Pomoc eksperta

Interpretacje podatkowe 2014

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji ogólnej

Pobierz za SMS

Plik Opis
Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc De Minimis
Zaświadczenie o pomocy De Minimis
Wezwanie do przedłożenia wszystkich zaświadczeń o uzyskanej pomocy de minimis z ostatnich 3 lat

Koszty w interpretacjach

Paragon fiskalny podstawą zapisu w KPiR i księgach rachunkowych

Bardzo często podatnicy dokonują zakupu towarów i usług, które dokumentowane są tylko paragonami fiskalnymi a nie np. fakturami VAT. Dotyczy to szczególnie nabycia usług taxi lub przejazdu autostradą. Wątpliwości budzi jednak kwestia możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów a także odliczenia VAT z takiego paragonu. Problem polega przede wszystkim na tym, że na paragonie fiskalnym widnieją tylko dane sprzedawcy – brak jest natomiast danych nabywcy, co może budzić wątpliwości czy dany wydatek ma związek z działalności gospodarczą podatnika.

W przedmiotowej kwestii należy w pierwszej kolejności wskazać, że zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych, podstawowym warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów. Jednakże aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na osiągnięte przychody.

Kolejnym warunkiem zaliczenia wydatku w koszty jest jego odpowiednie udokumentowanie. W tym zakresie organy skarbowe przyjmują jednak, że dla odpowiedniego udokumentowania wydatku należy zastosować regulacje ustawy o rachunkowości, która określa, jaki dokument może być podstawą zapisu w ewidencji (tzw. dowód źródłowy) oraz jakie warunki powinien spełniać taki dokument, tj.:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Paragony fiskalne nie zawierają powyższych danych. Zdaniem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (7 kwietnia 2006r., 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), jeżeli nie można ustalić, że nabywcą usługi był podatnik, to dany wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. Urząd skarbowy uznał nawet, że paragon fiskalny nie może zostać uznany za dowód poniesienia wydatku, jeżeli istnieje obowiązek wystawienia faktury przez wykonującego usługę.

Izba Skarbowa w Gdańsku (21 sierpnia 2006r. BI/4218-0014/06) wskazała, że sporadycznie w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokumentowania poniesionego wydatku w inny sposób niż wynikającego z ustawy o rachunkowości, w tym za pomocą paragonu obowiązkowo uzupełnionego o określone dane. W przedmiotowej sprawie IS w Gdańsku uznała jednak, że za koszty uzyskania przychodów nie można uznać wydatków na zakup przez pracowników spółki usług przedsiębiorstw taksówkowych w celu odbywania podróży służbowych, gdy potwierdzeniem realizacji usługi oraz zapłaty za nią jest paragon z kasy fiskalnej, na którym wykazane są: dane usługodawcy, kwota netto i brutto oraz wartość należnego podatku VAT, opisany przez pracowników jedynie poprzez wskazanie celu i trasy podróży. Z takich paragonów fiskalnych nie wynika bowiem, że przedmiotowe wydatki dotyczyły spółki, a zatem w oparciu o te paragony nie jest możliwe ustalenie związku przyczynowo-skutkowego tego wydatku z osiągniętym przez spółkę przychodem.

Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie (8 czerwca 2006r., 1471/DPD1/423-50/06/KK) uznał jednak, że sama wadliwość dowodu księgowego nie może przesądzać o braku możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o rachunkowości mają w tej kwestii tylko charakter posiłkowy. W takim wypadku konieczne jest jednak posiadanie innych dowodów, które pozwolą powiązać dany wydatek z osiąganym przychodem. Może to nastąpić np.: w formie oświadczenia pracownika, pozwalającego określić okoliczności, w jakich poniesiony został wydatek, np. poprzez wskazanie celu podróży służbowej lub ewidencji podróży służbowych. Pogląd taki podzielił także Urząd Skarbowy Poznań-Jeżyce (24 stycznia 2006r., TD/423-17/05). Dotyczy to także paragonów wystawionych w innych krajach (Małopolski Urząd Skarbowy, 10 stycznia 2006r., DP5/423-48/05/3371/2006).

Podobne stanowisko zajął także Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu (22 czerwca 2005r., ZD/406-78/CIT/05) wskazując, że postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Ustawodawca nie narzuca więc żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie, regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Urząd uznał tym samym, że wydatek udokumentowany paragonem może być kosztem podatkowym, ale za pomocą wszystkich możliwych dowodów należy ustalić, istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami a przychodami. Niezbędne jest bowiem, aby wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów poniesiony był w celu osiągnięcia przychodów.

W zakresie podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, sprawa dokumentowania zakupów paragonami fiskalnymi wygląda nieco inaczej. Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa bowiem szczegółowo, jakie dokumenty są podstawą zapisów w księdze. Zgodnie z tymi regulacjami paragonami można dokumentować zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych. Paragon ma być zaopatrzony w datę i stempel jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na tej podstawie wiele organów skarbowych uznaje, że jeżeli wydatek dokumentowany paragonem dotyczy nabycia innych towarów niż wyżej wymienione a także usług, to wydatek taki nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu (Urząd Skarbowy Kraków-Podgórze, 4 kwietnia 2006r., PD/415-31/06/R1; Urząd Skarbowy Warszawa-Mokotów, 18 maja 2005r., 1433/NG/GF/IV/art.14a/zap.90/05). Niektóre urzędy skarbowe reprezentują jednak nie tak bardzo rygorystyczne podejście.

W tym miejscu warto jednak wskazać, że niektóre dokumenty, w tym niektóre paragony fiskalne są z punktu widzenia ustawy o VAT uznawane za faktury i podatnik nie powinien mieć problemu z zaliczeniem udokumentowanego w ten sposób wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Dotycz to dowodu zapłaty za przejazd autostradą płatną, w tym paragonów z kasy fiskalnej, jeżeli zawiera on następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata kwotę należności wraz z podatkiem kwotę podatku (Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto, 26 lipca 2005r., ZDB/415-30/RSK/05).

W świetle powyższych uwag należy uznać, że w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe paragony fiskalne mogą stanowić dowody na podstawie których dany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik powinien jednak każdorazowo posiadać inne dokumenty wewnętrzne pozwalające ustalić, że dany wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów są w nieco innej sytuacji. Przepisy określają bowiem zamknięty katalog dowód księgowych, które mogą być podstawa zapisu w KPiR. Zgodnie z tymi regulacjami paragonami można dokumentować zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych. Inne paragony nie mogą być podstawa zapisu w KPiR. Tam jednak, gdzie rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza dokumentowanie wydatku dowodem wewnętrznym, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby na podstawie takich paragonów wystawić dowody wewnętrzne ujmowane w KPiR. Nie dotyczy to jednak takich paragonów, które są uznawane za faktury, np. paragon za przejazd płatną autostradą – stanowią one bezpośrednio podstawę zapisu w KPiR.

 

Remigiusz Fijak Data publikacji: 09-11-2006

 

Interpretacje VAT.pl obejmują tezy wybranych interpretacji urzędów, izb skarbowych, wyroków sądów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowią porady podatkowej czy prawnej i są wyłącznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeń. Pełna treść wybranych interpretacji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj