Ewidencja i wykaz

W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Do tego od nie ujawnionych środków trwałych nie nalicza się w zasadzie odpisów amortyzacyjnych. Dlatego też staranne prowadzenie ewidencji środków trwałych gwarantuje bezpieczeństwo zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji (wykazie) najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego (w takim przypadku odpisy nalicza się od dnia ujawnienia).

Nie podlegają objęciu ewidencją (wykazem) budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się jako iloczyn powierzchni i kwoty 988zł.

inne ewidencje podatkowe spółka cywilna

Księgi rachunkowe

Podatnicy prowadzący, zgodnie z przepisami o rachunkowości, księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Brak jest zatem w tym względzie jakichkolwiek nakazów prawa podatkowego, należy stosować ustawę o rachunkowości oraz przyjętą w jednostce politykę rachunkowości (w tym zakładowy plan kont).

Księga przychodów i rozchodów

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej co najmniej:

• liczbÄ™ porzÄ…dkowÄ…;
• datÄ™ nabycia;
• datÄ™ przyjÄ™cia do używania;
• okreÅ›lenie dokumentu stwierdzajÄ…cego nabycie;
• okreÅ›lenie Å›rodka trwaÅ‚ego lub wartoÅ›ci niematerialnej i prawnej;
• symbol Klasyfikacji Åšrodków TrwaÅ‚ych;
• wartość poczÄ…tkowÄ…;
• stawkÄ™ amortyzacyjnÄ…;
• kwotÄ™ odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastajÄ…co za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy skÅ‚adnik majÄ…tku byÅ‚ kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a nastÄ™pnie z niej wykreÅ›lony i ponownie wprowadzony;
• zaktualizowanÄ… wartość poczÄ…tkowÄ…;
• zaktualizowanÄ… kwotÄ™ odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiÄ™kszajÄ…cÄ… wartość poczÄ…tkowÄ…;
• datÄ™ likwidacji oraz jej przyczynÄ™ albo datÄ™ zbycia.

W razie zmiany formy opodatkowania, podatnicy, zakładając ewidencję środków trwałych, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego (udokumentowane w wykazie środków trwałych). Podatnicy przechodzący na ryczałt mogą kontynuować prowadzenie ewidencji pod warunkiem że ewidencja ta odpowiadać będzie wymogom określonym niżej.

Ryczałt ewidencjonowany

Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Podatnik jest obowiązany zbroszurować wykaz i kolejno ponumerować jego karty.

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• liczbÄ™ porzÄ…dkowÄ…;
• datÄ™ nabycia;
• datÄ™ przyjÄ™cia do używania;
• okreÅ›lenie dokumentu stwierdzajÄ…cego nabycie;
• okreÅ›lenie Å›rodka trwaÅ‚ego lub wartoÅ›ci niematerialnej i prawnej;
• symbol Klasyfikacji Åšrodków TrwaÅ‚ych (KÅšT) wydanej na podstawie odrÄ™bnych przepisów;
• wartość poczÄ…tkowÄ…;
• stawkÄ™ amortyzacyjnÄ…;
• zaktualizowanÄ… wartość poczÄ…tkowÄ…;
• datÄ™ likwidacji oraz przyczynÄ™ likwidacji albo datÄ™ zbycia Å›rodka trwaÅ‚ego lub wartoÅ›ci niematerialnej i prawnej.

W razie zmiany formy opodatkowania - przejścia na ryczałt, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może kontynuować prowadzenie tej ewidencji pod warunkiem że ewidencja ta odpowiadać będzie wymogom określonym wyżej. W razie zmiany formy opodatkowania - rezygnacji z ryczałtu, podatnicy, zakładając ewidencję środków trwałych, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego (udokumentowane w wykazie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych).

Wykaz może być prowadzony przy zastosowaniu technik informatycznych (np. w programie ksiÄ™gowym czy w edytorze tekstów albo w excelu). W tym przypadku na koniec każdego miesiÄ…ca, do dnia 20 każdego miesiÄ…ca za miesiÄ…c poprzedni, podatnik jest obowiÄ…zany sporzÄ…dzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiÄ…c.