wydatek;
    • ponoszonych bez wystawiania dokumentów obciążeniowych, ewentualnie przed obciążeniem.

Od 1 stycznia 2009 r. koszty uzyskania przychodów z tytuÅ‚u wynagrodzeÅ„ i skÅ‚adek ZUS od nich można naliczać znacznie korzystniej, niż przed nowelizacjÄ…. W 2008 r. wynagrodzenia i skÅ‚adki ZUS zaliczaliÅ›my w koszty uzyskania przychodu w dacie faktycznej zapÅ‚aty.

Obecnie NależnoÅ›ci z tytuÅ‚ów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (przede wszystkim ze stosunku pracy czy pracy nakÅ‚adczej), oraz zasiÅ‚ki pieniężne z ubezpieczenia spoÅ‚ecznego wypÅ‚acane przez zakÅ‚ad pracy stanowia koszty uzyskania przychodów w miesiÄ…cu, za który sÄ… należne, pod warunkiem że zostaÅ‚y wypÅ‚acone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikajÄ…cym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączÄ…cego strony (Kodeks pracy wymaga wypÅ‚aty należnoÅ›ci ze stosunku pracy wypÅ‚aty do 10 nastÄ™pnego miesiÄ…ca).

Na przykład:

Jan Pitowski wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem 30 czerwca za czerwiec. WypÅ‚acone wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Krzysztof VAT wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec. WypÅ‚acone do 10 lipca wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Jeżeli opóźni siÄ™ w wypÅ‚acie, wynagrodzenia stanowić bÄ™dÄ… koszt uzyskania przychodu w dacie faktycznej wypÅ‚aty czy w dacie faktycznego pozostawienia do dyspozycji pracownika.

Mowa tu o wynagrodzeniu brutto, obejmujÄ…cym również skÅ‚adki potrÄ…cane pracownikowi, nie o kwocie netto na rÄ™kÄ™.

Również skÅ‚adki ZUS finansowane przez pracodawcÄ™ oraz skÅ‚adki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych ÅšwiadczeÅ„ Pracowniczych stanowiÄ… koszty uzyskania przychodów w miesiÄ…cu, za który należnoÅ›ci te sÄ… należne, pod warunkiem że skÅ‚adki zostanÄ… opÅ‚acone:

  • z tytuÅ‚u należnoÅ›ci wypÅ‚acanych lub postawionych do dyspozycji w miesiÄ…cu, za który sÄ… należne - w terminie wynikajÄ…cym z odrÄ™bnych przepisów,
  • z tytuÅ‚u należnoÅ›ci wypÅ‚acanych lub postawionych do dyspozycji w miesiÄ…cu nastÄ™pnym, w terminie wynikajÄ…cym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączÄ…cego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiÄ…ca. 

Na przykład:

Krzysztof VAT wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec (termin ten wynikaÅ‚ z regulaminu wynagradzania). WypÅ‚aciÅ‚ je jednak z opóźnieniem 12 lipca. SkÅ‚adki ZUS nie zostanÄ… zatem zaliczone w koszty czerwca, a w koszty sierpnia, kiedy to faktycznie zostanÄ… zapÅ‚acone.

W przypadku uchybienia warunkom wypłaty w terminie składki zostaną zaliczone w koszty w dacie faktycznej zapłaty składek do ZUS.

Nie zalicza siÄ™ do kosztów uzyskania przychodu w ogóle skÅ‚adek na ubezpieczenie spoÅ‚eczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrÄ™bnych ustaw - od nagród i premii wypÅ‚aconych w gotówce lub papierach wartoÅ›ciowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W przeÅ‚omie lat 2008 i 2009 wynagrodzenia za grudzieÅ„ 2008 r. wypÅ‚acone w styczniu 2009 r. lub później zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu w 2009 r. Brak jest przepisów przejÅ›ciowych w tym zakresie. Po prostu w grudniu 2008 r. czy wczeÅ›niej nie mogÅ‚y być zaliczone w koszty przed faktycznÄ… wypÅ‚atÄ…, zatem zaliczymy je wedÅ‚ug przepisów nowych - ale nie w miesiÄ…cu, za który jest wypÅ‚ata (bo to rok 2008), ale wedÅ‚ug zasad ogólnych, w miesiÄ…cu wypÅ‚aty.

