Dokumentacja zakupów

Zgodnie z nadal aktualnym wyrokiem NSA z dnia 13 czerwca 2001r. w sprawie I SA/Gd 2127/98 "przepis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nie oznacza, że w rachunek kosztowy można ująć wydatki, które nie są należycie udokumentowane".

Oznacza to, że warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest ich właściwe udokumentowanie, w sposób wskazany w ustawie, tzn. przy wykorzystaniu:

dowodów księgowych wymienionych w ustawie czy akcie wykonawczym,
poprawnych formalnie, tzn. zawierających minimalna treść wymaganą dla danego rodzaju dowodu księgowego.

Szczególne wątpliwości powstają w przypadku księgowania dokumentów generowanych elektronicznie.

Księga przychodów i rozchodów

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów księgują koszty uzyskana przychodu udokumentowane dowodami księgowymi zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z §12 ust.3, §13 i §14 tego rozporządzenia dowodami księgowymi mogą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie:

faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach dotyczących VAT, lub
inne dowody:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz inne dokumenty;
- dowody wewnętrzne - dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku), dotyczące:
  - zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  - zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
  - wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
  - zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  - kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
  - zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  - wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
  - opłat sądowych i notarialnych;
  - opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej do 31 grudnia 2008 r.;
  - wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi stosownych danych (danych kto, komu, kiedy, za co i ile zapłaci, z podpisem); podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu;

stwierdzające (te inne dowody) fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (czyli w skrócie kto, komu, za co, ile zapłacił i podpis).

Faktury muszą być formalnie wystawione zgodnie z przepisami, a inne dowody muszą stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Wynika z tego, ze faktury wystawione z nieprawidłowymi danymi po prostu się koryguje (zgodnie z odrębnymi przepisami) i księguje fakturę korygującą, natomiast inne dowody muszą stwierdzać rzeczywisty przebieg operacji (gdy stwierdza co innego - np. zawiera pomyłkę w kwocie - należy pobrać nowy dowód księgowy, zawierający operacje prawidłowe). Faktury jednak też powinny odzwierciedlać faktycznie dokonane operacje gospodarcze, gdyż w przeciwnym wypadku koszty nie zostaną uznane ze względu na obejście prawa podatkowego.

Faktury VAT, rachunki itp. dowody księgowe powinny odpowiadać wymogom zawartym w odrębnych przepisach. Oznacza to, że niekorygowalne uchybienia formalne (np. brak niektórych elementów) powodują niemożność zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Na przykład:

Podatnik - jednoosobowa działalność gospodarcza, podatnik VAT czynny - zakupił prywatnie książkę (dane zgodne z firmowymi, ale faktura bez NIPu). Po czasie zauważył jednak, że wydatek mógłby stanowić koszt uzyskania przychodu. Nie może jednak zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu w oparciu o fakturę, gdyż faktura wystawiana podatnikowi VAT powinna zawierać numer NIP (chyba że podatnik oczekiwał dopiero na jego wydanie).

Czasem nieprawidłowy dokument może stanowić inny dowód księgowy:

Na przykład:

Faktura VAT nie zawiera numeru NIP. Zawiera jednak podpis wystawcy i dopisek "zapłacono gotówką". Może zatem stanowić dowód księgowy jako pokwitowanie zapłaty.

Dokonując zakupu usług pocztowych podatnik nie musi oczekiwać na wystawienie faktury VAT. Usługi Poczty Polskiej i tak są zwolnione z VAT (zatem nie można VAT odliczyć). Wystarczy zatem pokwitowanie poniesienia opłaty pocztowej (placówki pocztowe wystawiają takie pokwitowania sprawniej, niż faktury).

Przejazd taksówką przedsiębiorca dokumentuje zawsze fakturą (rachunkiem). Pracownik czy zleceniobiorca w delegacji może jednak pobrać tylko paragon, bowiem zatrudniający rozliczy nie ten paragon, ale ogólnie rachunek - rozliczenie podróży służbowej (dowód wewnętrzny).

Paragonem odpowiednio opisanym można udokumentować jedynie zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych (w tym tonerów i tuszy do drukarek) oraz zakup paliwa i olejów za granicą.

Samym dowodem wewnętrznym dokumentować można zakup w jednostkach handlu detalicznego (a zatem nie w hurtowni) materiałów pomocniczych.

Zakup towarów handlowych musi być udokumentowany stosownym dowodem księgowym zewnętrznym (fakturą, rachunkiem, umową, pokwitowaniem itd.). W innym przypadku nie można będzie zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Na przykład:

Podatnik zakupił towar handlowy na eBayu, ale nie posiada umowy, faktury, rachunku, pokwitowania zapłaty (zapłacił kartą kredytową). Nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu (wartość w cenie zakupu 0.-). Niemniej jednak przychody ze sprzedaży takiego towaru będą opodatkowane w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.

W takiej sytuacji księga będzie nierzetelna, a podatnik zapłaci podatek dochodowy od kwoty przychodu (będzie on w pełni zyskiem), bez potrącania kosztów uzyskania przychodu (kosztów zakupu towaru).

Uwaga ! Różne podatki - różne dowody

Dla celów różnych podatków dokumentowanie może odbywać się przy zastosowaniu różnych dowodów księgowych, np. skup płodów rolnych od rolnika ryczałtowego można udokumentować dowodem wewnętrznym dla celów podatku dochodowego, jednak przepisy dotyczące VAT wymagają wystawienia faktury VAT RR.

Wydruki e-banków w kosztach

Czym są przekazywane klientom np. w formacie pdf albo wyświetlane na ekranie komputera wyciągi bankowe czy potwierdzenia dokonania przelewów, czy stanowią dowód księgowy?

Dokumenty generowane elektronicznie zawierają zazwyczaj zbliżoną formułkę:

Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie wykonania przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U.Nr 140 z 1997 roku, poz.939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla.

Czy jednak rzeczywiście taki dokument nie wymaga podpisu ani stempla? Zgodnie z § rozporządzenia Rady Ministrów z 26 października 2004 r. w sprawie sposobu tworzenia, utrwalania, przekazywania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów związanych z czynnościami bankowymi, sporządzanych na elektronicznych nośnikach informacji (Dz. U. Nr 236, poz. 2364) dokument przekazywany jest do klienta poprzez "dokonanie elektronicznej transmisji dokumentu". Zatem to, co podatnik widzi na ekranie komputera, jest dokumentem elektronicznym, przekazanym mu elektronicznie zgodnie z odrębnymi przepisami. Jednak wydruk zawartości ekranu komputerowego nie jest już tym dokumentem elektronicznym. Nie może stanowić podstawy księgowania np. w księdze przychodów i rozchodów. Należy zamówić odrębnie papierowy wyciąg bankowy albo papierowe potwierdzenie przelewu, wydrukowane przez bank (może ono również nie zawierać pieczęci lub podpisu).

W tym miejscu należy złożyć ukłon w stronę pracowników skarbowości, którzy często ze zrozumieniem podchodzą do wydruków z kont internetowych. Niemniej jednak nie można uznać takiego wydruku za 100% formalnie poprawny dowód księgowy - i zalecić księgowania takiego wydruku.

Niemniej jednak nawet papierowe potwierdzenia płatności dokonanych kartą kredytową nie mogą stanowić dowodu księgowego u prowadzących księgi przychodów i rozchodów. Dokument taki nie zawiera bowiem stwierdzenia za co jest ponoszona opłata (koszt). Połączenie z wydrukiem z aukcji online czy z innym dokumentem nic nie da - informacja określająca przedmiot umowy (płatności) musi znaleźć się na wyciągu z karty kredytowej. Zatem płacąc kartą zawsze żądać należy faktury lub rachunku.

Ministerstwo Finansów zauważa już problem wydruków dokumentów bankowych w formie elektronicznej. Między innymi dzięki staraniom PIT.pl fakt uiszczenia opłaty skarbowej można dowodzić wydrukiem potwierdzającym dokonanie operacji bankowej. Można zatem spodziewać się kolejnych zmian w tym przedmiocie.

Pseudo e-faktury

Firmy operujące w Internecie często oferują pseudo "e-faktury", które można wydrukować wprost z pliku pdf przesłanego e-mailem albo wprost ze strony www. Takie dokumenty, nawet wydrukowane, choć nie wymagają podpisu wystawcy, nie są fakturą VAT. Nie dają prawa do odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Wystawcy zachęcają podatników do udawania, iż otrzymali dokument w postaci papierowej:

Na przykład:

"Informujemy, że wystawiona została Faktura VAT o numerze ****/03/2008/TOPUP za transakcję o ID: ***5058 z dnia 2008-03-11 20:**. Prosimy o wydrukowanie i zaksięgowanie załączonej faktury." (faktura przesyłana mailem w pdf)

albo

"Z chwilą otrzymania dowodu wpłaty Opłaty za Usługę, Operator wystawi fakturę VAT z datą otrzymania potwierdzenia wpłaty, którą to fakturę można pobrać i wydrukować ze strony prezentującej historię zakupów dostępnej wyłącznie po zalogowaniu się na stronie poprzez podanie prawidłowej nazwy użytkownika i hasła." (faktura do pobrania ze strony www w pdf),

albo

"Jesli chcesz otrzymac fakture VAT, mozesz wydrukowac ja po zalogowaniu sie na stronie www.***.** w dziale moje konto." (link do faktury przesyłany mailem w pdf)

Nie są to bowiem faktury wystawione i doręczone w formie elektronicznej zgodnie z odrębnymi przepisami. Prawa niektórych państw umożliwiają przekazywanie faktur wprost przez www albo zwykły e-mail (np. Finlandia, Włochy), poprzez e-mail podpisany elektronicznie (np. Niemcy), jednak w Polsce wymagane są specjalne procedury, w myśl których faktury mają być przechowywane elektronicznie przez wiele lat. Jako że płaci za to wystawca faktury, to przy kilkuset fakturach miesięcznie cena usługi związanej z jedną e-fakturą wynosi obecnie od kilkunastu do prawie trzydziestu złotych. Rynek wymusi na pewno zmianę tych cen, na razie usługa nie jest powszechnie stosowana.

Z tego też powodu wiele firm unika kosztów efakturowania i wysyła faktury mailem, niezgodnie z prawem. Dokumenty wyświetlone na stronie www czy wysłane mailem to jedynie wezwania do zapłaty czy potwierdzenia transakcji. Nie faktury.

Jednak na wyraźne żądanie faktury w formie papierowej są wystawiane, i to zgodnie z prawem bez żadnych dodatkowych opłat. Warto więc pilnować swoich uprawnień (i obowiązków).

Inne przepisy

Podatnicy zryczałtowanego podatku dochodowego (ryczałtowcy) nie ujmują w ewidencji przychodów kosztów, jednak mają obowiązek gromadzenia dowodów księgowych związanych z zakupem towarów handlowych otrzymane faktury, rachunki, paragony, dowody wewnętrzne oraz opis otrzymanego towaru. Opodatkowanie ryczałtem ewidencjonowanym nie zwalnia zatem z obowiązku posiadania dowodu zakupu towaru (pokwitowanie, umowa, faktura itd.)

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe księgują koszty uzyskania przychodu udokumentowane dowodami księgowymi zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z art.21 ust. 1 tej ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa zawiera również dopuszczalne odstępstwa od reguły.

e-Porady - czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Ewidencja zakupów na rynku a KPiR2011-11-15 10:59:57

Chciałabym prowadzić sprzedaż przez Internet. Jak rozliczać się z Urzędem Skarbowym, jak się prowadzi tę księgę w przypadku, gdy kupię towar i ktoś wystawi mi fakturę - to jest to prawidłowo udokumentowane, ale jeśli ja komuś odsprzedam dany towar, to...

Odpowiedź

środek trwały zakupiony prywatnie bez faktury2011-08-12 14:33:04

Witam! Zakupiłam ostatnio w serwisie Allegro urządzenie, które chcę wprowadzić do ewidencji śr. trwałych. Zakup był od osoby prywatnej, urządzenie nie jest nowe, nie mam żadnej faktury na ten zakup. Jednoosobową działalność gosp. prowadzę od wielu lat. Moja działalność jest...

Odpowiedź

Korekta VAT za ubiegły rok a koszty2011-04-18 10:57:40

Przy rozliczeniu (korekcie za ubiegły rok) sprzedaży mieszanej to znaczy ovatowanej i zwolnionej, którą kwotę mogę wpisać w koszty - tę która wynika z pomnożenia współczynnika udziału rocznego obrotu ze sprzedaży z VAT w całkowitym obrocie przez kwotę odpisanego w...