123 VAT.pl: Refaktura wydatków za media

Podatek VAT w interpretacjach

Refakturuj koszty mediów

Refaktura to inaczej faktura obciążająca kontrahenta wydatkami, które zobowiązał się on ponieść dodatkowo poza innym, głównym świadczeniem, ceną czy wynagrodzeniem.

Refaktura nie jest zwrotem zdefiniowanym ustawowo. Tym samym zatem to praktycy wprowadzili jej definicję na określenie dokumentu przekazywanego w związku z czynnością dodatkową, poboczną, realizowaną poza głównym świadczeniem wykonującego usługę.

Możliwość refakturowania uzależniona jest od spełnienia pięciu warunków (WSA w Rzeszowie, sygn. akt I SA/Rz 803/08). Po pierwsze – przedmiotem refakturowania są usługi. Po drugie – z usługi nie korzysta podmiot (a jeżeli tak, to tylko w części), na który wystawiana jest pierwotna faktura, lecz wyłącznie (lub przede wszystkim) podmiot trzeci – odbiorca faktury. Po trzecie – odsprzedaż musi nastąpić po cenie zakupu, po czwarte – podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej; wreszcie po piąte - zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności było zawarte w umowie między kontrahentami.

Łączne spełnienie tych warunków wprowadza możliwość kwalifikowania świadczonej usługi jako refakturowanej. Z powyższym wiąże się brak obowiązku wykazywania uzyskanej z usługi kwoty jako przychodu – a poniesionego wydatku – jako kosztu jego uzyskania. Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez refakturujący podmiot na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał. Refakturowanie to, jak zafakturowanie odsprzedaży określonych usług przez jednego podatnika na rzecz podatnika będącego bezpośrednim odbiorcą, faktycznie korzystającym z usługi w określonym zakresie (jakim jest w rozpatrywanej sprawie najemca). A zatem u wynajmującego rozliczającego media na zasadzie refaktur (o czym istnieje wzmianka w umowie między stronami)przychód stanowi otrzymana kwota czynszu wynikająca z umowy najmu. Natomiast należności z tytułu opłat uiszczane przez najemcę za wywóz śmieci, energię elektryczną, wodę, oraz centralne ogrzewanie nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 2009.04.28, IPPB1/415-131/09-2/EC).

Odwołując się zatem do powyższego – jeżeli umowa nie będzie zawierała postanowienia o bezpośrednim obciążeniu w formie refaktury najemcy kosztami bieżącymi najmu – u wynajmującego powstaje przychód podatkowy w podatku dochodowym od osób fizycznych od wszystkich kwot pobranych od najemcy lokalu, również od kwot pobranych za media. Dodać można, że strony nadal mogą rozliczać się na podstawie „liczników”.  Jedyną różnicą będzie to, że zarówno czynsz, jak i opłaty pobrane od najemców będą u  wynajmującego przychodem. Zmieni się również kwalifikacja kosztów, kwoty faktur za media staną się dla wynajmującego kosztem uzyskania przychodów ze stosunku najmu.

Inaczej sprawa wygląda w podatku VAT. Tu bowiem do obliczenia wartości sprzedaży opodatkowanej – limitu zwolnienia podmiotowego, o którym mowa 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, uprawniającej do korzystania ze zwolnienia od podatku od towarów i usług winno się wliczać obrót z tytułu czynszu za najem lokali użytkowych oraz odsprzedaży mediów w postaci ogrzewania, energii elektrycznej dot. oświetlenia klatki schodowej, zużycia wody i odprowadzania ścieków, wywozu ścieków (Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, 2009.03.19, ITPP1/443-1147/08/MN).

Kwota wynikająca z refaktury uznana powinna być bowiem za obrót w rozumieniu art. 29 ustawy o VAT, a zatem jako kwota należna z tytułu świadczenia danej usługi. Z chwilą przystąpienia bowiem Polski do Unii Europejskiej obowiązujące we Wspólnocie regulacje prawne stały się prawem obowiązującym również w Polsce i przy braku ustawowych uregulowań w prawie krajowym, jako źródło praw i obowiązków podatników w odniesieniu do transakcji odsprzedaży usług - refakturowania należy wskazywać wyłącznie przepis art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Z przepisu tego wynika, ze w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Przepis ten jest bezwarunkowy i wystarczająco precyzyjny, a tym samym posiada cechę bezpośredniej skuteczności przy braku implementacji do krajowego porządku prawnego (WSA w Rzeszowie, sygn. akt I SA/Rz 803/08). 

Dodać należałoby do zdania zaczerpniętego z wyroku WSA – że przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi refakturowane pod warunkiem, że kwot tych nie traktuje się jako otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym. Takie bowiem kwoty, zgodnie z art. 79 powołanej przez WSA dyrektywy – wyłącza się z podstawy opodatkowania VAT.

