Pomoc eksperta

Reprezentacja i reklama

Reprezentacja

Obecne zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodów pozwalają rozliczać w ramach działalności wydatki ponoszone na reklamę firmy. Wydatki reprezentacyjne nie mogą w żadnej części być zaliczane do kosztów podatkowych.

Przepisy prawa nie zawierają definicji pojęcia reprezentacja. Stąd też bardzo często powstaje problem, czy dany wydatek powinien być zaliczony do kosztów podatkowych, czy też nie. Obecnie odchodzi się od wcześniejszego, liberalniejszego stanowiska co do pojęcia reprezentacji. Stąd też nie tyle sama okazałość przemawia za reprezentacją, co już samo działanie w stosunkach zewnętrznych przedstawicielstwo – w stosunkach z klientem – powoduje, że wydatek nie może być uznawany za koszt podatkowy.

„Rozumienie tego terminu jako "okazałość, wystawność, wytworność" występuje w orzecznictwie wojewódzkich sądów administracyjnych (por. np. wyroki Wojewódzkich Sądów Administracyjnych: w Krakowie z dnia 18 maja 2010 r., I SA/Kr 620/10, w Warszawie z dnia 30 listopada 2010 r., III SA/Wa 837/10), nie jest jednak powszechnie akceptowane (por. wyroki Wojewódzkich Sądów Administracyjnych: w Kielcach z dnia 15 kwietnia 2010 r., I SA/Ke 202/10, w Gdańsku z dnia z dnia 12 października 2010 r., I SA/Gd 407/10, w Warszawie z dnia 18 stycznia 2011 r., III SA/Wa 834/10 i z dnia 25 marca 2011 r., III SA/Wa 1484/10), w których wskazuje się raczej na aspekt kreowania pozytywnego wizerunku firmy, a nie cechę wystawności, traktując wszelkie wydatki, mieszczące się w katalogu wymienionym w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., jako wydatki reprezentacyjne.

(…) Okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa; próba rozróżniania wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego” (por. NSA 25.01.2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10).

Nie uznaje się za wydatki reprezentacyjne kosztów poniesionych związku z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (BHP). Chodzi tu zarówno o zapewnienie posiłków regeneracyjnych i napojów pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnych i odzieży ochronnej, jak również wydatków na kawę i herbatę w czasie pracy, serwowane innym pracownikom. Zapewnienie tym drugim napojów należy do ogólnych obowiązków higieny pracy (art. 112 rozporządzenia w sprawie szczególnych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy).  Pracodawca jest bowiem zobowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. 

Ponadto wydatki ponoszone przez pracodawcę na herbatę, soki, wodę, kawę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ponieważ zapewnienie pracownikom dobrych warunków ma na celu jak najbardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy, rozładowanie napięć w zespole, poprawienie nastroju pracowników  w sytuacjach szczególnie stresujących oraz pozytywnie wpływa na wydajność pracy, co przenosi się pośrednio na wydajność firny jako podmiotu generującego przychody (por. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2011 r., sygn. akt IBPBI/2/423-658/11/PC). Zgodnie z powyższą zasadą również serwowanie posiłków pracowniczych – w trakcie pracy – szczególnie w formie cateringu wewnątrz firmy - może stanowić wydatek rozliczany w kosztach.

W zakresie posiłków serwowanych pracownikom poza siedzibą firmy (np. w restauracji) również nie może wystąpić aspekt reprezentacji, o ile chodzi o posiłki spożywane bez udziału kontrahentów. Niemniej należy wykazać związek poniesionego kosztu z przychodami – o ile bowiem posiłki w biurze przyspieszają pracę, powodują, że pracownik nie musi tracić czasu na zewnętrzne spożywanie posiłków, to ich jedzenie na zewnątrz musi mieć inną argumentację (np. posiłki nabywane dla pracownika w delegacji).

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w interpretacji indywidualnej z dnia 31 maja 2010 r. (sygn. ITPB3/423-124b/10/PS) reprezentacja jako taka nie występuje w relacji spółka – pracownik, stąd jedynie związek z uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu będzie decydował o rozliczeniu.

Jeżeli posiłki spożywane są z udziałem kontrahentów – to aspekt wystawności może przesądzić o uznaniu wydatku za formę reprezentacji. Zgodnie z dotychczasowym stanowiskiem, spotkania biznesowe, zarówno w siedzibie firmy jak i w restauracji, o ile były zwykle przyjętymi w danym środowisku, stanowić mogły koszty podatkowe (koszty zwykłej działalności gospodarczej). Po wyroku NSA z 25.01.2012 r. można dojść do wniosku że takie wydatki, ponoszone na rzecz klienta nie mogą być rozliczane w działalności. Podobnie, wydatki z tytułu imprez integracyjnych z udziałem kontrahentów – nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Tym niemniej nadal uznać należy, że posiłki typowe, związane z wykonywaniem czynności przedsiębiorstwa (np. ciastka znajdujące się w zakładzie pracy, woda czy kawa podana w czasie przyjęcia kontrahenta) należy rozliczać jako koszt podatkowy. W związku ze stanowiskiem NSA należy jednak zachować szczególną ostrożność oraz sprawdzać na bieżąco, jak rozwinie się dalsza linia orzecznicza w związku z wydaniem powyższego wyroku.

Najbardziej typowym przejawem reprezentacji są natomiast prezenty przekazywane kontrahentom. Wyłącznie te z nich, które stanowią reklamę firmy – można uznać za koszty podatkowe. Prezent z logo firmy stanowi typowy przykład wydatku reklamowego. Tym niemniej organy podatkowe zabraniają uznawania za takie wydatki przekazywanego kontrahentom alkoholu (np. butelka wina z logo firmy). Wydatkiem reklamowym byłoby natomiast przekazanie alkoholu własnej produkcji przez winiarnię.

 

Uwaga ! Reprezentacja a VAT

Powyższe nie oznacza, że zabronione jest odliczenie podatku VATY od takich wydatków. Potraktowanie wydatku jako reprezentacyjnego nie ogranicza odliczeń VAT z tego samego tytułu.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

  • data utworzenia: 12-10-2005
  • data modyfikacji: 13-03-2014

Zadbaj o niskie koszty prowadzenia firmy
Wybierz sprawdzony program księgowy
UWAGA! Urodzinowa promocja – rabaty do75%
Szczegóły na: www.ksiegapodatkowa.pl


Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj