Jak obliczyć listę płac

Wszystkie informacje podane na poprzednich stronach niniejszego działu slużą jednemu - sporządzeniu listy płac i prawidłowemu jej rozliczeniu z urzędem skarbowym i z ZUSem.

Z całą pewnością pracodawcom przyda się podsumowanie, w systetyczny sposób ujmujące informacje objęte tym poradnikiem w treści listy płac i deklaracji DRA. Takie ABC listy płac dla początkujących, z uwagami, jak postąpić przy zmianach sposobu obliczania wynagrodzeń (najczęściej jest to przełom roku, ale również wyjątkowo np. 1 lipca 2007 r.).

Przede wszystkim należy ustalić, czy wynagrodzenie pracownika wynagrodzenia minimalnego, czy też trzeba zrobić dopłatę. Dopłatę można ująć na liście płac jako podwyższone wynagrodzenie zasadnicze, albo w odrębnej pozycji - jako dopłatę. Nie ma to znaczenia.

W następnej kolejności należy ustalić, które składnik są opodatkowane, które zwolnione z podatku (np. należności delegacji), które stanowią podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, a które nie (np. wynagrodzenie za czas choroby). Składniki opodatkowane umieszczamy w części początkowej listy płac, pamiętając, że od niektórych nie naliczamy składek na ubezpieczenia społeczne. Składniki zwolnione z podatku i nie stanowiące podstawy wymiaru składek ZUS ujmujemy na końcu listy płac, przed kwotą do wypłaty.

Kolejnym krokiem jest ujęcie na liście płac składek na ubezpieczenie społeczne w odpowiedniej stopie procentowej. Zależna jest ona od stawek składek oraz od sposobu finansowania składek - czyli od tego kto płaci jaką część składek na ubezpieczenia społeczne. Część należną od pracownika potrąca się po prostu na liście płac. Część należną od pracodawcy nalicza się dopiero podczas wypełniania deklaracji ZUS DRA. Pracodawca wypłata kwotę netto, a potrącone pracownikowi składki ZUS wpłaca do ZUS wraz z deklaracją DRA i składkami należnymi od siebie samego.

Trzeba pamiętać, że składki na ubezpieczenia społeczne naliczamy jedynie do pewnej kwoty wynagrodzeń, mamy ograniczenie maksymalne.

Na liście płac potrącamy pracownikowi przypadające na niego składki na ubezpieczenie emerytalne i chorobowe. Składki - każdą oddzielnie - naliczamy od podstawy wymiaru, zaokrąglając do pełnych groszy: 1,0049 zł i mniej do 1,00 zl, a 1,0050 i więcej do 1,01 zł. Nie zaokrąglamy sumy składek na ubezpieczenia społeczne, ale sumujemy składki zaokrąglone.

Potem czas obliczyć należny podatek dochodowy. Przede wszystkim ustalamy podstawę opodatkowania. Następnie odliczamy - bez zaokrągleń - składki na ubezpieczenia społeczne należne od pracownika. Potem odejmujemy stosowne koszty uzyskania przychodu i dokonujemy zaokrąglenia do pełnego złotego: 1,49zł i mniej do 1 zł, a 1,50 zł i więcej do 2 zł. Od tak obliczonej podstawy opodatkowania obliczamy zaliczkę PIT wg skali podatkowej. Po zaokrągleniu do pełnego 1 grosza otrzymujemy wstępną kwotę podatku.

Równolegle należy obliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne należne od pracownika i powiększamy o składniki wynagrodzenia podlegające jedynie składce na ubezpieczenie zdrowotne (np. wynagrodzenie za czas choroby od pracodawcy). Nie zaokrąglamy. Wynik mnożymy przez 9% (x 0,09), zaokrąglamy do pełnego grosza, jak wyżej. Jednak część składki jest odliczana, a część nie odliczana od zaliczki PIT. Mnożymy zatem ten sam wynik przez 7,75% (x 0,0775), zaokrąglamy do pełnego grosza jak wyżej, i otrzymujemy składkę podlegającą odliczeniu oraz resztę odliczeniu nie podlegającą.

