Treść rachunku

Prowadzący działalność gospodarczą nie posiadający statusu podatnika VAT czynnego (w tym podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo) dokumentują sprzedaż przy pomocy rachunków. Rachunki wystawiają również podatnicy VAT w stosunku do czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT, np. komisanci z tytułu prowizji za wykonaną usługę komisu.

Przez działalność gospodarczą rozumieć należy każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców. Zatem brak przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie oznacza wcale, że podatnik nie ma obowiązku wystawić rachunku. Rachunki wystawiają na przykład nie prowadzący własnych firm: wynajmujący, zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło czy twórcy - jeżeli nie wystawiają faktury VAT.

Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego badź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
• odpowiednio wyraz "ORYGINAŁ" albo "KOPIA";
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;
• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

W odróżnieniu zatem od faktury w rachunku wymagany jest podpis wystawcy. Podatnicy wystawiający rachunki mają obowiązek numerować je kolejno, tzn. mogą prowadzić więcej numeracji równolegle w tym samym czasie (np. dla każdego sklepu odrębnie), ale każda z tych numeracji powinna być kolejna.

W przypadku gdy oryginał rachunku zaginął lub uległ zniszczeniu, ponownie wystawiony rachunek zawiera oprócz ww. danych:

• wyraz "DUPLIKAT";
• datę ponownego wystawienia rachunku.

Treść rachunków reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Rachunek może zawierać również inne dane, w tym termin i zasady płatności, treści reklamowe itp.

zasady wystawiania

Uwaga ! e-rachunki

Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości wystawiania i przesyłania rachunków drogą elektroniczną. Nie jest możliwe nawet przesłanie rachunku e-mailem, aby nabywca go sobie wydrukował - taki bowiem wydruk nie będzie zawierać podpisu, niezbędnego elementu treści rachunku.