NowoÅ›ciÄ… od 2009 r. jest również to, że koszty zaniechanych inwestycji sÄ… potrÄ…calne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji. Zaniechana inwestycja to wydatki na zakup i wytworzenie Å›rodków trwaÅ‚ych, które nie zostaÅ‚y z różnych przyczyn przekazane do używania. Nie dochodzi zatem do amortyzacji. VAT odliczamy na zasadach ogólnych, a wydatki wrzucamy w koszty w dacie zbycia inwestycji czy jej likwidacji (fizycznej).

Podatnicy prowadzÄ…cy ksiÄ™gÄ™ przychodów i rozchodów majÄ… możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów metodÄ… kasowÄ… albo metodÄ… memoriaÅ‚owÄ…. Wyboru dokonuje podatnik, jednak w przypadku wyboru metody memoriaÅ‚owej warunkiem jest, aby stale w każdym roku podatkowym ksiÄ™ga byÅ‚a prowadzona w sposób umożliwiajÄ…cy wyodrÄ™bnienie kosztów uzyskania odnoszÄ…cych siÄ™ tylko do tego roku podatkowego.

Brak jest obowiÄ…zku dokonywania jakichkolwiek zgÅ‚oszeÅ„ wybranego sposobu prowadzenia ksiÄ™gi przychodów i rozchodów.

Warto dodać, że przepisy rozporzÄ…dzenia w sprawie prowadzenia podatkowej ksiÄ™gi przychodów i rozchodów nie mogÄ… ustanawiać innych terminów ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodu, czyli wpisywania do ksiÄ™gi. W przypadku, gdy faktury zostaÅ‚y otrzymane w terminie późniejszym, i nie jest możliwe zaksiÄ™gowanie ich pod datÄ… poniesienia kosztu (datÄ… wystawienia), można bezkarnie uzupeÅ‚nić ksiÄ™gÄ™ w dacie bieżącej, nie dokonujÄ…c skreÅ›leÅ„, korekt i poprawek.

Metoda memoriałowa

W przypadku metody memoriaÅ‚owej, za dzieÅ„ poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa siÄ™ dzieÅ„, na który ujÄ™to koszt w ksiÄ™gach rachunkowych (zaksiÄ™gowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzieÅ„, na który ujÄ™to koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjÄ…tkiem sytuacji gdy dotyczyÅ‚oby to ujÄ™tych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeÅ„ miÄ™dzyokresowych kosztów. Zatem potrzebne sÄ… nastÄ™pujÄ…ce zdarzenia:

  • wystawienie dokumentu;
  • otrzymanie tego dokumentu;
  • zaakceptowanie go przez otrzymujÄ…cego;
  • ujÄ™cie go w ksiÄ™gach.
DzieÅ„ poniesienia kosztu nie jest jednak dniem ujÄ™cia wydatku jako koszt w ksiÄ™gach. Do tego niezbÄ™dne jest rozróżnienie:
  • kosztów bezpoÅ›rednich, które można bezpoÅ›rednio powiÄ…zać z okreÅ›lonymi przychodami, w dacie uzyskania przychodu (np. wydatek na zakup towarów bÄ™dzie kosztem uzyskania przychodu w dacie sprzedaży towaru);
  • kosztów poÅ›rednich, zwiÄ…zanych ogólnie z całą dziaÅ‚alnoÅ›ciÄ… podatnika, których nie można bezpoÅ›rednio powiÄ…zać z okreÅ›lonymi przychodami, w dacie poniesienia wydatku (np. wydatek na zakup usÅ‚ug telekomunikacyjnych jest zwiÄ…zany z ogóÅ‚em przychodów podatnika, jest to po prostu ogólny koszt funkcjonowania firmy).

Ustawa okreÅ›la metodÄ™ memoriaÅ‚owÄ… jako zasadÄ™, w myÅ›l której koszty sÄ… potrÄ…cane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczÄ…, tj. sÄ… potrÄ…calne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzajÄ…cych rok podatkowy, lecz dotyczÄ…ce przychodów roku podatkowego oraz okreÅ›lone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostaÅ‚y zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszÄ… siÄ™ do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie byÅ‚o możliwe; w tym wypadku sÄ… one potrÄ…calne w roku, w którym zostaÅ‚y poniesione.