Sprawdzamy stosunek wstępnej zaliczki PIT do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli wstępna zaliczka PIT jest mniejsza od składki na zdrowotne, wówczas składka na zdrowotne jest zmniejszana do kwoty zaliczki PIT. Jeżeli zaliczka PIT wyniesie 0 zł, nie wystąpi również składka na ubezpieczenie zdrowotne. W pierwszej kolejności zmniejszamy tę część składki zdrowotnej, która nie podlega odliczeniu (korzystniej dla pracownika).

Następnie od wstępnej zaliczki PIT odejmujemy składkę na ubezpieczenie zdrowotne podlegającą odliczeniu, a wynik zaokrąglamy do pełnego złotego, jak wyżej, otrzymując zaliczkę PIT podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego.

Aby obliczyć wynagrodzenie netto:

  • przyjmujemy sumę składników wynagrodzenia;
  • pomniejszamy o składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (odliczane i nie odliczane);
  • pomniejszamy o zaliczkę PIT (po odliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne w części odliczanej);
  • powiększamy o składniki wynagrodzenia nie podlegające opodatkowaniu i nie stanowiące podstawy wymiaru składek ZUS (np. delegacje);
  • pomniejszamy o potrącenia (np. zajęcie komornicze),

i otrzymujemy wynagrodzenie netto.

Uwaga ! Zmiany zasad naliczania wynagrodzeń a listy płac

Warto zwrócić uwagę na fakt, że:

  • podstawę naliczenia składek ZUS oraz zaliczki PIT stanowią wynagrodzenia wypłacone w danym miesiącu, bez względu na okres, którego dotyczą;
  • stawki ZUS, skalę podatkową, koszty uzyskania przychodu czy kwotę 1/12 ulgi (kwoty wolnej od podatku), stosujemy takie, jakie obowiązują w miesiącu dokonania wypłaty.

Na przykład wypłacając w lipcu 2007r. opóźnione wynagrodzenie za czerwiec 2007r. czy zaliczkę na poczet następnych pensji, czy też wypłacając zgodnie z regulaminem wynagradzania wynagrodzenie za czerwiec terminowo - do 10 lipca 2007r., stosujemy stawkę składki na ubezpieczenie rentowe obowiązującą od 1 lipca 2007 r. - 10% zamiast 13%.

Jeżeli nawet lista płac wystawiona była wcześniej, na zasadach obowiązujących w miesiącu jej wystawienia, to wypłacając wynagrodzenie należy dokonać obliczenia płacy na nowo, wg zasad obowiązujących w dacie wypłaty. Nawet jeżeli w miesiącach poprzednich została dokonana częściowa wypłata, to w takim wypadku część wypłaty zostanie rozliczona na jednych zasadach, a część na innych. Nawet, jeżeli podmioty prowadzące księgi rachunkowe zarachowały koszty na zasadach obowiązujących w miesiącu, których koszty wynagrodzeń dotyczyły, to w związku ze zmianami zasad naliczania płac w miesiącu wypłaty należy skorygować koszty z tego tytułu wstecz w miesiącu, którego rachunkowo wydatek dotyczy.

Jeżeli pracodawca wypłacił przed zmianami zaliczkę na poczet wynagrodzenia za okres, w którym obowiązują zmiany (np. w czerwcu 2007r. za lipiec 2007r.), wówczas wynagrodzenie takie (zaliczkę) obliczamy według zasad obowiązujących w miesiącu wypłaty, a ewentualne późniejsze zmiany nie mają już znaczenia odnośnie tej części wypłaconej wcześniej jako zaliczka.

Podobnie postąpić należy w przypadku umów cywilnoprawnych, od których naliczamy składki ZUS. W szczególności jeżeli nawet wcześniej wystawiono rachunek, a w miesiącu wypłaty występują inne zasady naliczenia wynagrodzenia netto, wystawca powinien skorygować rachunek.