123 VAT.pl: Właściciele - Delegacja przedsiębiorcy - Koszty

Delegacja

Właściciele

Osoba prowadząca działalność gospodarczą (właściciel) nie może wypłacić sam sobie należności z tytułu podróży służbowej.

Ma jednak pełne prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu równowartości diet z tytułu podróży służbowej do wysokości diet należnych pracownikom sfery budżetowej.

Reklama

Wartość diet podlega ujęciu w kosztach uzyskania przychodu w księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodu wewnętrznego zawierającego:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • cel podróży;
  • nazwę miejscowości docelowej;
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu);
  • stawkę i wartość przysługujących diet;
  • zdaniem niektórych urzędów datę i podpis przedsiębiorcy.

Oczywiście nie ma potrzeby wypłacania diety samemu sobie na podstawie KP czy przelewu z konta firmowego na osobiste. Przedsiębiorca sam sobie diety nie może wypłacić, zalicza jedynie w koszty jej równowartość.

Właściciele firm nie mają jednak prawa zaliczać do kosztów uzyskania przychodu innych należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, np. ryczałtu za noclegi. Wszelkie inne koszty podróży służbowej - inne niż równowartość diet - powinny zostać udokumentowane na zasadach ogólnych, a zaliczeniu w koszty podlegają wyłacznie wydatki faktycznie poniesione i należycie udokumentowane zgodnie z przepisami.

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów podróży służbowej, w również diet właściciela, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki (za nocleg).

Uwaga! Wyżywienie w podróży

Przedsiębiorcy nie mają prawa zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z wyżywieniem w podróży służbowej. Mają jednak prawo wrzucić w koszty wydatki reprezentacyjne, w szczególności obiad czy kolację z klientem, jednak nie dotyczy to posiłków spożywanych przez przedsiębiorcę samotnie.

Kierowca i firma transportowa a delegacja

Delegacje kierowców to wieczny spór z urzędami skarbowymi. Z jednej strony miejscem pracy kierowcy jest jego samochód, więc zdaniem wielu urzędów nie powinni otrzymywać delegacji zgodnie z prawem pracy, jeżeli jednak je otrzymują, są to nie należności za czas podróży służbowej, ale inne należności. Z drugiej strony sądy potwierdzały wcześniej prawo kierowców do diet, np. Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 31 marca 1995r. III APr 7/95, opubl. OSA 1995/3/34, czy wiele wyroków z lat 70-tych i 80-tych. Takie same zasady stosować powinno się w stosunku do właścicieli prowadzących działalność gospodarczą w charakterze kierowcy.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku (Wyrok WSA w Gdańsku, 5 czerwca 2007r., I SA/Gd 46/07) orzekł, "podróżą służbową" w prawie podatkowym są także wyjazdy ściśle związane z istotą prowadzonej działalności gospodarczej. W przedmiotowej sprawie podatnik świadczył usługi wspomagania transportu drogowego, co wiązało się z częstymi wyjazdami krajowymi i zagranicznymi. Organy skarbowe w takich okolicznościach odniosły się do przepisów prawa pracy i uznały, że podatnik nie ma prawa zaliczyć w koszty diet za podróże służbowe, ponieważ wyjazdy przedsiębiorcy w zakresie, w jakim realizowany jest przedmiot działalności gospodarczej, nie są podróżą służbową. Ich zdaniem kosztem mogą być tylko wydatki związane z tymi podróżami, ale nie diety. Z takim poglądem nie zgodził się jednak sąd wskazując, że termin "podróż służbowa" na gruncie prawa podatkowego ma szerszy zakres znaczeniowy niż wynikający z kodeksu pracy, dlatego podróż służbowa to również wyjazdy ściśle związane z istotą prowadzonej działalności gospodarczej.

Również zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 22 stycznia 2004r. w sprawie I PK 298/03 (LEX 131851) wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową.

Niemniej interpretacje Urzędów skarbowych kwestionują to stanowisko – ze względu na wykonywanie czynności stricte służbowych, stanowiących istotę prowadzonej działalności – tak np. w interpretacji IS.I/1-4151/46/06.

Zdaniem ekspertów PIT.pl diety kierowców są zwolnione z podatku w przypadku pracowników (w granicach diet dla budżetówki), a ich równowartość stanowi koszt uzyskania przychodu u właścicieli prowadzących działalność gospodarczą.

jazdy lokalne

Artur M. Brzeziński / Dorota Jachowicz-Brzezińska

e-Porady - czytaj za darmo!

e-porady

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe uĹźytkownikĂłw:

Odliczenie kosztĂłw dojazdu do pracy2014-02-18 15:29:25

Chciałam zapytać, czy można odliczyć od podatku koszty dojazdu do pracy komunikacją miejską? Nie posiadam drukowanych potwierdzeń kupna biletów miesięcznych. Czy w takiej sytuacji wystarczy wydruk historii transakcji z ostatniego roku, wydrukowany przez Biuro Obsługi klienta Wrocławskiej Karty Miejskiej URBANCARD?

OdpowiedĹş

Delegacja właściciela firmy2012-07-09 13:12:08

Prowadzę działalność gospodarczą w dwóch firmach. W jednej zatrudniam pracownika, a z drugiej zajmującej się m.in. opieką nad osobą starszą, delegowałam siebie do pracy za granicą w jednym z krajów UE. Czy mam prawo rozliczyć sobie delegację za okres pobytu...

OdpowiedĹş

Brak biletu lotniczego w rozliczeniu delegacji2011-03-03 16:49:25

Jeden z naszych pracowników był w delegacji i poniósł koszt biletu lotniczego (miał zgodę na podróż samolotem), który zamówił przez internet i opłacił przelewem z prywatnego konta. Niestety nie posiada faktury za ten bilet, a jedynie przelew. Czy potwierdzenie zapłaty...

OdpowiedĹş