Pomoc eksperta

Interpretacje podatkowe 2014

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej

Pobierz wniosek o wydanie interpretacji ogólnej

Pobierz za SMS

Plik Opis
Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc De Minimis
Zaświadczenie o pomocy De Minimis
Wezwanie do przedłożenia wszystkich zaświadczeń o uzyskanej pomocy de minimis z ostatnich 3 lat

Koszty w interpretacjach

Koszty użytkowania samochodu osobowego a ewidencja przebiegu pojazdu

Wiele firm, które wykorzystują w działalności gospodarczej samochody osobowe niebędące ich własnością (np. na podstawie umów najmu, leasingu, samochody prywatne pracowników), ma wątpliwości w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem tych samochodów (np. czynszu najmu, kosztów paliwa, ubezpieczenia samochodu itp.). Problemy w tym zakresie mają także podatnicy PIT użytkujący samochody prywatne niewprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych zawierają ograniczenia w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów osobowych , które nie są własnością podatnika. Pierwsze z nich dotyczy używania przez pracowników ich prywatnych samochodów na cele pracodawcy. Kosztem nie są wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra,

Do kosztów uzyskania przychodów nie mogą też zostać zaliczone wydatki z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, w przypadku podatników CIT, lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, w przypadku podatników PIT - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Przepisy nie ustalają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu – stanowią jedynie, że powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wielu podatników ma wątpliwości, czy powyższe ograniczenia dotyczą umów leasingu. Przepisy w tym zakresie jednak jednoznaczne stwierdzają, że ograniczeń tych nie należy stosować do umów leasingu (Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu, 18 lipca 2007r., ZD/4061-97/07, Trzeci Urząd Skarbowy w Lublinie, 8 lutego 2007r., D-2/415/3/07). Dotyczy do także samochodów zastępczych, które są udostępniane korzystającemu w przypadku np. awarii samochodu użytkowanego na podstawie umowy leasingu – jeżeli obowiązek udostępnienia takiego samochodu wynika z umowy leasingu (Pomorski Urząd Skarbowy, 6 lutego 2007r., DP/423-0172/06).

Ewidencję należy prowadzić natomiast dla samochodów użytkowanych na podstawie umowy najmu (Urząd Skarbowy w Mielcu, 15 lutego 2007r., US.III-415/36/06) czy też użyczenia (Drugi Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej, 9 czerwca 2006r., PDFD/415-49/06).

Urzędy skarbowe wskazują także, że ewidencji przebiegu pojazdów nie trzeba prowadzić nie tylko dla samochodów osobowych, które stanowią środki trwałe. Przykładowo samochody testowe (demonstracyjne) nie są wprawdzie środkami trwałymi, ale są towarami handlowymi, czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości rzeczowymi składnikami majątku obrotowego jednostki, nabytymi w celu dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym (Urząd Skarbowy w Puławach, 20 czerwca 2007r., PD.1/423/6/07). Ograniczenia dotyczą bowiem tylko samochodów, które nie są własnością podatnika, w przypadku podatników CIT, lub które nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych przez podatników PIT.

Podatnicy mają także często wątpliwości, jakie wydatki powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w ramach ograniczenia wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu - pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Urzędy skarbowe wskazują, że w omawianych przepisach jest mowa o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji, przez co należy rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu jak: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia (Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie, 2 maja 2007r., I US I/415-11/07).

Urzędy skarbowe uznają także, że wydatkami na użytkowanie samochodów osobowych są także wydatki na czynsz najmu, np. Urząd Skarbowy w Zduńskiej Woli, 20 grudnia 2006r., US.I-415/22/2006.

Wydatkami na eksploatację, które trzeba ująć w ewidencji przebiegu pojazdu, nie są natomiast wydatki np. na modernizację samochodu osobowego, które nie stanowią ani remontu, ani drobnej naprawy. Dlatego też wydatki np. na montaż instalacji gazowej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych (Urząd Skarbowy Poznań-Jeżyce, 1 września 2005r., SD/415-47/05) – oczywiście pod warunkiem, że ich wartość nie przekroczy 3.500 zł. Inaczej będą inwestycją w obcym środku trwałym dla podatników CIT. W przypadku podatników PIT wykorzystujących samochody prywatne niewprowadzone do ewidencji środków trwałych tego typu wydatki będą mogły bezpośrednio zostać zaliczone w koszty, ponieważ nie utworzą inwestycji w obcym środku trwałym. Nie można jednak wykluczyć interpretacji, że także te wydatki powinny zostać rozliczone na podstawie ewidencji środków trwałych. Taką interpretację prezentują np. urzędnicy Krajowej Informacji Podatkowej w informacjach udzielanych telefonicznie.

W zakresie ubezpieczenia samochodów osobowych należy ponadto pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 EURO. Limit ten odnosi się także do samochodów, które nie są własnością podatnika. Dlatego też przed ujęciem wydatku na ubezpieczenie samochodu osobowego w ewidencji przebiegu pojazdu konieczne jest ustalenie tej części wydatku w proporcji przekraczającej równowartość samochodu 20.000 euro. Tylko ta część powinna zostać ujęta w ewidencji przebiegu pojazdu (Urząd Skarbowy w Krośnie, 30 kwietnia 2007r., US.PDF/415-12/07; Urząd Skarbowy w Kraśniku, 8 grudnia 2006r., DP.I 415/24/2006).

Łódzki Urząd Skarbowy (29 czerwca 2007r., ŁUS-II-2-423/109/07/AT) rozpatrując kwestię wydatków ponoszonych przez pracownika z tytułu wynajmu za granicą samochodów w czasie podróży służbowej (w celu dojazdu z lotniska do miejsca docelowego) uznał, że mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów bez ograniczeń. Zdaniem urzędu koszty te nie są bowiem wydatkami na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu, lecz zwrotem środków jakie pracownik, w trakcie trwania podróży służbowej wydatkował w imieniu pracodawcy.

Remigiusz Fijak
08.05.2008r.

stan prawny aktualny na 28.07.2011r.

Interpretacje VAT.pl obejmują tezy wybranych interpretacji urzędów, izb skarbowych, wyroków sądów oraz pisma Ministerstwa Finansów. Publikacje te nie stanowią porady podatkowej czy prawnej i są wyłącznie odzwierciedleniem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia opisanych przez niego zdarzeń. Pełna treść wybranych interpretacji dostępna jest na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

Prowadzenie firmy może być proste?
Postaw na program, który dostosujesz do siebie
Stwórz swój własny zestaw modułów

Przetestuj >>>


Komentarze

Brak komentarzy
Dodaj swój komentarz
Drukuj