Treść faktury - minimum

Faktura (standardowa) stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• oznaczenie „FAKTURA VAT”;
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• NIP sprzedawcy i nabywcy;
• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym (o takiej możliwości decyduje umowa zawarta pomiędzy stronami);
• nazwę towaru lub usługi;
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

faktura bez podpisu

Faktura brutto

W fakturze liczonej od ceny brutto stwierdzającej dokonanie sprzedaży:

• jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto;
• kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru:

                           WB x SP
                   KP  = --------------
                          100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatku, przy czym wielkość wynikającą z wzoru zaokrągla się;

WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatku,

SP - oznacza stawkę podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatku;
• w pozostałym zakresie stosować należy zasady dotyczące standardowej faktury.

Faktury brutto wystawia obowiązkowo podatnik obowiązany do stosowania cen urzędowych zawierających podatek.

Faktury brutto może wystawiać podatnik stosujący jako ceny sprzedaży umowne – ceny brutto (łatwiej przeliczyć).

Uwaga ! Bez NIP-u

Podatnicy VAT czynni (zarejestrowani) mogą wystawiać faktury VAT dopiero od chwili, kiedy zostanie im nadany numer NIP. Nie można zamiast numeru NIP podawać numeru Pesel albo Regon.

Określenie towaru lub usługi

Określenie towaru lub usługi na fakturze musi być odpowiednio szczegółowe. Stopień szczegółowości powinien być podyktowany przede wszystkim korzystaniem z preferencyjnych stawek VAT - w przypadku stawek niższych od 22% czy w przypadku zwolnień z nazwy powinno niejako wynikać, iż towar czy usługa kwalifikuje się do zwolnienia. W przypadku towarów opodatkowanych w stawce 22% można podawać nazwy ogólniejsze, jednak zawsze adekwatne do sytuacji.

Czasem usługa wykonywana jest z materiałów własnych wykonawcy. W przypadku np. sprzedaży usług budowlanych z materiałami, jeżeli wyszczególniamy na fakturze materiały, należy je opodatkować jako materiały. Jeżeli mają być opodatkowane w sumie jako usługa, należy na fakturze podać jedynie usługę.

Jeżeli przedmiotem dostawy jest zestaw dwóch produktów, z których jeden nie jest częścią  składową albo przynależnością produktu głównego, to dostawa dotyczy dwóch towarów. Można je wykazać jako zestaw tylko, gdy są opodatkowane jedną stawką VAT. W przeciwnym wypadku należy wykazać na fakturze dwa towary z różnymi stawkami VAT (wyrok NSA w Warszawie z 22.08.2008 r. I FSK 994/07).

Częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego (przedmioty połączone z rzeczą tylko dla przemijającego użytku nie stanowią jej części składowych).

Przynależnościami są rzeczy ruchome potrzebne do korzystania z innej rzeczy (rzeczy głównej) zgodnie z jej przeznaczeniem, jeżeli pozostają z nią w faktycznym związku odpowiadającym temu celowi (nie może być przynależnością rzecz nie należąca do właściciela rzeczy głównej). Przynależność nie traci tego charakteru przez przemijające pozbawienie jej faktycznego związku z rzeczą główną.

Podobne zasady stosujemy przy usługach.

Warto też dodać, że faktury dokumentujące dostawę towarów różnią się od faktur dokumentujących usługi w określeniu przedmiotu świadczenia. Faktury dotyczące towarów zawierają jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów a faktury dotyczące usług zawierają jedynie rodzaj wykonanych usług. Oznacza to, że niepotrzebnie wpisujemy na fakturach jednostkę miary i ilość sprzedanych usług.

Uwaga ! Błędy ortograficzne

Przepisy w żaden sposób nie poruszają zasad pisowni, ortografii czy stylistyki. Wystarczy, że zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami językowi tekst da się zrozumieć. "Jeżeli faktura, na podstawie której precyzyjnie można odpoznać nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz nazwę towaru lub usługi, pomimo błędów ortograficznych, gramatycznych czy innych, pomimo braku polskich czcionek (tzn. polskich znaków diakrytycznych ą, ć, ę, ó, ś, ź, ż itd.), to faktura taka stanowi podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w niej zawarty, na zasadach ogólnych."

faktura zaliczkowa