Wydatek zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu w pewnym dniu, zależnym od charakteru wydatku:

  • koszty bezpoÅ›rednie - z chwilÄ… uzyskania przychodu, którego koszt dotyczy;
  • koszty poÅ›rednie - w dniu poniesienia kosztu. Jeżeli jednak koszty te dotyczÄ… okresu przekraczajÄ…cego rok podatkowy, a nie jest możliwe okreÅ›lenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowiÄ… koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do dÅ‚ugoÅ›ci okresu, którego dotyczÄ… (np. proporcjonalnie należy rozbijać różnego rodzaju abonamenty, prenumeraty, czynsze najmu za dÅ‚uższe okresu itp.).

Koszty uzyskania przychodów bezpoÅ›rednio zwiÄ…zane z przychodami, odnoszÄ…ce siÄ™ do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakoÅ„czeniu tego roku podatkowego do dnia:

  • sporzÄ…dzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami, nie później jednak niż do upÅ‚ywu terminu okreÅ›lonego do zÅ‚ożenia zeznania, jeżeli podatnicy sÄ… obowiÄ…zani do sporzÄ…dzania takiego sprawozdania, albo
  • zÅ‚ożenia zeznania, nie później jednak niż do upÅ‚ywu terminu okreÅ›lonego do zÅ‚ożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami, nie sÄ… obowiÄ…zani do sporzÄ…dzania sprawozdania finansowego

sÄ… potrÄ…calne w roku podatkowym, w którym osiÄ…gniÄ™te zostaÅ‚y odpowiadajÄ…ce im przychody.
Koszty uzyskania przychodów bezpoÅ›rednio zwiÄ…zane z przychodami, odnoszÄ…ce siÄ™ do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu sporzÄ…dzenia sprawozdania czy zÅ‚ożenia zeznania, o których mowa wyżej, sÄ… potrÄ…calne w roku podatkowym nastÄ™pujÄ…cym po roku, za który sporzÄ…dzane jest sprawozdanie finansowe lub skÅ‚adane jest zeznanie.

OczywiÅ›cie istnieje pewna kategoria wydatków, które mogÄ… stać siÄ™ kosztem uzyskania przychodu dopiero po speÅ‚nieniu okreÅ›lonych warunków, np. po dniu faktycznej zapÅ‚aty. Od 1 stycznia 2009 r. koszty uzyskania przychodów z tytuÅ‚u wynagrodzeÅ„ i skÅ‚adek ZUS od nich można naliczać znacznie korzystniej, niż przed nowelizacjÄ…. Nowe zasady pozwolÄ… wiÄ™c podatnikom prowadzÄ…cym ksiÄ™gi rachunkowe dostosować zasady rachunkowoÅ›ci do zasad podatkowych, jeżeli chodzi o wynagrodzenia i skÅ‚adki ZUS.

NależnoÅ›ci z tytuÅ‚ów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (przede wszystkim ze stosunku pracy), oraz zasiÅ‚ki pieniężne z ubezpieczenia spoÅ‚ecznego wypÅ‚acane przez zakÅ‚ad pracy stanowi± koszty uzyskania przychodów w miesiÄ…cu, za który sÄ… należne, pod warunkiem że zostaÅ‚y wypÅ‚acone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikaj±cym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączÄ…cego strony.

Na przykład:

Jan Pitowski wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem 30 czerwca za czerwiec. WypÅ‚acone wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Krzysztof VAT wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec. WypÅ‚acone do 10 lipca wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Jeżeli opóźni siÄ™ w wypÅ‚acie, wynagrodzenia stanowić bÄ™dÄ… koszt uzyskania przychodu w dacie faktycznej wypÅ‚aty czy w dacie faktycznego pozostawienia do dyspozycji pracownika.

Mowa tu o wynagrodzeniu brutto, obejmujÄ…cym również skÅ‚adki potrÄ…cane pracownikowi, nie o kwocie netto na rÄ™kÄ™.

Również skÅ‚adki ZUS finansowane przez pracodawcÄ™ oraz skÅ‚adki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych ÅšwiadczeÅ„ Pracowniczych stanowiÄ… koszty uzyskania przychodów w miesiÄ…cu, za który należnoÅ›ci te sÄ… należne, pod warunkiem że skÅ‚adki zostanÄ… opÅ‚acone:

  • z tytuÅ‚u należnoÅ›ci wypÅ‚acanych lub postawionych do dyspozycji w miesiÄ…cu, za który sÄ… należne - w terminie wynikajÄ…cym z odrÄ™bnych przepisów,
  • z tytuÅ‚u należnoÅ›ci wypÅ‚acanych lub postawionych do dyspozycji w miesiÄ…cu nastÄ™pnym, w terminie wynikajÄ…cym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączÄ…cego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiÄ…ca. 

