Jednym z narzędzi służących realizacji działalności socjalnej firmy jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, a więc teoretycznie zobowiązani do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą również odstąpić od tworzenia Funduszu. Wyjątek stanowią pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

W przypadku pracodawcy prowadzącego działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych obowiązek utworzenia ZFŚS występuje bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Przykład

Pracodawca w dniu 1 stycznia 2011 roku zatrudniał 19 pracowników na pełen etat. 10 stycznia postanowił zatrudnić kolejnego pracownika. Pracownik ten, ponieważ został zatrudniony dopiero po 1 stycznia nie będzie brany pod uwagę przy ustalaniu obowiązku tworzenia ZFŚS i tym samym nie powstanie obowiązek tworzenia Funduszu w 2011 roku.

Znowelizowane przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 1996 nr 70 poz. 335) zwalniają z tego obowiązku pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy ci nie mają takiej możliwości. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników, mogą tworzyć fundusz i mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych daje możliwość odstąpienia od tworzenia ZFŚS również pracodawcom, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Postanowienie o nietworzeniu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w tym przypadku powinno być zawarte:

• w układzie zbiorowym pracy w przypadku pracowników objętych zbiorowym układem pracy (układ zbiorowy obowiązujący w zakładzie pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, może również postanowić, że Fundusz nie będzie tworzony),
• w regulaminie wynagradzania w przypadku pracowników nie objętych zakładowym układem pracy (postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz, lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem).

Ta sama zasada dotyczy wypłacania świadczenia urlopowego. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób może odstąpić od jego wypłacania, jest jednak zobowiązany przekazać stosowną informację pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art.3 ust. 3a ww. ustawy).