e-Przechowywanie

Na rynku istnieje dowolność co do metody przechowywania faktur wysłanych elektronicznie. Można zatem:

• FakturÄ™ wydrukować i traktować jÄ… jak każda innÄ… dosÅ‚anÄ… standardowo fakturÄ™ VAT,
• FakturÄ™ wystawionÄ… lub otrzymanÄ… elektronicznie – przechowywać formie elektronicznej.

Faktury przesÅ‚ane drogÄ… elektronicznÄ… przechowywane sÄ… jednak zawsze w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniajÄ…cy:

• autentyczność pochodzenia, integralność treÅ›ci i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upÅ‚ywu terminu przedawnienia zobowiÄ…zania podatkowego;
• Å‚atwe ich odszukanie;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami, bezzwÅ‚oczny dostÄ™p do faktur.

Uwaga

Nie ma obowiÄ…zku przechowywania faktur w formie elektronicznej. Może to być sposób dowolny, niemniej zapewniajÄ…cy powyższe warunki

UdostÄ™pniane tak przechowywanych faktur organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej nastÄ…pić musi w trybie umożliwiajÄ…cym bezzwÅ‚oczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Możliwe jest również przechowywanie e-faktur poza terytorium kraju, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocÄ… Å›rodków elektronicznych, dostÄ™pu on-line do tych faktur – w trybie umożliwiajÄ…cym bezzwÅ‚oczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

SpeÅ‚nienie powyższych kryteriów powinno być możliwe również przez jednostki stosujÄ…ce peÅ‚nÄ… rachunkowość, prowadzÄ…ce ksiÄ™gi rachunkowe przy użyciu komputera. Przy prowadzeniu ksiÄ…g rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia noÅ›ników danych, na doborze stosownych Å›rodków ochrony zewnÄ™trznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych noÅ›nikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwaÅ‚oÅ›ci zapisu informacji systemu rachunkowoÅ›ci, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiÄ…g rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowoÅ›ci, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiÄ…zaÅ„ programowych i organizacyjnych, chroniÄ…cych przed nieupoważnionym dostÄ™pem lub zniszczeniem.

Przechowywanie faktur może być zlecane również podmiotowi trzeciemu, jednak z zachowaniem przepisów dotyczÄ…cych prawidÅ‚owego prowadzenia rachunkowoÅ›ci podmiotu (prowadzenia ksiÄ…g w siedzibie lub przez uprawniony podmiot).