Termin i forma wypłaty

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Termin do 10-ego następnego miesiąca czy też ostatni dzień miesiąca określa się w regulaminie wynagradzania.

Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie (lista płac, karty czasu pracy, zestawienia wewnętrzne itp.).

W przypadku przelewów liczy się dzień, w którym pieniądze są już na koncie pracownika, gdy pracownik może już wypłatą swobodnie dysponować.

W przypadku czeku liczy się dzień realizacji czeku, tzn. dzień, w którym pracownik może zrealizować czek po jego otrzymaniu od pracodawcy (zatem powinien go otrzymać przed dniem wypłaty, aby w dniu wypłaty mógł już dysponować pieniędzmi w gotówce albo na rachunku bankowym). Ze względu na brak stałych terminów realizacji czeku nie należy polecać tej formy pracodawcy.

Uwaga ! Z góry

Strony mogą w umowie o pracę określić, że wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z góry.

Pracownikom wynagradzanym akordowo, prowizyjnie, od wyników, w dniu wypłat należy wypłacić tę kwotę, którą pracodawca do tego terminu był w stanie obliczyć na podstawie dokumentacji. Jeżeli dokumentację dostarczyć miał pracownik, a uczynił to bezpośrednio przed chwilą dokonania wypłaty, wynagrodzenie na podstawie tej dokumentacji zostanie wypłacone w terminie następnym, chyba że danego dnia pozostało jeszcze wystarczająco czasu na dokonanie obliczeń (np. wypłata była rano, więc do 15-tej można jeszcze raz przeliczyć płace).

Wynagrodzenie wypłaca się w gotówce, do ręki pracownika. Regulamin pracy lub inne przepisy prawa pracy określają miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia.

Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika (np. przelewem na konto), jeżeli:

  • tak stanowi układ zbiorowy pracy lub
  • pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie - nie można pracownika zmuszać do innej formy wypłaty, jeżeli brak układu zbiorowego pracy. Postanowienie regulaminu pracy dopuszczające ustną zgodę jest nieważne. Pracownik może w każdej chwili cofnąć zgodę.

Za zwłokę przysługują pracownikowi odsetki - w wysokości odsetek ustawowych. Odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (czyli od kwoty brutto).

Zakaz zrzeczenia się wynagrodzenia

Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę (prawo niezbywalne). Można zgodzić się na obniżenie wynagrodzenia poprzez aneks w umowie o pracę, ale nie można zrzec się wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę.

Umowa o zwolnienie z długu to też zrzeczenie się wynagrodzenia. Nie można również przenieść prawa do wynagrodzenia na inną osobę (cesja). Nie można objąć wynagrodzenia zastawem.

Dla przeciwwagi, nawet zmiana warunków wynagradzania na korzyść pracownika, polegająca na przyznaniu mu wyższego wynagrodzenia, wymaga dla swej skuteczności jego wyraźnej lub dorozumianej zgody.

Lista płac - pojedynczy pracownik czy cała załoga

Dokonując wypłaty na liście płac wspólnej dla wszystkich pracowników, kasjer powinien zasłonić część listy płac obejmującą dane osobowe (imię, nazwisko, stanowisko itp) innych pracowników, pozwalających na ich zidentyfikowanie i powiązanie z kwotą wypłat widniejącą na liście płac. Dane dotyczące wynagrodzeń są bowiem poufne i pracownik powinien znać jedynie swoje wynagrodzenie, chyba że inny pracownik sam go poinformuje o swojej pensji.

Być może zatem lepiej jest drukować paski wynagrodzeń dla każdego pracownika odrębnie.

Uwaga ! Bez listy?

Dokumentem stanowiącym pokwitowanie wypłaty nie musi być wcale lista płac. Może to być dowód dokonania przelewu (wyciąg) albo zwykłe pokwitowanie (np. KW), z którego wynika kto, komu, ile, kiedy i z jakiego tytułu wypłacił. W takim przypadku lista płac, dołączona do dowodu spełnienia świadczenia (przelewu, wyciągu, pokwitowania) będzie pomocna w ustaleniu potrąceń, które pracodawca naliczył.

Nieoprocentowany kredyt

Zgodnie z art.85 §2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (t. jedn. Dz. U. z 1998r., Nr 21, poz.94, z późn. zm.), wynagrodzenie za pracę należy wypłacić nie później, niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Pracodawca decydując się na wypłatę wynagrodzenia za pracę w pierwszych dniach miesiąca następującego po miesiącu wykonania pracy powoduje, że obowiązki w zakresie podatku dochodowego i ZUS powstaną miesiąc później:

Praca Wypłata Składka ZUS Zaliczka PIT
12/2008 31.12.2008 15.01.2009 20.01.2009
12/2008 02.01.2009 16.02.2009* 20.02.2009

* 15.02.2009 r. to niedziela

Dodatkowym plusem na przełomie może być oszczędność podatkowa u pracowników, którzy przekroczyliby w 2008 r. próg podatkowy, a na skutek zmiany skali podatkowe w 2009 r. już go nie przekroczą, no i same stawki podatku w roku 2009 są niższe niż w roku 2008.

Nie można jednak zapominać, że w przypadku zwolnienia pracownika:

  • dwa ostatnie wynagrodzenia skumulują się, jeżeli pracodawca wypłaci pierwszego za poprzedni miesiąc, a w trakcie tego samego miesiąca - jeszcze wynagrodzenie za ten ostatni miesiąc, albo
  • pracownik będzie zmuszony poczekać na wypłatę ostatniego wynagrodzenia do początku następnego miesiąca, ażeby u pracodawcy obowiązki w zakresie odprowadzenia składek ZUS i zaliczki za dwa miesiące pracy nie wystąpiły w tym samym miesiącu.

Gdyby pracodawca przesunał wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na pierwszy dzień miesiąca następnego, może na cały okres zatrudnienia pracownika założyć lokatę na kwotę składek ZUS i zaliczki PIT, i przez cały czas aż do ustania zatrudnienia czerpać zyski z odsetek. Może też wykorzystać omawianą kwotę - jako nieoprocentowany kredyt.

Przesunięcie wynagrodzenia może nastąpić również bez stałej zmiany umów, np. gry pracodawca chce wypłacić tylko jedno wynagrodzenie później, w miesiącu następny. Często miało to miejsce na przełomie roku 2008 i 2009, w celu obniżeniu podatku dochodowego należnego od pracowników. W takim wypadku nie wolno od pracowników uzyskiwać oświadczeń czy też wręcz wniosków o taką późniejszą wypłatę. Jeżeli pracownik mógł bowiem zadysponować pensją (prosząc o późniejszą wypłatę), to obowiązek podatkowy dla celów PIT powstał w roku 2008 i późniejsza wypłata nic nie zmieniła. Tylko gdy podpisano aneks do umowy o pracy (nawet w odniesieniu do tego jednego razu) albo gdy pracodawca zrobił to według własnego uznania wbrew swoim obowiązkom (czyli pracownik nie mógł dysponować wynagrodzeniem w 2008 r.), obowiązek podatkowy przechodzi na 2009 r. a podatki naliczamy według stawek obowiązujących w roku 2009 i wykazujemy to grudniowe wynagrodzenie wypłacone w styczniu w PIT-11 za 2009 r., a nie za 2008 r.

Warto jednak pamiętać, że późniejsza wypłata wbrew obowiązkom wynikającym z prawa pracy nie skutkuje odpowiedzialnością karną skarbową, jednak powoduje odpowiedzialność z zakresu naruszenia praw pracowniczych, a pracownikowi należy wypłacić odsetki za zwłokę.