Należy natomiast odróżnić dwie sytuacje – gdy refakturowanie wystąpi na rzecz innego podmiotu (tak w przypadku stosunku: wynajmujący – najemca) oraz na swoją własną rzecz (stosunek wspólnota mieszkaniowa – mieszkańcy). Na mocy art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.) ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę. Wspólnota może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Przepis ten nie daje wspólnocie przymiotu osoby prawnej, lecz przymiot jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Jednostka powstała w oparciu o powyższy przepis, posiada określoną strukturę organizacyjną, w skład której wchodzą (tworzą ją) właściciele lokali, zobowiązani do określonych zachowań i czynności wynikających z ustawy. Wspólnota, a więc jej członkowie są nabywcami mediów, które pokrywane są z zaliczek pobieranych od członków wspólnoty zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali. Należy podkreślić, iż wspólnota, która nabywa media oraz inne usługi od ich dostawców, pobiera od właścicieli lokali będących członkami tej wspólnoty opłaty tytułem dostarczonych usług. Wpłaty te stanowią partycypację w kosztach wspólnoty przez jej członków (Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, 2009.02.24, ITPP1/443-1090/08/AJ). A zatem wpłaty członków wspólnoty nie stanowią przychodów wspólnoty mieszkaniowej, ani nie zaliczają się do obrotów z tytułu podatku VAT.

Brak zastrzeżeń umownych o refakturze powoduje jednak, że wspólnota mieszkaniowa rozliczyć musi przychód w podatku dochodowym od osób prawnych. Zwolnione z tego podatku są tylko dochody związane z gospodarką zasobami mieszkaniowymi (zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o CIT) przeznaczone na cele związane z utrzymaniem tych zasobów. W związku z tym dochody uzyskane z lokali użytkowych, jako nieosiągnięte z zasobów mieszkaniowych, należy zaliczyć do dochodów, które bez względu na cel, na jaki zostaną przekazane, podlegać będą opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Należy również zauważyć, że bez wpływu na kwestię zwolnienia z opodatkowania pozostaje fakt, czy lokal użytkowy jest wynajmowany, czy pozostaje on pusty” (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji, 8.09.2008 r., IBPB3/423-495/08/PP). Zatem dochodu z tytułu zaliczek, opłat związanych z utrzymaniem lokali, jak i uczestniczenia w kosztach zarządu oraz zaliczek na fundusz remontowy, wnoszonych przez właścicieli lokali użytkowych w budynkach wspólnoty mieszkaniowej, nie można uznać za dochód z gospodarki zasobami mieszkaniowymi. Dochód ten nie korzysta więc ze zwolnienia, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 44 i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 26 sierpnia 2008 r., ITPB3/423-347/08/MK).

Sytuacja rozliczania mediów zależeć będzie zatem od tego kto, komu i za co refakturuje wydatki, a także jakie są szczegółowe postanowienia zawartej między stronami umowy.

Interpretacje VAT.pl obejmują tezy wybranych interpretacji urzędów, izb skarbowych, wyroków sądów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowią porady podatkowej czy prawnej i są wyłącznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeń. Pełna treść wybranych interpretacji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

e-Porady - czytaj za darmo!

e-porady

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe uĹźytkownikĂłw:

Faktura zaliczkowa osoby nie będącej VAT-owcem po zmianach w przepisach2014-03-31 14:44:50

Dotychczas nievatowcy (podmiotowo zwolnieni z VAT, czyli u których sprzedaż była poniżej 150 tys. zł) nie wystawiali rachunku na otrzymaną zaliczkę. Chciałabym się dowiedzieć jak to wygląda teraz. Czy na otrzymaną zaliczkę trzeba wystawić fakturę, czy wystawia się dokument dopiero...

OdpowiedĹş

Potwierdzenie zapłaty faktury terminowej2014-02-25 10:32:17

Co jest dowodem, że faktura terminowa została zapłacona? Według mnie KP. Dłużnik twierdzi, że zapłacił przedstawiając odręczne pokwitowania nie dotyczące spornych faktur, ponieważ nie ma KP.

OdpowiedĹş

Przedłużenie numeracji faktur na kolejny rok2014-02-17 16:20:31

Co zrobić, jeśli firma ma dwa punkty sprzedaży? Od 2014 roku jeden punkt zaczął numerację faktur sprzedażowych od 1, a drugi punkt przedłużył numerację z 2013 roku? Czy trzeba ujednolicić sposób numerowania w obu punktach? Czy może zostawić tak jak...

OdpowiedĹş