Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Rola płatnika przy zeznaniach rocznych jest o tyle istotna, że przekazuje on informacje zarówno do Urzędu Skarbowego, jak i podatnikowi. Informacja dotyczy zarówno wysokości uzyskanego przez tego podatnika przychodu, jak i wysokości pobranych zaliczek na podatek w ciągu roku.

Płatnik przekazuje na koniec roku m.in:

• deklarację PIT-4R - do 31 stycznia 2012 r. (wtorek) - deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
• informację PIT-11 - do 29 lutego 2012 r. (środa) - informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
• informację PIT-8C - do 29 lutego 2012 r. (środa) - informację o wypłaconym stypendium, przychodach z innych źródeł oraz niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych,
• informację PIT-8S (od 2012 r. płatnik nie przesyła informacji – w jej miejsce wprowadzona jest PIT-8C),
• deklaracja PIT-8AR - do 31 stycznia 2012 r. (wtorek) - deklaracja o pobranym i zapłaconym podatku ryczałtowym,
• deklaracja PIT-R – do 29 lutego 2012 r. (środa) - informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich
• informacje IFT – do 29 lutego 2012 r. (środa) - informacje dla nierezydentów (IFT-1/IFT-1R) lub informacja o wysokości przychodów (dochodów) wypłaconych lub postawionych do dyspozycji faktycznemu lub pośredniemu odbiorcy niemającemu w Polsce miejsca zamieszkania  (IFT-3/IFT-3R).

Nie wszystkie źródła przychodów generują obowiązek wystawiania rocznych informacji i deklaracji podatkowych. W szczególności obowiązku takiego nie mają samozatrudnieni, prowadzący działalność wykonywaną osobiście, prowadzący najem, czyli podmioty, które nie pobierają zaliczki na podatek, lecz obliczają i wpłacają ją sami na rzecz urzędu skarbowego. Tacy podatnicy kwoty uzyskanych przychodów deklarują bezpośrednio w rocznym zeznaniu podatkowym.

Brak wypełnienia obowiązku ze strony płatnika nie oznacza, że nie składa się deklaracji PIT. Wręcz przeciwnie – należy samemu dokonać obliczenia kwot i złożyć deklarację roczną do Urzędu Skarbowego.

Rozliczenie roczne i podatku jest tylko elementem pracy, jaką wykonuje płatnik, stąd szereg oświadczeń trafia do niego już wcześniej, w związku z obliczaniem i poborem zaliczek na podatek dochodowy. Są to w szczególności:

• PIT-2 – oświadczenie o obniżaniu kwoty zaliczek miesięcznych o 1/12 kwoty wolnej od podatku,
• PIT-2A – oświadczenie o obniżaniu kwoty zaliczek miesięcznych,
• PIT-3 – oświadczenie osoby otrzymującej zasiłki pieniężne z ZUS o obniżaniu kwoty zaliczek miesięcznych o 1/12 kwoty wolnej od podatku,
• PIT-12 – wniosek o rozliczenie roczne za podatnika,
• informacje o pobieraniu zaliczek na podatek osób rozliczających się łącznie z małżonkiem lub jako osoba samotna,
• certyfikat rezydencji podatnika.