Schemat działania e-deklaracji

Podatnik komunikujący się z administracja skarbową w sposób elektroniczny przez portal podatkowy e-Deklaracje, po wcześniejszej rejestracji i otrzymaniu loginu i hasła loguje się do systemu.
Następnie wybiera jedną z dostępnych jemu usług. Jeśli zamierza przesłać do administracji skarbowej formularz podatkowy lub inny dokument elektroniczny, wybiera odpowiedni formularz elektroniczny zdefiniowany w Repozytorium Wzorów Dokumentów i wypełnia go właściwymi danymi.

Po zatwierdzeniu i podpisaniu dokumentu przejmuje go aplikacja e-Podatki, która analizuje go pod względem formalnym (autentyczność, integralność, ważność podpisu, porównuje dane podatnika z danymi Krajowej Ewidencji Podatnika) i zapisuje do Centralnego Rejestru Dokumentów. Do podatnika wysyłana jest informacja zwrotna potwierdzająca otrzymanie i zarejestrowanie dokumentu wraz z unikalnym numerem referencyjnym dokumentu umożliwiającym późniejsze sprawdzanie stanu realizacji sprawy. Następnie dokument za pośrednictwem Platformy Integracyjnej przekazywany jest do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Tam dokument jest rejestrowany w aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów.

Składane deklaracje muszą być sygnowane bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, który każdorazowo jest weryfikowany przez system, a jego autentyczność potwierdzana jest przez centra certyfikacji – tzw. zaufaną trzecią stronę. Zastosowanie certyfikatów kwalifikowanych uniemożliwia podmianę całości lub części dokumentu, daje pewność tożsamości nadawcy i jest równoznaczne z własnoręcznym podpisem pod dokumentem.

Bezpieczeństwo kanału komunikacyjnego między komputerem użytkownika, a systemem Ministerstwa Finansów zapewnia standard SSL v.3 (128 bitów), który jest powszechnie stosowany w zabezpieczaniu transakcji elektronicznych – głównie w bankowości.

System ma charakter otwarty. Korzystanie z niego nie wymaga zakupu konkretnego oprogramowania czy sprzętu. Dobrze wpisuje się w infrastrukturę informatyczną Ministerstwa Finansów i integruje z innymi aplikacjami w urzędach i systemach finansowo-księgowych podatników. Opublikowanie przez Ministerstwo Finansów otwartego standardu dokumentu podatkowego, jako odpowiedniego schematu XML, pozwoli producentom oprogramowania dostosować swoje aplikacje tak, by mogły łatwo zostać włączone w proces składania deklaracji podatkowych. Podatnik może posługiwać się zarówno komputerem typu PC, jak i Macintosh. System obsługiwany jest przez popularne przeglądarki internetowe (Internet Explorer 5.01 i nowsze, FireFox, Opera, Mozilla) i akceptuje wszystkie certyfikaty kwalifikowane dostępne na polskim rynku.

Jeśli nie jest to formularz podatkowy sprawa przekazywana jest elektronicznie do realizacji zgodnie z obowiązującą procedurą oraz Instrukcją Kancelaryjną. Kolejne stany realizacji sprawy przekazywane są do CRD, z którego podatnik może otrzymać informację, jaki jest stan załatwiania jego sprawy po podaniu unikalnego numeru referencyjnego.
Po zakończenia załatwiania sprawy upoważniony pracownik wysyła elektronicznie decyzję do podatnika po uprzednim podpisaniu jej podpisem kwalifikowanym.

Jeśli dokument jest formularzem podatkowym to dane z dokumentu są przekazywane do systemu POLTAX i tam po niezbędnej weryfikacji zapisywane na koncie podatnika lub dokument zwracany jest do korekty, gdy stwierdzona zostanie taka konieczność. Zmiana stanu konta podatnika przekazywana jest przez Platformę Integracyjna do Centralnej Bazy Danych Operacyjnych, która wraz z Centralnym Rejestrem Dokumentów i Centralnym Rejestrem Podmiotów stanowi centralną bazę danych o podatnikach.

Z bazy CBDO podatnik będzie mógł uzyskać informację o stanie swojego salda podatkowego oraz inne informacje jego dotyczące. Z bazy CBDO będą mogły korzystać także inne urzędy skarbowe, izbyskarbowe i urzędy kontroli skarbowej przy obsłudze podatnika bez potrzeby zwracania się do właściwego urzędu dla podatnika. Z CBD współdziałać będą inne systemy jak np. VIES.

Na poziomie izby skarbowej i urzędu kontroli skarbowej obieg korespondencji w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (w zakresie dokumentów innych niż deklaracje podatkowe, które nie są obsługiwane w tych jednostkach) odbywa się analogicznie jak w urzędzie skarbowym.

Schemat architektury systemu e-deklaracje (e-poltax) przedstawia poniższy rysunek:

Źródło: Ministerstwo Finansów

aplikacja off-line