Telepraca

Ustawa regulująca rynek telepracy - ustawa z dnia 24 sierpnia 2007 r. - o zmianie ustawy - Kodeks pracy, wejdzie w życie 16 października 2007 r. Telepraca przed tą datą podlegała jedynie warunkom wyznaczamy przez rynek i ogólne przepisy prawa pracy.

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu prze­pisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatyczne i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).

Telepracownikiem jest pracownik, który wy­konuje pracę w warunkach określonych wyżej i  prze­kazuje pracodawcy wyniki pracy, w szcze­­­gólności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc na przykład osoba, która pracuje w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do firmy mailem albo przy wykorzystaniu dostępu do baz danych na serwerach firmy. Telepracownikiem będzie też osoba, która pracuje w podróżach służbowych, u kontrahentów, w hotelu, gdziekolwiek poza zakładem pracy, która przekazuje wyniki pracy drogą elektroniczną.
Telepraca dotyczy jedynie pracowników, osób pozostających w stosunku pracy. Omawiane regulacje nie dotyczą np. umów zlecenia czy osób samozatrudnionych (przedsiębiorców).

Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozu­mie­wania się na odległość. Nie można zatem zmusić telepracownika do porozumiewania się z pracodawcą poprzez wizyty w zakładzie pracy.

Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy pod­jęcia takiej pracy. 

Pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasa­dach przyjętych dla ogółu pracowników, przeby­wanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomiesz­czeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. W przypadku, gdyby pracownik przebywał w zakładzie pracy w miejscowości, w której nie znajduje się jego miejsce zamieszkania, przysługiwać mu będą diety z tytułu podróży służbowej. Jeżeli zaś przebywa tam z własnej woli - nie.

Warto również dodać, że w zwiazku z miejscem wykonywania pracy zgodnym z miejscem zamieszkania telepracownik zawsze korzysta z niższych kosztów uzyskania przychodu (dla pracowników miejscowych). Może jednak zgodnie z odrębnymi przepisami korzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu dla twórców.

Zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pra­codawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadku zatrudnienia w formie telepracy.

Ogólne warunki telepracy

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają za­kładowe organizacje związkowe, warunki sto­sowania telepracy określa pracodawca w re­gulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nie oznacza to konieczności uzyskania zgody tego przedstawiciela na treść regulaminu, należy jedynie skonsultować jego treść - i ewentualnie uwzględnić słuszne postulaty.

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe:

• warunki stosowania telepracy przez pra­codawcę określa się w porozumieniu za­wieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakła­dowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organi­zacjami;
• jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści po­rozumienia ze wszystkimi zakładowymi orga­nizacjami związkowymi, pracodawca uzgad­nia treść porozumienia z organizacjami związko­wymi reprezentatywnymi (art. 241 25a Kodeksu pracy);
• jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, pracodawca określa samodzielnie warunki stoso­wania telepracy w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania poro­zu­mienia.

Skierowanie do telepracy

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę w przedmiocie telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę (poszukiwanie nowego telepracownika). W takim wypadku w nowo zawieranej umowie o pracy należy określić:

• miejsce wykonywania telepracy;
• środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których wyniki telepracy są przekazywane (poczta elektroniczna, zakładowa sieć teleinformatyczna dostępna online itp.);
• inne elementy charakterystyczne dla telepracy, natury ogólnej.

• jednostce organizacyjnej praco­dawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika ("jest Pan/Pani pracownikiem działu X");
• wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem
• wskazanie osoby lub organu upo­ważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Informacje te mogą jednak znaleźć się już w treści umowy o pracę - tak będzie szybciej i prościej.

Skierowanie do telepracy może nastąpić również w trakcie zatrudnienia na wniosek pracodawcy albo pracownika na zasadzie porozumienia stron. Warto dodać, że pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie tele­pracy (jeżeli pracodawca ma możliwość, to musi skierować do telepracy). W przypadku skierowania do telepracy w trakcie trwania stosunku pracy w porozumieniu stron - aneksie do umowy o pracę - należy określić:

• miejsce wykonywania telepracy;
• środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których wyniki telepracy są przekazywane;
• inne elementy charakterystyczne dla telepracy, natury ogólnej.

Nie jest dopuszczalne powierzenie wyko­ny­wania pracy w formie telepracy na podstawie wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Skierowanie do telepracy zawsze wymaga zgody obu stron. Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem i następnie oferowanie zawarcia umowy w zakresie telepracy może zostać odczytane jako nieskuteczne obejście prawa i może w związku z tym skutkować bezskutecznością rozwiązania umowy o pracę.