Na przykład:

Krzysztof VAT wypÅ‚aca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec (termin ten wynikaÅ‚ z regulaminu wynagradzania). WypÅ‚aciÅ‚ je jednak z opóźnieniem 12 lipca. SkÅ‚adki ZUS nie zostan± zatem zaliczone w koszty czerwca, a w koszty sierpnia, kiedy to faktycznie zostanÄ… zapÅ‚acone.

W przypadku uchybienia warunkom wypłaty w terminie składki zostaną zaliczone w koszty w dacie faktycznej zapłaty składek do ZUS.

Nie zalicza siÄ™ do kosztów uzyskania przychodu w ogóle skÅ‚adek na ubezpieczenie spoÅ‚eczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrÄ™bnych ustaw - od nagród i premii wypÅ‚aconych w gotówce lub papierach wartoÅ›ciowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

W przeÅ‚omie lat 2008 i 2009 wynagrodzenia za grudzieÅ„ 2008 r. wypÅ‚acone w styczniu 2009 r. lub później zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu w 2009 r. Brak jest przepisów przejÅ›ciowych w tym zakresie. Po prostu w grudniu 2008 r. czy wczeÅ›niej nie mogÅ‚y być zaliczone w koszty przed faktycznÄ… wypÅ‚atÄ…, zatem zaliczymy je wedÅ‚ug przepisów nowych - ale nie w miesiÄ…cu, za który jest wypÅ‚ata (bo to rok 2008), ale wedÅ‚ug zasad ogólnych, w miesiÄ…cu wypÅ‚aty.

Podatnicy prowadzÄ…cy ksiÄ™gÄ™ przychodów i rozchodów majÄ… możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów metodÄ… kasowÄ… albo metodÄ… memoriaÅ‚owÄ…. Wyboru dokonuje podatnik, jednak w przypadku wyboru metody memoriaÅ‚owej warunkiem jest, aby stale w każdym roku podatkowym ksiÄ™ga byÅ‚a prowadzona w sposób umożliwiajÄ…cy wyodrÄ™bnienie kosztów uzyskania odnoszÄ…cych siÄ™ tylko do tego roku podatkowego.

Brak jest obowiÄ…zku dokonywania jakichkolwiek zgÅ‚oszeÅ„ wybranego sposobu prowadzenia ksiÄ™gi przychodów i rozchodów.

NowoÅ›ciÄ… od 2009 r. jest również to, że koszty zaniechanych inwestycji sÄ… potrÄ…calne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji. Zaniechana inwestycja to wydatki na zakup i wytworzenie Å›rodków trwaÅ‚ych, które nie zostaÅ‚y z różnych przyczyn przekazane do używania. Nie dochodzi zatem do amortyzacji. VAT odliczamy na zasadach ogólnych, a wydatki wrzucamy w koszty w dacie zbycia inwestycji czy jej likwidacji (fizycznej).

dokumentacja zakupów

e-Porady - czytaj za darmo!

e-porady

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Data zdarzenia gospodarczego w KPiR2011-07-12 17:08:51

Pod jaką datą należy ująć w KPiR fakturę wystawioną 24.06.11 r., jeżeli data wpływu do firmy jest wpisana na fakturze 28.06.11 r.? Co należy rozumieć za datę zdarzenia gospodarczego w KPiR?

Odpowiedź

Gwarancja ubezpieczeniowa2011-03-31 11:55:23

W październiku 2010 zawarłam z Towarzystwem Ubezpieczeniowym umowę zlecenia udzielenia gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania umowy (dobrego wykonania kontraktu i właściwego usunięcia wad i usterek). Z tytułu zawartej polisy w listopadzie 2010 r. na rzecz gwaranta zapłaciłam składkę ubezpieczeniową. Z...

Odpowiedź

Koszty w walutach obcych2011-01-14 16:58:13

Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się PKPiR i VAT. Czy data powstania kosztu podatkowego po 1 stycznia 2011 r. to data wystawienia faktury przez kontrahenta zagranicznego czy data dokonania przelewu?

Odpowiedź