Pracownicy i ZUS

Rozlicz się z PIT.pl

Rozlicz podatek PIT za 2013 rok z PIT.pl

Deklaracje PIT-37, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, PIT-28/A, PIT-38, PIT-39 wraz z załącznikami wydrukujesz lub wyślesz do e-deklaracje.gov.pl

Pomoc eksperta

Wynagrodzenia

Wynagrodzenia a koszty

Od 1 stycznia 2009 r. nie wypłacone w terminie wynagrodzenia nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który były należne.

Od 1 stycznia 2005r. do 31 grudnia 2008 r. nie wypłacone wynagrodzenia nie stanowiły kosztów uzyskania przychodu, zarówno w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

W koszty kasowo i memoriałowo

Od 1 stycznia 2009 r. koszty uzyskania przychodów z tytułu wynagrodzeń i składek ZUS od nich można naliczać znacznie korzystniej, niż przed nowelizacją. Nowe zasady dotyczą podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów metodą kasową oraz metodą memoriałową, oraz podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (przede wszystkim ze stosunku pracy), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Na przykład:

Jan Pitowski wypłaca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem 30 czerwca za czerwiec. Wypłacone wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Krzysztof VAT wypłaca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec. Wypłacone do 10 lipca wynagrodzenie zaliczy w koszty czerwca. Jeżeli opóźnią się w wypłacie, wynagrodzenia stanowić będą koszt uzyskania przychodu w dacie faktycznej wypłaty czy w dacie faktycznego pozostawienia do dyspozycji pracownika.

Mowa tu o wynagrodzeniu brutto, obejmującym również składki potrącane pracownikowi, nie o kwocie netto na rękę.

Również składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca. 

Na przykład:

Krzysztof VAT wypłaca wynagrodzenie zgodnie z regulaminem do 10 lipca za czerwiec (termin ten wynikał z regulaminu wynagradzania). Wypłacił je jednak z opóźnieniem 12 lipca. Składki ZUS nie zostaną zatem zaliczone w koszty czerwca, a w koszty sierpnia, kiedy to faktycznie zostaną zapłacone.

W przypadku uchybienia warunkom wypłaty w terminie składki zostaną zaliczone w koszty w dacie faktycznej zapłaty składek do ZUS.

Nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w ogóle składek na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw - od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Księga przychodów i rozchodów

Kolumna 12 księgi przychodów i rozchodów jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Wpisu dokonuje się na podstawie:

  • listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
  • innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Zmiana przepisów ustawy o podatku dochodowym pozwalająca od 1 stycznia 2009 r. na zaliczanie wydatków z tytułu wynagrodzeń (i składek ZUS) w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, wymusi z całą pewnością zmianę rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obecnie nie mamy jednak określonego stosownego dowodu księgowego (04.12.2008). Jako że rozporządzenie nie może jednak przeczyć ustawie, należy uznać, iż można zaksięgować wynagrodzenie na podstawie np. listy płac, nawet nie podpisanej przez pracowników.

Pełna rachunkowość

Dowód księgowy - również potwierdzający wypłatę wynagrodzeń - powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (lista płac nr);
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (pracodawca oraz imię i nazwisko pracownika);
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych (lista płac, kwoty);
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu (data wypłaty, data sporządzenia listy);
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (podpis wystawcy i pokwitowanie pracownika);
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowodem takim może być lista płac (odnosi się do wielu kont - kasy, składek, podatków, rozliczeń wynagrodzeń) czy polecenie przelewu (wyłącznie rachunek bankowy i należności z tytułu wynagrodzeń, natomiast rozliczenie kwoty wynagrodzeń na składowe nastąpić musi na podstawie innego dokumentu, PK albo listy czy zestawienia płac).

Jak to było w latach 2005-2008

W latach 2005-2008 podatnicy PIT prowadzący księgę przychodów i rozchodów zaliczali wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów (ujmowali w księdze przychodów i rozchodów) w dniu wypłaty wynagrodzenia, bez względu na to, jakiego okresu wynagrodzenie dotyczy.

Na przykład:

Pracodawca wypłacał 3 lutego 2008 r. wynagrodzenie za styczeń, a także jednemu z pracowników zaległe wynagrodzenie za grudzień 2007 r.. Oba rodzaje wynagrodzeń stanowić będą koszt uzyskania przychodu dopiero 3 lutego 2008 r.

 

  • podatników CIT;
  • podatników PIT obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełna księgowość);
  • podatników PIT prowadzących księgę przychodów i rozchodów w taki sposób, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Ww. podatnicy:

  • najpierw sprawdzają, czy wynagrodzenie dotyczy danego okresu (albo okresu wcześniejszego),
  • a jeżeli dotyczy okresu bieżącego czy wcześniejszego - czy zostało już wypłacone.

Kosztem uzyskania przychodu jest bowiem wynagrodzenie dotyczące danego okresu, ale dopiero wtedy, gdy zostanie już wypłacone.

Na przykład:

Pracodawca wypłaca 3 lutego 2008 r. wynagrodzenie za pracę wykonaną w grudniu 2007 r., przy czym bezpośrednie efekty tej pracy skutkowały uzyskaniem przychodu przez pracodawcę już w grudniu 2007 r.. Jednak dopiero 3 lutego 2008 r. nastąpiła wypłata i dopiero 3 lutego 2008 r. można było zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu lutego.

Pracodawca naliczał w lutym 2008 r. wynagrodzenie za luty 2008 r. . Nie może ono jednak stanowić koszt uzyskania przychodu podatkowo lutego 2008 r., gdyż zostało wypłacone dopiero 1 marca 2008 r.. Po wypłacie 1 marca 2008 r. stanowiło koszty uzyskania przychodu marca 2008 r..

Podobnie rozliczano składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - składki nie opłacone do ZUS nie stanowiły kosztu uzyskania przychodu.

Uwaga ! Przełom 2008/2009

Wynagrodzenia za grudzień 2008 r. wypłacone w styczniu 2009 r. lub później zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu w 2009 r. Brak jest przepisów przejściowych w tym zakresie.

Uwaga ! FEP a koszty

Nie wprowadzono szczególnych regulacji PIT czy CIT odnoszących się do kosztów uzyskania przychodów w zakresie składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Oznacza to, że składki te bez żadnych ograniczeń stanowią koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.

W przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów metodą kasową będzie to dzień wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę księgowania kosztu (potwierdzenie przelewu, wyciąg). W pozostałych przypadkach będzie to zależeć od związku wydatku z przychodami podatnika.

Artur M. Brzeziński

  • data utworzenia: 16-10-2006
  • data modyfikacji: 13-03-2014

Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj Dodaj komentarz