Można sie rozmyślić

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy na podstawie porozumienia stron zawartego w trakcie trwania umowy o pracę, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Zatem pracownik może się rozmyślić, jeżeli woli przychodzić do biura, a pracodawca może zażądać powrotu pracownika do biura, jeżeli obawia się np. obniżenia efektywności pracy.

Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie po­przednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Zatem strony mają maksymalnie 4 miesięczny okres próby.

Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie 3-miesięcznego terminu, pra­codawca powinien – w miarę możliwości     – uwzględnić ten wniosek. Pracodawca po upływie tego terminu może jedynie dokonać tzw. wypowiedzenia zmieniającego (wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, które uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki).

Oczywiście nieudana pierwsza próba telepracy nie oznacza, że strony nie mogą ponownie wyrazić zgody na kolejne podjęcie telepracy. Brak jest ograniczeń ilości takich 3 miesięcznych okresów telepracy, zatem pracodawcy mogą swobodnie wykorzystywać swoje uprawnienia (za zgodą pracownika), aby zawsze mieli swobodną możliwość złożenia wiążącego wniosku o zaprzestanie wykonywania telepracy.

W przypadku telepracownika zatrudnionego od początku w takim charakterze (skierowanie do telepracy od razu w umowie o pracę) nie ma okresu przejściowego. Strony niezadowolone z telepracy mogą jedynie rozwiązać umowę o pracę, a pracodawca może ponadto dokonać wypowiedzenia zmieniającego (wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, które uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki).

Uwaga ! Pełna dobrowolność

Brak zgody pracownika na przejście na telepracę, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy po złożeniu wniosku w tym zakresie, nie mogą stanowić przyczyny uzasad­niającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Narzędzia do pracy i ekwiwalent

Pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt nie­zbęd­ny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania okre­ślone w rozdziale IV działu dziesiątego,
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z instalacją, ser­wisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
• zapewnić telepracownikowi pomoc tech­niczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

- chyba że pracodawca i telepracownik po­stanowią inaczej, w odrębnej umowie.

Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

• zakres ubezpieczenia (sprzętu pracodawcy czy sprzętu pracownika w jego domu) i zasady wyko­rzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w for­mie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania BHP dla maszyn i urządzeń (bezpieczeństwo elektromagnetyczne, odpowiedni poziom hałasu, ergonomia);
• zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem (np. telefon, poczta elektroniczna, skype, gadugadu), w tym sposób potwier­dzania obecności telepracownika na sta­nowisku pracy (potwierdzenie to powinno nastąpić przu pomocy porozumienia się z pracownikiem na odległość);
• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika (np. kontrola ilości informacji przesyłanych do biura, kontrola w miejscu wykonywania pracy).

Gdy pracodawca zgodzi się z pracownikiem na wykorzystywanie sprzętu pracownika, powinien wypłacać telepracownikowi ekwiwalent pieniężny, wolny od podatku dochodowego i nie stanowiący podstawy wymiaru składek ZUS. Zwolnienie to przysługuje jednak wyłącznie w odniesieniu do sprzętu stanowiącego własność (współwłasność pracownika), a nie jego krewnych czy osób trzecich. Pracodawca nie może jednak dopuścić do wykonywania telepracy na sprzęcie stanowiącym własność osoby trzeciej (nie pracodawcy i nie pracownika), w takim wypadku pracownikowi nie przysługuje też ekwiwalent, a gdyby został wypłacony - należałoby naliczyć od tej wypłaty zaliczkę na podatek dochodowy i pełne składki ZUS.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia sprzętu (np. klawiatura laptopa zgodnie z opisem wytrzymuje 1 mln uderzeń, można też przyjąć zmianę komputera wg zasad zbliżonych do stosowanych w amortyzacji w danej firmie);
• jego udokumentowane ceny rynkowe (wydruk z cenników sklepowych czy internetowych na komputery, drukarki, abonamenty internetowe przy umowach na czas nieokreślony, ewentualnie ceny oprogramowania czy abonamentów na programy antywirusowe); "udokumentowane" oznacza, że trzeba posiadać pisemne oferty albo wydruki z cenników ze stron www itp.;
• ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (np. ilość zużywanych tonerów czy papieru w miesiącu, warto też mieć wydruki cenników).

