Koszty

Reprezentacja i reklama

Tax Care

• licencjonowani księgowi

• bezpłatne doradztwo

• dostęp on-line

Reprezentacja i reklama

Do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczamy wydatków na reprezentację. Nie obowiązuje już wcześniejszy limit 0,25% przychodów (obowiązywał do końca 2006 r.). Zatem obecnie najważniejsze jest ustalenie, który wydatek ma związek z:

bieżącym utrzymaniem działalności firmy;
reklamą produktów czy usług firmy;
reprezentacją.

Zgodnie z przepisami, do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczamy kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Można uznać, że wydatki na zakup alkoholu zawsze stanowią wydatki reprezentacyjne, z uwagi na ich charakter (chyba że chodzi o degustację czy reklamę produktu albo towaru, którym jest alkohol).

Reklama

Definicja reprezentacji

„Reprezentacja” zgodnie z definicją słownikową (Słownik Języka Polskiego pod red. M. Szymczaka, PWN, Warszawa 1992) oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Ta właśnie cecha odróżnia wydatki na reprezentację od ogólnych wydatków związanych z prowadzeniem firmy.

W praktyce oznacza to przede wszystkim, że reprezentacja nie odnosi się do pracowników czy innych osób zatrudnionych w firmie, a jedynie do kontrahentów, klientów, nawet potencjalnych. Można również uznać, że reprezentacja odnosi się do potencjalnych pracowników, jeżeli poprzez odpowiednio okazałe spotkanie mamy zamiar uzyskać efekt reprezentacyjny. Jednak już po zatrudnieniu reprezentacja w stosunku do osób zatrudnionych co do zasady nie występuje.

Reprezentacja to okazałość, wystawność, która może się ujawniać nie tylko podczas spotkań biznesowych, ale również może przejawiać się w wystroju firmy czy w oprawie niektórych czynności handlowych (tutaj jednak należy bardzo ostrożnie odgraniczać reprezentację od reklamy czy wydatków ponoszonych na cele poprawy wizerunku firmy, ale nie stanowiących wydatków reprezentacyjnych).

Napoje, gastronomia i katering a reprezentacja i reklama

W cyt. wyżej przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mowa jest o usługach gastronomicznych (usługi gastronomiczne określa się czasem na fakturach jako konsumpcję), zakupie żywności (zakup artykułów spożywczych oraz katering) oraz o napojach.

Wydatki na nabycie produktów spożywczych (w tym katering), które będą przeznaczone na potrzeby zakładu pracy - sekretariatów i na obsługę posiedzeń roboczych mogą być uznane za stanowiące koszt uzyskania przychodów. W tym przypadku należy uznać, że są to wydatki ponoszone na ogólną obsługę biura i nawet jeżeli trafiają do potencjalnego klienta – nie mają charakteru reprezentacyjnego. Podobnie nie należy za wydatki reprezentacyjne uznawać wydatków ponoszonych na przygotowanie spotkań, których głównym aspektem jest element motywacyjny (imprezy integracyjne), a także gdy spotkania dotyczą podsumowania okresu sprawozdawczego bądź też zakończenia określonych zadań. Pracownicy podczas takich spotkań są zaangażowani w prezentowanie przykładowo wyników poszczególnych działów bądź innych istotnych kwestii. Tym samym, organizowanie tego rodzaju spotkań pozwala oczekiwać na zwiększenie efektywności pracy i większego przywiązania pracowników do Spółki jako pracodawcy.

Z kolei drobny poczęstunek dla kontrahentów, klientów jest standardem w obecnych czasach i nie może być traktowany jako zachowanie wystawne, przekraczające ogólnie przyjęte w środowisku biznesowym normy. Ponoszone wydatki na poczęstunek nie wiążą się z okazałością czy pozycją społeczną (biznesową) Banku, a raczej świadczą o zachowaniu dobrych standardów biznesowych.

Za koszt uzyskania przychodów można również uznawać wydatki na zakup produktów spożywczych dla swoich pracowników (w szczególności: woda mineralna, kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, mleko etc.) oraz catering, kanapki, sałatki dla pracujących w godzinach nadliczbowych. Nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości, a zatem mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Warto przy tej okazji dodać, że w świetle przepisów bhp pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Oznacza to, że w praktyce dostosowujemy w firmach wydatki na napoje do warunków lokalnych i nie stanowią one wydatków reprezentacyjnych, tylko obowiązkowe świadczenie bhp.

Warto również zaznaczyć, że wydatkiem reprezentacyjnym jest w szczególności zakup napojów alkoholowych dla kontrahentów. Nie będzie on jednak stanowił reprezentacji i może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku, gdy przedmiotem działalności podatnika jest produkcja i obrót alkoholem. Wtedy bowiem przekazanie alkoholu klientowi jest działaniem o charakterze reklamowym, zachęcającym potencjalnych klientów do zakupu oferowanych przez producenta napojów alkoholowych. Celem jest zwiększenie sprzedaży wytworzonych wyrobów.

Niemniej widać zatem, że znacznie węziej traktuje się obecnie definicje wydatków reprezentacyjnych. Znaczna część wydatków, szczególnie na produkty spożywcze, które kiedyś nie mogły stanowić kosztów podatkowych traktuje się obecnie jako standard biznesowy, który przedsiębiorcy muszą utrzymywać, a tym samym – mogą wydatki na jego stosowanie zaliczać do kosztów podatkowych.

Przegląd wydatków

Odnosząc się do powyższych definicji organy skarbowe uznawały, że „reprezentacją” są wydatki na przykład na:

poczęstunek dla kontrahentów, obiady, kolacje z kontrahentami;
poczęstunek w trakcie narad i zebrań członków organów statutowych (zarządzających, kontrolnych, nadzorczych spółdzielni);
upominki dla kontrahentów - muszą to być upominki, które służą kształtowaniu wizerunku firmy oraz wiedzy o jej działalności i produktach, zachęcają do ich nabycia, albo przedmioty zwyczajowo wręczane jako upominki;
zakup usług transportowych, hotelowych i gastronomicznych dla kluczowych klientów zaproszonych na imprezę firmową;
zakup stroju służbowego dla pracowników - odzież taka musi utracić charakter odzieży osobistej poprzez opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla reprezentowanej firmy - logo, kolor, krój (choć strój ten może być w pewnym zakresie wypełnieniem obowiązków bhp i wtedy reprezentacji nie stanowi);
zakup wieńca i nekrologów dotyczących zgonu prezesa spółki nadrzędnej;
organizację terenów zielnych (założenie trawnika, posadzenie krzewów i drzew) - choć tutaj można polemizować w związku z ustawą o utrzymaniu czystości w gminach;
sztandar z logo firmy.

Kierując się przytoczonymi powyżej definicjami organy skarbowe uznały, że „reprezentacji” nie stanowią natomiast wydatki na:

nabycie alkoholu w prezencie dla kontrahentów – wydatki takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wydatki firm na nabycie alkoholu należy ocenić negatywnie. Zdaniem urzędów skarbowych nie można uznać, że wręczenie kontrahentom alkoholu podnosi prestiż firmy i w związku z tym przyczynia się do wzrostu sprzedaży, ani też, że alkohol stanowi zwyczajowo wręczany upominek;
zakup garnituru, koszul, krawatów i butów dla pracowników - wydatki takie mają charakter wydatków typowo osobistych;
wizytówki – wydatki takie nie stanowią wydatków na „reprezentację”, ale wydatki o charakterze informacyjnym i mogą w całości zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
zakup wieńca i nekrologów dotyczących zgonu pracownika spółki – wydatki takie mogą w pełni stanowić koszty firmy;
wydatki na nagrody w programie lojalnościowym, czy loterii promocyjnej – wydatki takie stanowią w całości koszty uzyskania przychodów;
wydatki ponoszone na wydawanie (redagowanie, drukowanie i dystrybucja) czasopisma przesyłanego kontrahentom – jeżeli wydatki takie nie zawierają elementów zachwalających i wartościujących produkty firmy, to wydatki takie nie stanowią reklamy i mogą w pełni stanowić koszty firmy;
wydatki na organizację szkolenia dla klientów, takie jak koszty wynajmu sali, poczęstunku, wynajmu projektora, noclegu itp.

Podobnie jak zakup wieńców i kwiatów na pogrzeb pracownika czy kontrahenta traktować należy zakup wieńców, kwiatów, zniczy itp. na grób pracownika, kontrahenta itp.

prezenty

Artur M. Brzeziński/Dorota Jachowicz-Brzezińska

data utworzenia: 2005-10-12

data modyfikacji: 2012-01-02

SKP ® (Super Księga Podatkowa)
Kompletny program dla firm i biur rachunkowych
Oferta tygodnia: 50 % rabatu !
Więcej na:
www.ksiegapodatkowa.pl

reklama

Zobacz także

e-Porady - czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Zakup kiji do nordic walking w ramach szkolenia czy w koszty?2011-03-11 10:27:33

Sp. z o.o. organizuje szkolenia dla firm. Po szkoleniu pierwotnym jest szkolenie jak chodzić z kijkami do nordic walking i następnie wszyscy otrzymują kijki do nordic walking. Czy zakup takich kijków może być zaliczony do kosztów? Podobnie jak wynajem sali...

Odpowiedź

Koszty szkolenia kontrahentów2011-03-07 18:43:50

Nasza firma planuje wysłać na szkolenie do Niemiec kilku naszych kontrahentów do których sprzedajemy urządzenia HI-FI, jak powinnam zaksięgować koszty biletów lotniczych, hoteli jeżeli na fakturach będą nazwiska osób nie zatrudnionych w naszej firmie?

Odpowiedź

Spotkanie biznesowe a koszty i VAT2011-03-04 12:26:08

Czy faktura za usługę gastronomiczną - spotkanie z klientem dotyczące negocjacji warunków przyszłej umowy czy też realizacji umowy już istniejącej (2 różne sytuacje) podlega zaliczeniu do KUP i odliczeniu VAT? W obu wypadkach miały miejsce robocze spotkania biznesowe w lokalu...