Różni pracownicy mogą otrzymywać różne ekwiwalenty. Innego sprzętu potrzebuje pracownik działu IT, innego po prostu osoba wklepująca dane do systemu informatycznego. Częściej zużywa komputer osoba pisząca kilka godzin dziennie, niż osoba przeglądająca głównie zasoby online. Zasady ustalania ekwiwalentu mogą zostać określone w regulaminie czy porozumieniu, o których mowa wyżej.

Uwaga ! Ochrona danych firmy

Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz prze­prowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szko­lenie w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapo­zna­nie się z zasadami ochrony danych, o których mowa wyżej, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Zasady ochrony takich danych mogą być proste - od wprowadzenia hasła do komputera czy trzymania go w zamkniętej szafce, poprzez wykorzystywanie programów antywirusowych i zapobiegających włamaniom online, do zakazu instalowania oprogramowania nie uzgodnionego z pracodawcą czy innych form ochrony.

Przydatne w telepracy mogą być eTokeny, generujące hasła dostępu online. Są wśród nich urządzenia USB i urządzenia będące hybrydą tokenów USB z generatorami haseł jednorazowych OTP (One-Time Password). Występują też tokeny zawierające przenośną pamięć flash oraz tokeny Single Sign-On (jedno hasło do wielu zasobów informacyjnych i funkcji).

Kontrola telepracownika i miejsca telepracy

Pracodawca ma prawo kontrolować wykony­wanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy (w domu czy w innym miejscu).

Jeżeli praca jest wykonywana w domu tele­pracownika, pracodawca ma prawo przepro­wadzać kontrolę jedynie:

• wykonywania pracy,
• w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

 – za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komu­nikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na od­ległość (zgodę taką można zawrzeć w umowie o pracę czy w porozumieniu o skierowaniu do telepracy).

Pracodawca dostosowuje sposób przepro­wa­dzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w spo­sób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pierwszą kontrolę w zakresie BHP przeprowadza się, ale tylko na wniosek tele­pracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

BHP

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepra­cownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki w zakresie BHP, z wyłączeniem: 

• obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (art.212 pkt 4 Kodeksu pracy - dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem) 
• obowiązków w zakresie stanu bhp obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy oraz ich remontów,
• obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych oraz dostarczania niezbędnych środków higieny osobistej i zapewnienia środków do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Uwaga ! Dodatkowe wypłaty i motywowanie pracowników

Ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność są zwolnione z podatku dochodowego i nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS bez względu na kwotę.

Normy zużycia sprzętu mogą zostać ustalone w taki sposób (krótszy okres zużywalności), aby pracownik był dodatkowo promowany za doskonałą telepracę. Nie chodzi o to, aby pracownik zarabiał dodatkowo bez podatku - choć i takie cele przyświecają często pracodawcom, ale o to, żeby pracownik częściej kupował sobie nowoczesny sprzęt i chętnie na nim pracował.

Telepraca w praktyce

Przedsiębiorcy szacują, że telepraca jest tańsza o ok. 30 % od tradycyjnej formy zatrudnienia. Telepraca, rozumiana jako system organizacji pracy, jest stosowana w 16% przypadków. Najczęściej telepraca jest stosowana w przedsiębiorstwach mikro zatrudniających do 9 pracowników – 29%.

W systemie telepracy są zatrudnione osoby, które:

• wcześniej nie pracowały w tych przedsiębiorstwach w tradycyjnej biurowej formie (67%),
• wcześniej pracowały w firmie jako pracownicy biurowi (32%).

W systemie telepracy są zatrudnione osoby, które:

• wcześniej nie pracowały w tych przedsiębiorstwach w tradycyjnej biurowej formie (67%),
• wcześniej pracowały w firmie jako pracownicy biurowi (32%). 

Forma ta jest stosowana w przedsiębiorstwach:

• od roku do dwóch lat  –  47%,
• w ciągu 2005  r.  –  15%,
• od ponad 5 lat  –  13 %.

Forma kontaktu to głównie e-mail (poczta elektroniczna) – stosuje go ponad 50% telepracodawców.

W firmach stosujących obecnie telepracę: 

• w 75% tych firm – w najbliższej przyszłości nie są planowane zmiany liczby telepracowników, 
• w ok. 24% tych firm – jest planowane zwiększenie liczby telepracowników,
• w ok. 1%  tych firm – rozważane jest zmniejszenie liczy telepracowników, 
• 68% przedstawicieli firm – mimo braku planów związanych ze zwiększeniem liczby telepracowników, dostrzegają możliwość rozszerzenia zakresu zadań, które mogą wykonywać telepracownicy. Takie rozszerzenie może wiązać się ze zwiększeniem liczby telepracowników.

badania lekarskie